1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Silvasoft.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Twelve kassa automatisch worden doorgezet naar Silvasoft. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur of bestelling naar Silvasoft, of per dag verzameld en als Dag-factuur in Silvasoft geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Silvasoft, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor Silvasoft.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Je vraagt de koppeling aan via Twelve. Je kunt contact met hen opnemen via help@twelve.eu. Zij initieren en factureren de koppeling. Als je de koppeling wilt stopzetten dan kun je ook contact opnemen met Twelve.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Twelve kassa door te zetten naar Silvasoft:
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-factuur in Silvasoft geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur of bestelling in Silvasoft geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Silvasoft. In de regels van de Silvasoft dag-factuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen of bestellingen naar Silvasoft.



Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf Dag-factuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Silvasoft.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten dag-factuur
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Silvasoft. In de regels van de Silvasoft dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Twelve bon naar Silvasoft gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Silvasoft aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gecontroleerd of de producten uit de Twelve bon al in Silvasoft aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Silvasoft factuur of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: Twelve codes

De koppeling kun je aanvragen bij Twelve. Zij initieren de koppeling.

4.Nodig: Silvasoft sleutel

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Lees meer Nodig Silvasoft ....
Lees minder Nodig Silvasoft ....

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in Silvasoft

Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Connectie Silvasoft
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Silvasoft.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

6.Day-to-day: Vanuit Twelve

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dag-factuur aangemaakt in Silvasoft.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.

Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.

Debiteuren
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in Silvasoft geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Twelve bonnen. +-
Velden normale of omzet bon
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bonnen.
Naam veld Waarden uit Twelve bon
Twelve ken het concept Bon Betaald. Bonnen van type Bon Betaald worden anders verwerkt. Zie hieronder. Daarnaast wordt het totaal van de bon bepaald op basis van de bedragen in de bonregels. Daarom worden eerst de bonregels en de betalingen voor de bon opgehaald en verwerkt en pas daarna wordt de bon als geheel samengesteld.
Bon-id [id]
Bonnummer [id]
Datum [date]
Bedragen incl en excl en BTW bedrag Sommatie over de regels
Status De status wordt als volgt bepaald:
  • [amountSale] plus [amountNoSale] is het bontotaal
  • Als het bontotaal minder dan 3 cent afwijkt van het berekende bontotaal dan is de status completed. Anders is de status open.
Dit is een beveiligingsmaatregel. In principe zijn Twelve bonnen altijd completed. Zij kunnen immers niet meer gewijzigd worden. Omdat we af en toe vreemde dingen controleren pakt de koppeling alleen die bonnen op die aan bovenstaande voorwaarde voldoen.
Binnen Twelve zijn er meerdere type bonregels, nl regels in [productLines], [supplementLines], [depositLinesCharged] (statiegeld) en [depositLinesIntake] (statiegeld-terug)
Uitwerking bon regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve bonregel
Regel-id [productId]
Naam Als er een product in Twelve is voor [productId] dan veld [nameOnTerminal] van dat product in Twelve. Anders Naam onbekend.
Categorie Indien in de bonregel aanwezig en gevuld [accountingGroupId]. Anders [accountingGroupId] van het Twelve product.
Aantal [count]
BTW percentage [vatPercent], deze waarde is < 1
Soort inkomsten [turnover]
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting [price]
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting [price] / (1 + BTW percentage)
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting eenheidsprijs * [count]
Bedragen met korting De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar.
BTW codes en rekeningen Silvasoft Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking supplement regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve supplement-toevoegen van de bonregel
Een supplement-regel is een toevoeging aan de bonregel
Regel-id [productId]
Naam [nameOnTerminal] van het product in Twelve # [nameOnTerminal] van het supplement in Twelve
Aantal [count]
BTW percentage [vatPercent], deze waarde is < 1
Soort inkomsten [turnover]
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting [price]
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting [price] / (1 + BTW percentage)
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting eenheidsprijs * [count]
Bedragen met korting De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar.
BTW codes en rekeningen Silvasoft Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking statiegeld regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon
De statiegeld-regels staan apart in de bon
Regel-id [depositId]
Naam Statiegeld betaald
Aantal 1
BTW percentage 0
Soort inkomsten [turnover]
Bedragen incl en excl BTW [price]
BTW codes en rekeningen Silvasoft Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking teruggave statiegeld regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon
De statiegeld-regels staan apart in de bon
Regel-id [depositId]
Naam Statiegeld terug
Aantal 1
BTW percentage 0
Soort inkomsten [turnover]
Bedragen incl en excl BTW (-1) * [price]
BTW codes en rekeningen Silvasoft Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking regel betaalinformatie+-
Naam veld Waarden uit de Twelve bon-betaald regel
Regel-id [id] uit de bon-betaald
Naam Betaling bon [id]
Aantal 1
BTW percentage 0
Soort inkomsten [payment]
Bedragen incl en excl BTW [summary][amountSale] + [summary][amountNoSale]
BTW codes en rekeningen Silvasoft Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard

7.Day-to-day: Naar Silvasoft

Aanmaken transacties
De bonnen uit Twelve worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.

De regels voor het matchen van producten tussen Twelve en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.

Uitwerking veldniveau Silvasoft

Uitwerking op veld-niveau Silvasoft invoice +-
Silvasoft invoice
Naam Voorbeeld Opmerking
CustomerNumber 4765 Default debiteur id.
AddAsDraft false Dit kan niet aangepast worden
InvoiceReference 3894029204
InvoiceDate 09-03-2023
InvoiceNotes
Invoice_InvoiceLine
ProductNumber 0293498320939 SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag.
Quantity 1 Aantal
TaxPc 21 BTW percentage
UnitPriceExclTax 24.75 Eenheidsprijs excl BTW
SubTotalInclTax 29.95 Regelprijs incl BTW
Description Openhaard Bio-ethanol gel Omschrijving
TaxCode 21.0% - BTW hoog Nederland BTW code
LedgerAccountNumber 8159 Omzetrekening
Invoice_Address
Address_Street Stationstraat straat
Address_City Amsterdam stad
Address_PostalCode 1000AA postcode
Address_Unit 12 huisnummer
Address_Type InvoiceAddress Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben.
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft bestelling +-
Naam Voorbeeld Opmerking
CustomerNumber 4765 Default debiteur id.
OrderReference 3894029204 bestelnummer, op verzoek factuurnummer.
OrderDate 09-03-2023 Besteldatum
OrderNotes
order_orderline
ProductNumber 0293498320939 SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag.
Quantity 1 Aantal
TaxPc 21 BTW percentage
UnitPriceExclTax 24.75 Eenheidsprijs excl BTW
SubTotalInclTax 29.95 Regelprijs incl BTW
Description Openhaard Bio-ethanol gel Omschrijving
TaxCode 21.0% - BTW hoog Nederland BTW code
LedgerAccountNumber 8159 Omzetrekening
Invoice_Address
Address_Street Stationstraat straat
Address_City Amsterdam stad
Address_PostalCode 1000AA postcode
Address_Unit 12 huisnummer
Address_Type InvoiceAddress Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben.
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft product +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Artikel nummer [articleNumber] Als er een productId wordt meegegeven. Articlenumber -> productId
Categorie naam [CategoryName]
CategoryCreateIfMissing true
EAN [eannumber]
Nieuwe naam [Name]
Nieuwe verkoopprijs [priceExcl]
VoorraadUpdateMode Absolute
NieuweVoorraadAantal [stock]
NieuweBTWPercentage [BTWpercentage]

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Twelve kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.