1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en SnelStart.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Twelve kassa automatisch worden doorgezet naar SnelStart. De bonnen worden per stuk doorgezet als bestelling / verkoopboeking naar SnelStart, of per dag verzameld en als kasboeking in SnelStart geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Je vraagt de koppeling aan via Twelve. Je kunt contact met hen opnemen via help@twelve.eu. Zij initieren en factureren de koppeling. Als je de koppeling wilt stopzetten dan kun je ook contact opnemen met Twelve.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in SnelStart, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor SnelStart.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Twelve kassa door te zetten naar SnelStart:
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één kasboeking in SnelStart geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte bestellingen / verkoopboekingen in SnelStart geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar SnelStart. In de regels van de SnelStart kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie



Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bestellingen / verkoopboekingen naar SnelStart. In de sectie Day-to-day: Naar SnelStart staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties Dagomzet en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagomzet komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden.

Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar SnelStart staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf dagafsluiting
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar SnelStart.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in SnelStart bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast dat de bonnen die individueel worden doorgezet een debiteur hebben en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Doorzetten dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar SnelStart. In de regels van de SnelStart kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie Boekhoudsystemen Asperion, Billit, Factuursturen, Informer, Jortt, Moneybird, Muis, Reeleezee, Rompslomp, Silvasoft, WeFact

Het doorzetten
Het doorzetten van een Twelve bon naar SnelStart gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in SnelStart aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Twelve bon al in SnelStart aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De SnelStart transactie (financiele boeking, bestelling) wordt aangemaakt en doorgezet.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar op Webwinkelfacturen. Er komen nu allerlei tegels tevoorschijn voor verschillende systemen. Je zoekt de tegel voor .

Klik nu op Genereer de sleutel. Copieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

 

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in SnelStart

Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

Dagboek
Het is mogelijk om een dagboek in te stellen. Dit is van belang als je doorzet naar SnelStart financiele boekingen en betalingen wilt doorboeken. Voor een Memo dagboek vul je meestal Memo in.

Factuurlayout
Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit SnelStart.

Op dit moment is het niet mogelijk om de categorieen uit te lezen uit de Twelve kassa. Daarom is het niet mogelijk om omzet uit te splitsen naar productcategorieen. Wij zijn in overleg om dit in de toekomst wel mogelijk te maken.

 

5.Day-to-day: Vanuit Twelve

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een kasboeking aangemaakt in SnelStart.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

Debiteuren
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in SnelStart geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.

6.Day-to-day: Naar SnelStart

De synchronisatie van gegevens tussen Twelve en SnelStart is als volgt.

Financiële boekingen (Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht)

  • SnelStart debiteur-id
  • Omschrijving: bestelnummer / factuurnummer / betaalmethode indien aanwezig
    Twelve bonnen: Bonnummer bonnummer
  • Factuurnummer: bonnummer
  • Factuurbedrag: Het totaalbedrag van de factuur incl BTW
  • Factuurdatum:
  • Betalingstermijn: 14, dit kan niet aangepast worden
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Bedrag excl BTW
    • Grootboekrekening zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
  • BTW regels:
    • BTW bedrag
    • BTW soort

Bestellingen (Benodigd pakket: InBalans of InZicht)

  • SnelStart debiteur-id
  • Omschrijving: bestelnummer / factuurnummer / betaalmethode indien aanwezig
  • Betalingskenmerk
    Twelve bonnen: Bonnummer bonnummer
  • Datum:
  • verkooporderBtwIngaveModel: Inclusief, kan aangepast worden naar exclusief
  • Verkoopsjabloon: Zoals opgegeven bij tab Configuratie van het dashboard
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt
    • Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt

De bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd.

Kasboekingen - dagomzet

  • Dagboek: Dit is een kasdagboek
  • Uitgegeven: 0
  • Ontvangen: 0
  • Regels:
    • Omschrijving: Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet
    • Bedrag
    • Omzet- of tussenrekening
  • BTW regels:
    • BTW bedrag
    • BTW code

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Twelve kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1111 bonnen (bij individueel doorzeten), of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.