1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Exact Online.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor Exact Online.
2.Hoe de koppeling werkt
- Kasboeking: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Kasboeking in Exact Online geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur, bestelling of verkoopboeking in Exact Online geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken kasboeking
Bij het aanmaken van de kasboeking worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar Exact Online. In de regels van de Exact Online kasboeking staat de omzet per BTW code of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bestellingen, facturen of verkoopboekingen naar Exact Online.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een kasboeking. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Exact Online staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Exact Online.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Exact Online bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar Exact Online. In de regels van de Exact Online kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Het doorzetten van een Twelve bon naar Exact Online gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Exact Online aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen of facturen wordt gecontroleerd of de producten uit de Twelve bon al in Exact Online aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Twelve codes
De koppeling kun je aanvragen bij Twelve. Zij initieren de koppeling.
4.Voorbereiding Exact Online
Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html
5.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in Exact Online
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Bonnen uit Twelve kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van verkoopboekingen dient hier een verkoopdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 70 en voor Belgische administraties 700. Voor de omzetboekingen dient een kasdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 10.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De Exact Online BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Exact Online.
De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen aan de debet zijde. Indien in de naam van de rekening de string posledger staat, dan wordt deze rekening ook getoond. Let op: Voor de betaalmethoden mogen geen kas-rekeningen worden ingesteld, ook niet voor de betaalmethode contant of cash. De reden is dat de koppeling een kasboeking in Exact Online aanmaakt.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit Twelve
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Kasboeking aangemaakt in Exact Online.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in Exact Online geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.
Uitwerking veldniveau bonnen
Velden normale of omzet bon Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bonnen. |
|
Naam veld | Waarden uit Twelve bon |
Twelve ken het concept Bon Betaald. Bonnen van type Bon Betaald worden anders verwerkt. Zie hieronder. Daarnaast wordt het totaal van de bon bepaald op basis van de bedragen in de bonregels. Daarom worden eerst de bonregels en de betalingen voor de bon opgehaald en verwerkt en pas daarna wordt de bon als geheel samengesteld. | |
Bon-id | [id] |
Bonnummer | [id] |
Datum | [date] |
Bedragen incl en excl en BTW bedrag | Sommatie over de regels |
Status | De status wordt als volgt bepaald:
|
Binnen Twelve zijn er meerdere type bonregels, nl regels in [productLines], [supplementLines], [depositLinesCharged] (statiegeld) en [depositLinesIntake] (statiegeld-terug) |
Naam veld | Waarden uit de Twelve bonregel |
Regel-id | [productId] |
Naam | Als er een product in Twelve is voor [productId] dan veld [nameOnTerminal] van dat product in Twelve. Anders Naam onbekend. |
Categorie | Indien in de bonregel aanwezig en gevuld [accountingGroupId]. Anders [accountingGroupId] van het Twelve product. |
Aantal | [count] |
BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
BTW codes en rekeningen Exact Online | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve supplement-toevoegen van de bonregel |
Een supplement-regel is een toevoeging aan de bonregel | |
Regel-id | [productId] |
Naam | [nameOnTerminal] van het product in Twelve # [nameOnTerminal] van het supplement in Twelve |
Aantal | [count] |
BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
BTW codes en rekeningen Exact Online | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
Regel-id | [depositId] |
Naam | Statiegeld betaald |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Bedragen incl en excl BTW | [price] |
BTW codes en rekeningen Exact Online | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
Regel-id | [depositId] |
Naam | Statiegeld terug |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Bedragen incl en excl BTW | (-1) * [price] |
BTW codes en rekeningen Exact Online | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve bon-betaald regel |
Regel-id | [id] uit de bon-betaald |
Naam | Betaling bon [id] |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [payment] |
Bedragen incl en excl BTW | [summary][amountSale] + [summary][amountNoSale] |
BTW codes en rekeningen Exact Online | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
7.Day-to-day: Naar Exact Online
Aanmaken transacties
Bij het aanmaken van verkoopboekingen (SalesEntries) in Exact Online wordt het bonnummer doorgezet en nieuwe debiteuren aangemaakt als zij nog niet in Exact Online staan.
Bij het aanmaken van facturen (SalesInvoices) of bestellingen (SalesOrders) worden daarnaast ook de producten doorgezet als zij nog niet in Exact Online aanwezig zijn.
Aanmaken producten
Onderstaande is alleen van toepassing als je bonnen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen.
Nieuwe producten in Exact Online Indien de bonnen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen Twelve en Exact Online kun je in deze FAQ nalezen.
Indien bonnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.
Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie deze FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee, dan bepaalt het product in Exact Online de grootboeksturing. Voor Exact Online verkoopboekingen geeft de koppeling geen producten mee. Daarom kan ook voor deze optie de grootboeksturing niet uitgezet worden.
BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de verkoopregel.
Uitwerking veldniveau Exact Online
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
Datum | 2022-12-05 | De besteldatum |
Status | 10 | Vaste waarde, kan niet aangepast worden |
Omschrijving | 3300 | |
Uw kenmerk | 3300 | Het bestelnummer uit de bestelling in Twelve. |
Betalingskenmerk | Het bonnummer | |
WarehouseID | f40...cec | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Verzendadres | Identifier | Als het verzendadres afwijkt van het factuuradres dan maakt de koppeling een apart verzendadres aan in Exact Online. De identifier uit de verzendadres wordt meegegeven. |
Bestelregels | ||
Description | Gloss - 5 mtr | Naam van het product in de Twelve verkoopregel |
Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
Aantal | 39 | |
Prijs | 5.2000 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
BTW code | 2 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Currency | EUR | De valuta van de Twelve bestelling. Deze optie staat standaard uit. Op verzoek kan de valuta uit de verkoop toegevoegd worden |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
Datum | 2022-12-11 | De besteldatum |
Type | 8020 of 8023 | 8020 voor gewone facturen, 8023 voor directe verkoopfacturen. |
Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen facturen aan met status concept. |
Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
Omschrijving | ||
Uw kenmerk | 8790 | |
Opmerking | # | # |
Betalingskenmerk | ||
WarehouseID | f40...cec | Alleen bij Directe facturen. Dit moet apart aangevraagd worden. Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Factuurregels | ||
Description | Guide guidebook | Naam van het product in de Twelve verkoopregel |
Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
Aantal | 1 | |
Prijs | 79.99 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Omzetrekening | 239...5fa | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. Op aanvraag kan dit veld niet worden meegegeven. De grootboeksturing wordt dan uitgezet. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Klant-id | f40...cec | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
Datum | 2022-12-12 | De Besteldatum |
Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen verkoopboekingen aan met status concept. |
Omschrijving | ||
Uw kenmerk | ||
Betalingskenmerk | ||
Regels verkoopboeking | ||
Description | harde vloer borstel | Naam van het product in de Twelve verkoopregel |
Aantal | 1 | |
Prijs | 5.95 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Omzetrekening | 3f3...219 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Dagboek | 10 | Dagboek kas |
Regels kasboeking | ||
Omschrijving | BTW laag | Bij boeken op totalen het BTW percentage. Bij boeken op categorieen de naam van de categorie. |
Datum | 2022-12-21 | De datum van de dagomzet |
Bedrag | 121.00 | Bedrag incl BTW als BTW incl is ingericht, anders het bedrag excl BTW. |
Omzetrekening | GUID | Zoals ingesteld bij tab Configuratie van het dashboard |
BTW code | 2 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....