1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Exact Online. De koppeling zorgt dat er van bonnen in Twelve automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Exact Online. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling tussen Twelve en Exact Online vraag je aan via Twelve. Zij initieren en factureren de koppeling en daarna ontvang je een bevestiging met daarin de login-codes voor je dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

2.Features

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Twelve kassa door te zetten naar Exact Online:
- Dagomzet: Bonnen van 1 werkdag in de kassa worden als 1 kasboeking in Exact Online geplaatst
- Individueel: Voor iedere bon een aparte verkoopboeking, -factuur of -bestelling in Exact Online
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kun je bij ons aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Exact Online. In de regels van de Exact Online kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief
Tijdens de installatie kun je BTW codes, grootboek- en tussenrekeningen instellen voor het boeken van de omzet.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als Verkoopboekingen, verkoopfacturen of verkoopbestellingen naar Exact Online. Omdat in Twelve bonnen geen debiteurgegevens hebben zullen de bonnen op een default-debiteur worden geboekt.

Naast het doorzetten van de dagomzet en de individuele bonnen is er een mengvorm mogelijk. Deze optie heet hybride. Bij deze optie bepaal je per betaalmethode of bonnen in de dagomzet moeten komen of dat voor een bon een factuur moet worden aangemaakt. Let op: Deze optie maakt verkoopfacturen aan in Exact Online.

- Aanmaken producten Exact Online Indien de bonnen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan voegt de koppeling de producten uit de bon toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen Twelve en Exact Online kun je in de FAQ nalezen.

- Uitzetten grootboeksturing Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Let op: De koppeling maakt alleen producten aan en wijzigt geen producten. Voor de Exact Online factuur / bestelling worden de prijzen en de naamgeving uit de bon aangehouden.

3.Installatie

De koppeling tussen Twelve en Exact Online vraag je aan via Twelve. Zij initieren en factureren de koppeling en daarna ontvang je een bevestiging met daarin de login-codes voor je dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in Exact Online

Authenticatie Exact Online:
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes. De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.



In de lijst debiteuren staan de Exact Online debiteuren met in de naam een specifieke substring. Zie de FAQ voor meer informatie.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem. De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen aan de debet zijde. Indien in de naam van de rekening de string posledger staat dan wordt deze rekening ook getoond.

Productcategorieen: Twelve heeft geen productcategorieen in de kassa staan. Er kan daarom niet op productcategorieen geboekt worden.

4.Day-to-day: Vanuit Twelve

Deze koppeling zet de betaalde bonnen vanuit de Twelve kassa door naar het boekhoudsysteem. Iedere dag worden na middernacht de bonnen opgehaald in het geval van dagomzet.

Iedere bon die individueel moeten worden doorgezet wordt op een default debiteur in Exact Online geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard.

Een bon is betaald als de bedragen Verkoop en Geen verkoop opgeteld gelijk zijn aan de bonwaarde.

5.Day-to-day: Naar Exact Online

Het doorzetten van bonnen naar Exact Online hangt af van of de dagomzet wordt doorgezet of de individuele bonnen.

Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een kasboeking. In deze kasboeking staan de verkoopinkomsten en de betaalde bedragen. De verkoopinkomsten zijn getotaliseerd op BTW percentage. De betaalde bedragen zijn getotaliseerd op betaalmethode. Zie sectie 2 voor meer informatie en een plaatje over het totaliseren.

Bij het doorzetten van individuele bonnen maakt de koppeling een verkoop-entry aan in Exact Online met daarin alleen de omzet. Als er klantgegevens beschikbaar zijn dan worden deze doorgezet. Ook de bonregels worden doorgezet. Afhankelijk van hoe er wordt doorgezet - naar Exact Online salesentries, facturen of bestellingen - worden ook de producten aangemaakt. Bij het doorzetten van indivuele bonnen worden de betaalde bedragen niet doorgezet.

Doorzetten klantinformatie

Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact debiteur gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Doorzetten producten

Indien wordt doorgezet naar Exact Online facturen en bestellingen dan dienen de producten in Exact Online aanwezig te zijn. Vanwege deze regel in Exact Online controleert de koppeling voor alle bonregels of de producten aanwezig zijn in Exact Online. Is een product nog niet aanwezig dan voegt de koppeling het product toe aan Exact Online. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

De koppeling gebruikt de SKU in de bonregel en de artikelcode in Exact Online om te bepalen of een product al aanwezig is. De koppeling maakt nieuwe producten aan in Exact Online, maar wijzigt nooit producten die al in Exact Online staan.

Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Twelve kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.