1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Moneybird.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Twelve kassa automatisch worden doorgezet naar Moneybird. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Moneybird, of per dag verzameld en als Dag-factuur in Moneybird geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Moneybird, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor Moneybird.
Je vraagt de koppeling aan via Twelve. Je kunt contact met hen opnemen via help@twelve.eu. Zij initieren en factureren de koppeling. Als je de koppeling wilt stopzetten dan kun je ook contact opnemen met Twelve.
2.Hoe de koppeling werkt
Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Twelve kassa door te zetten naar Moneybird:
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-factuur in Moneybird geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Moneybird geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-factuur in Moneybird geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Moneybird geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Moneybird. In de regels van de Moneybird dag-factuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Moneybird.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Moneybird staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Controle vooraf Dag-factuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Moneybird.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Moneybird.
Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Moneybird bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Doorzetten dag-factuur
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Moneybird. In de regels van de Moneybird dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Moneybird. In de regels van de Moneybird dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.
Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Twelve bon naar Moneybird gebeurt in twee stappen:
Het doorzetten van een Twelve bon naar Moneybird gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Moneybird aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Moneybird factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Twelve codes
De koppeling kun je aanvragen bij Twelve. Zij initieren de koppeling.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met Moneybird. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Moneybird administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in Moneybird
Connectie Moneybird
De connectie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.
Administratie en factuurlayout
Voor het gebruik van de koppeling dien je op te geven naar welke administratie de facturen gestuurd moeten worden. Ook dien je een factuurlayout op te geven voor de Moneybird facturen. Doe je dat niet dan kunnen de facturen helaas niet aangemaakt worden in Moneybird.
Voor het gebruik van de koppeling dien je op te geven naar welke administratie de facturen gestuurd moeten worden. Ook dien je een factuurlayout op te geven voor de Moneybird facturen. Doe je dat niet dan kunnen de facturen helaas niet aangemaakt worden in Moneybird.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Moneybird. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Moneybird. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
5.Day-to-day: Vanuit Twelve
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dag-factuur aangemaakt in Moneybird.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dag-factuur aangemaakt in Moneybird.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.
Debiteuren
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in Moneybird geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in Moneybird geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.
Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Twelve bonnen. +-
|
Velden normale of omzet bon Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bonnen. |
|
| Naam veld | Waarden uit Twelve bon |
| Twelve ken het concept Bon Betaald. Bonnen van type Bon Betaald worden anders verwerkt. Zie hieronder. Daarnaast wordt het totaal van de bon bepaald op basis van de bedragen in de bonregels. Daarom worden eerst de bonregels en de betalingen voor de bon opgehaald en verwerkt en pas daarna wordt de bon als geheel samengesteld. | |
| Bon-id | [id] |
| Bonnummer | [id] |
| Datum | [date] |
| Bedragen incl en excl en BTW bedrag | Sommatie over de regels |
| Status | De status wordt als volgt bepaald:
|
| Binnen Twelve zijn er meerdere type bonregels, nl regels in [productLines], [supplementLines], [depositLinesCharged] (statiegeld) en [depositLinesIntake] (statiegeld-terug) | |
Uitwerking bon regel+-
| Naam veld | Waarden uit de Twelve bonregel |
| Regel-id | [productId] |
| Naam | Als er een product in Twelve is voor [productId] dan veld [nameOnTerminal] van dat product in Twelve. Anders Naam onbekend. |
| Categorie | Indien in de bonregel aanwezig en gevuld [accountingGroupId]. Anders [accountingGroupId] van het Twelve product. |
| Aantal | [count] |
| BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
| Soort inkomsten | [turnover] |
| Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
| Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
| Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
| Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
| BTW codes en rekeningen Moneybird | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Uitwerking supplement regel+-
| Naam veld | Waarden uit de Twelve supplement-toevoegen van de bonregel |
| Een supplement-regel is een toevoeging aan de bonregel | |
| Regel-id | [productId] |
| Naam | [nameOnTerminal] van het product in Twelve # [nameOnTerminal] van het supplement in Twelve |
| Aantal | [count] |
| BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
| Soort inkomsten | [turnover] |
| Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
| Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
| Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
| Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
| BTW codes en rekeningen Moneybird | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Uitwerking statiegeld regel+-
| Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
| De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
| Regel-id | [depositId] |
| Naam | Statiegeld betaald |
| Aantal | 1 |
| BTW percentage | 0 |
| Soort inkomsten | [turnover] |
| Bedragen incl en excl BTW | [price] |
| BTW codes en rekeningen Moneybird | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Uitwerking teruggave statiegeld regel+-
| Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
| De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
| Regel-id | [depositId] |
| Naam | Statiegeld terug |
| Aantal | 1 |
| BTW percentage | 0 |
| Soort inkomsten | [turnover] |
| Bedragen incl en excl BTW | (-1) * [price] |
| BTW codes en rekeningen Moneybird | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Uitwerking regel betaalinformatie+-
| Naam veld | Waarden uit de Twelve bon-betaald regel |
| Regel-id | [id] uit de bon-betaald |
| Naam | Betaling bon [id] |
| Aantal | 1 |
| BTW percentage | 0 |
| Soort inkomsten | [payment] |
| Bedragen incl en excl BTW | [summary][amountSale] + [summary][amountNoSale] |
| BTW codes en rekeningen Moneybird | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
6.Day-to-day: Naar Moneybird
Aanmaken transacties
Aan het einde van deze sectie staat op veldniveau uitgewerkt hoe we een Moneybird factuur aanmaken.
