1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Exact Online. De koppeling zorgt dat er van bonnen in Twelve automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Exact Online. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling zet de omzet van de kassa door naar een factuur, bestelling of verkoopboeking in Exact Online. Een dag loopt van 05:00 - 04:59. Er kan ook gekozen worden om de individuele bonnen door te zetten.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

2.Features

Er zijn twee manieren om de bonnen uit je Twelve kassa naar Exact Online door te zetten:
1. Via dagomzet naar 1 transactie in Exact Online
2. Via individueel met voor iedere bon een aparte transactie in Exact Online
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kunnen je apart aanvragen door ons een email te sturen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet

Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen die de voorgaande dag zijn afgerond verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar een kasboeking in Exact Online. In de regels van de boeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet, waarbij je kunt kiezen uit:
2a. De omzet getotaliseerd per product-categorie
2b. De omzet getotaliseerd per BTW tarief.
In het eerste geval boek je de omzet op de grootboekrekening van de product-categorie. In het tweede geval boek je de omzet op de grootboekrekening behorend bij het BTW tarief (omzet).

Tijdens de installatie kun je aangeven of je de omzet per betaalmethode of per productcategorie wilt tonen. Ook kun je tijdens de installatie grootboekrekeningen instellen. Je kunt
- kruisposten instellen voor de inkomsten per betaalmethode (dus de bedragen aan de debit-zijde)
- en grootboekrekeningen voor de omzet (dus de bedragen aan de credit-zijde), per productcategorie of BTWcode.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen

Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als kasboeking.

3.Installatie

De koppeling tussen Twelve en Exact Online vraag je aan via https://www.winkelboekhouding.nl/koppeling-twelve-exactonline. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Twelve. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Exact Online. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Exact Online te schrijven en om gegevens uit Exact Online te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Twelve en de tweede voor de connectie met Exact Online.

De connectie met Twelve wordt via OAuth gelegd. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je het inlogscherm van de kassa te zien. Als je inlogt zie je een scherm waarmee je toegang kunt geven aan de koppeling. Als je dat gedaan hebt keer je weer terug op het configuratiescherm. Het bolletje voor de Twelve connectie is nu groen.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Exact Online. Je legt de connectie met Exact Online via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Exact Online. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven tot je Exact Online account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren.

Nadat de BTW rekeningen en grootboekrekeningen zijn ingericht kun je de tussenrekeningen / kruisposten voor de betaalmethoden inrichten.

4.Day-to-day: Vanuit Twelve

Deze koppeling zet de betaalde bonnen vanuit de Twelve kassa door naar het boekhoudsysteem. Iedere dag worden na middernacht de bonnen opgehaald in het geval van dagomzet.

Iedere bon die individueel moeten worden doorgezet wordt op een default debiteur in Exact Online geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard.

Een bon is betaald als de bedragen Verkoop en Geen verkoop opgeteld gelijk zijn aan de bonwaarde.

5.Day-to-day: Naar Exact Online

Het doorzetten van bonnen naar Exact Online hangt af van of de dagomzet wordt doorgezet of de individuele bonnen.

Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een kasboeking. In deze kasboeking staan de verkoopinkomsten en de betaalde bedragen. De verkoopinkomsten zijn getotaliseerd op BTW percentage. De betaalde bedragen zijn getotaliseerd op betaalmethode. Zie sectie 2 voor meer informatie en een plaatje over het totaliseren.

Bij het doorzetten van individuele bonnen maakt de koppeling een verkoop-entry aan in Exact Online met daarin alleen de omzet. Als er klantgegevens beschikbaar zijn dan worden deze doorgezet. Ook de bonregels worden doorgezet. Afhankelijk van hoe er wordt doorgezet - naar Exact Online salesentries, facturen of bestellingen - worden ook de producten aangemaakt. Bij het doorzetten van indivuele bonnen worden de betaalde bedragen niet doorgezet.

Doorzetten klantinformatie

Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact debiteur gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Doorzetten producten

Indien wordt doorgezet naar Exact Online facturen en bestellingen dan dienen de producten in Exact Online aanwezig te zijn. Vanwege deze regel in Exact Online controleert de koppeling voor alle bonregels of de producten aanwezig zijn in Exact Online. Is een product nog niet aanwezig dan voegt de koppeling het product toe aan Exact Online. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

De koppeling gebruikt de SKU in de bonregel en de artikelcode in Exact Online om te bepalen of een product al aanwezig is. De koppeling maakt nieuwe producten aan in Exact Online, maar wijzigt nooit producten die al in Exact Online staan.

Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke informatie uit je kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (bij individueel doorzeten), of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.