1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Informer.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Twelve kassa automatisch worden doorgezet naar Informer. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Informer, of per dag verzameld en als Dag-factuur in Informer geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Informer, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor Informer.
Je vraagt de koppeling aan via Twelve. Je kunt contact met hen opnemen via help@twelve.eu. Zij initieren en factureren de koppeling. Als je de koppeling wilt stopzetten dan kun je ook contact opnemen met Twelve.
2.Hoe de koppeling werkt
Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Twelve kassa door te zetten naar Informer:
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-factuur in Informer geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Informer geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-factuur in Informer geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Informer geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Informer.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Informer staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Controle vooraf Dag-factuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Informer.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Informer.
Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Informer bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Doorzetten dag-factuur
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.
Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Twelve bon naar Informer gebeurt in twee stappen:
Het doorzetten van een Twelve bon naar Informer gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Informer aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Informer factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Twelve codes
De koppeling kun je aanvragen bij Twelve. Zij initieren de koppeling.
4.Nodig: Informer API sleutel/code
Voor het koppelen met Informer zijn twee gegevens nodig:
1. De beveiligingscode. Dit is de beveiligingscode waarmee je inlogt bij Informer.
2. Een API sleutel. Deze maak je aan in je Informer backend.
Lees meer Nodig Informer ....
Lees minder Nodig Informer ....
Voor het aanmaken van de API sleutel log je in bij Informer. Vervolgens ga je naar Instellingen > Algemeen > API-sleutels. Je ziet nu een lijst met bestaande API sleutels. Deze lijst is leeg als er niet eerder een API sleutel is aangemaakt. Om een API sleutel aan te maken klik je op de blauwe knop Nieuw. Na het aanmaken van de API sleutel zie je hem in de lijst staan.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met Informer. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Informer administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in Informer
Connectie Informer
Je legt de connectie met Informer via de beveiligingscode en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Informer. Je kunt de beveiligingscode en de API sleutel nu invullen in het popup window.
Factuurlayout, betaalconditie en valuta
Voor de Informer connectie dien je een factuurlayout, een betaalconditie voor nieuwe debiteuren op te geven en je dient aan te geven hoe de valuta in Twelve in Informer terecht moeten komen. Dit kan heel gemakkelijk via de blauwe Wijzig knoppen en de selectie-boxjes die dan tevoorschijn komen.
Voor de Informer connectie dien je een factuurlayout, een betaalconditie voor nieuwe debiteuren op te geven en je dient aan te geven hoe de valuta in Twelve in Informer terecht moeten komen. Dit kan heel gemakkelijk via de blauwe Wijzig knoppen en de selectie-boxjes die dan tevoorschijn komen.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Informer. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Informer. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
6.Day-to-day: Vanuit Twelve
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dag-factuur aangemaakt in Informer.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dag-factuur aangemaakt in Informer.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.
Debiteuren
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in Informer geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in Informer geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.
Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Twelve bonnen. +-
|
Velden normale of omzet bon Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bonnen. |
|
| Naam veld | Waarden uit Twelve bon |
| Twelve ken het concept Bon Betaald. Bonnen van type Bon Betaald worden anders verwerkt. Zie hieronder. Daarnaast wordt het totaal van de bon bepaald op basis van de bedragen in de bonregels. Daarom worden eerst de bonregels en de betalingen voor de bon opgehaald en verwerkt en pas daarna wordt de bon als geheel samengesteld. | |
| Bon-id | [id] |
| Bonnummer | [id] |
| Datum | [date] |
| Bedragen incl en excl en BTW bedrag | Sommatie over de regels |
| Status | De status wordt als volgt bepaald:
|
| Binnen Twelve zijn er meerdere type bonregels, nl regels in [productLines], [supplementLines], [depositLinesCharged] (statiegeld) en [depositLinesIntake] (statiegeld-terug) | |
Uitwerking bon regel+-
| Naam veld | Waarden uit de Twelve bonregel |
| Regel-id | [productId] |
| Naam | Als er een product in Twelve is voor [productId] dan veld [nameOnTerminal] van dat product in Twelve. Anders Naam onbekend. |
| Categorie | Indien in de bonregel aanwezig en gevuld [accountingGroupId]. Anders [accountingGroupId] van het Twelve product. |
| Aantal | [count] |
| BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
| Soort inkomsten | [turnover] |
| Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
| Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
| Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
| Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
| BTW codes en rekeningen Informer | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Uitwerking supplement regel+-
| Naam veld | Waarden uit de Twelve supplement-toevoegen van de bonregel |
| Een supplement-regel is een toevoeging aan de bonregel | |
| Regel-id | [productId] |
| Naam | [nameOnTerminal] van het product in Twelve # [nameOnTerminal] van het supplement in Twelve |
| Aantal | [count] |
| BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
| Soort inkomsten | [turnover] |
| Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
| Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
| Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
| Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
| BTW codes en rekeningen Informer | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Uitwerking statiegeld regel+-
| Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
| De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
| Regel-id | [depositId] |
| Naam | Statiegeld betaald |
| Aantal | 1 |
| BTW percentage | 0 |
| Soort inkomsten | [turnover] |
| Bedragen incl en excl BTW | [price] |
| BTW codes en rekeningen Informer | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Uitwerking teruggave statiegeld regel+-
| Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
| De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
| Regel-id | [depositId] |
| Naam | Statiegeld terug |
| Aantal | 1 |
| BTW percentage | 0 |
| Soort inkomsten | [turnover] |
| Bedragen incl en excl BTW | (-1) * [price] |
| BTW codes en rekeningen Informer | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Uitwerking regel betaalinformatie+-
| Naam veld | Waarden uit de Twelve bon-betaald regel |
| Regel-id | [id] uit de bon-betaald |
| Naam | Betaling bon [id] |
| Aantal | 1 |
| BTW percentage | 0 |
| Soort inkomsten | [payment] |
| Bedragen incl en excl BTW | [summary][amountSale] + [summary][amountNoSale] |
| BTW codes en rekeningen Informer | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
7.Day-to-day: Naar Informer
Aanmaken transacties
De bonnen uit Twelve worden in Informer geïmporteerd als facturen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Informer:
De bonnen uit Twelve worden in Informer geïmporteerd als facturen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Informer:
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Informer debiteur gebruikt als debiteur van de Informer transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Informer. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Informer debiteur gebruikt als debiteur van de Informer transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Informer. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Uitwerking veldniveau Informer
Uitwerking op veld-niveau Informer factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| relation_id | 5366049 | customer-id |
| contact_name | Sophie Fischer | voor- en achternaam klant |
| reference | 6224 | bonnummer |
| invoice_date | 2022-12-06 | |
| payment_condition_id | 564437 | Betaalconditie - zoals ingesteld op het dashboard. |
| currency_id | 63152 | valuta |
| vat_option | incl | Bedragen zijn standaard incl BTW. |
| template_id | 442206 | Zoals ingesteld op het dashboard. |
| comment | Opmerking bon | |
| footer | standaard leeg | |
| lines | ||
| quantity | 1 | Aantal |
| description | 18 maanden verlenging | omschrijving |
| amount | 200 | Eenheidprijs |
| discount | 0 | Korting is verwerkt in de eenheidsprijs. |
| vat_id | 698451 | BTW code, Zoals ingesteld op het dashboard. |
| ledger_id | 5621485 | Grootboekrekening, Zoals ingesteld op het dashboard. |
| product_id | 10023 | |
| costs_id | 0 | Kostenplaats- leeg. Er is een optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling. |
Uitwerking op veld-niveau Informer klant. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| relatienummer | ||
| relatietype | 1 | Als er een bedrijfsnaam wordt meegegeven dan staat de relatietype op 0. |
| Bedrijfsnaam | [company] | |
| Voornaam | [voornaam] | Als voornaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| Achternaam | [achternaam] | Als achternaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| Straat | [Adres1] [Adres2] | Als Adres niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| Huisnummer | [housenr] | Als huisnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| Postcode | [zipcode] | |
| Stad | [city] | |
| Land | [isocountry] | |
| Telefoonnummer | [telnr] | |
| KVKnummer | [kvk] | Als KVK niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| BTWnummer | [BTWnr] | Als btwnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| Email factuur | [email] | |
| [email] |
Uitwerking op veld-niveau Informer verzamelfactuur voor afsluiting. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Debiteur | customer-id | default debiteur |
| Datum | Datum afsluiting | |
| vat_option | incl | bedragen zijn incl BTW |
| Betaalconditie | betaalconditie | zoals ingesteld op het dashboard |
| Valuta | valuta | |
| Factuurprofiel | zoals ingesteld op het dashboard | |
| Footer | leeg | |
| Referentie | Nummer afsluiting | |
| lines | ||
| Omschrijving | ||
| Aantal | ||
| Eenheidsprijs | ||
| Korting | 0 | |
| BTW code | H | zoals ingesteld op het dashboard |
| Grootboekrekening | 8000 | zoals ingesteld op het dashboard |
| Kostenplaats | leeg | optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling |
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Twelve kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Informer. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/44/informer.html.
Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.