Aan het einde van deze sectie staat op veldniveau uitgewerkt hoe we een Moneybird factuur aanmaken.
Verzendstatus: Het is mogelijk om de verzendstatus van de Moneybird factuur op verzonden te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird debiteur verzendmethode handmatig heeft. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status verzonden krijgt.
Automatisch versturen factuur: Ook al heeft de koppeling de status verzonden, dat betekent niet dat Moneybird de factuur automatisch verstuurd. Immers in Moneybird kan de factuur handmatig of per email verzonden worden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op. Wij kunnen dat dan voor je instellen.
Betaalstatus:
Het is mogelijk om de betaalstatus van de Moneybird factuur op betaald te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird de status verzonden heeft. Daarnaast moet de bon betaald zijn. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status betaald krijgt. Bij Mollie betalingen kan het Mollie transactionid ook doorgezet worden naar Moneybird.
Let op: Soms komt een betaling op een bon pas later binnen en heeft de koppeling de bon al doorgezet naar Moneybird. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen.
Workflows: De koppeling doet niets met de Moneybird workflows. Het is dus niet mogelijk om met de factuur een workflow mee te geven.
Uitwerking veldniveau Moneybird
Uitwerking op veld-niveau Moneybird factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| sales_invoice | ||
| Datum | 2023-01-11T19:46:56+01:00 | |
| Referentie | 1698 | bonnummer |
| Factuurnummer | INV1234 | Alleen op aanvraag en gelijk aan het bonnummer op aanvraag. Het is beter als Moneybird zelf het factuurnummer bepaalt. |
| contact_id | 89387832984u987229 | Id Moneybird debiteur. |
| Prijzen incl BTW | true | Als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false. |
| Factuurprofiel | Zoals ingesteld op het dashboard | |
| details_attributes | ||
| amount | 1 | Aantal |
| description | A4 - poster | Omschrijving |
| tax_rate_id | 230205097768912088 | BTW code |
| price | 33.00 | Eenheidsprijs incl BTW, als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders eenheidsprijs excl BTW |
| ledger_account_id | 230205097213166793 | ID van de omzet categorie zoals ingesteld op het dashboard. |
| prices_are_incl_tax | 1 | |
| document_style_id | 389430293784902308 | Op aanvraag, er is 1 default project-id (kostenplaats) in te vullen per koppeling. |
Uitwerking op veld-niveau Moneybird betaling. +-
| Naam | Voorbeeld |
| Betaaldatum | [date] |
| Bedrag | Het bedrag uit de betaling |
| Transaction-identifier | Betalings Id |
| Rekening | (Grootboekrekening) Wordt meegegeven als deze is ingesteld. |
Uitwerking op veld-niveau Moneybird klant. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| bedrijfsnaam | [company] | |
| voornaam | [firstname] | |
| achternaam | [lastname] | Als de voornaam & achternaam niet wordt meegegeven dan is de achternaam -> NN. |
| adres | [adres] | |
| postcode | [zipcode] | |
| stad | [city] | |
| land | [isocode] | |
| mobiel | [telnr] | |
| [email] | ||
| Chamber of commerce | [KvK] | |
| BTWnummer | [btwnr] | |
| delivery method | Manual | |
| klantId | Leeg, tenzij er [customerid] of [referenceid] wordt meegegeven. |
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Twelve kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Moneybird. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.
Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.