1.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke informatie uit je kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (bij individueel doorzeten), of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.

2.Features

Er zijn twee manieren om de bonnen uit je Twelve winkel naar Exact Online:
1. Via dagomzet naar 1 transactie in Exact Online
2. Via individueel met voor iedere bon een aparte transactie in Exact Online
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kunnen je apart aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet

Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen die de voorgaande dag zijn afgerond verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar een kasboeking in Exact Online. In de regels van de boeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet, waarbij je kunt kiezen uit:
2a. De omzet getotaliseerd per product-categorie
2b. De omzet getotaliseerd per BTW tarief.
In het eerste geval boek je de omzet op de grootboekrekening van de product-categorie. In het tweede geval boek je de omzet op de grootboekrekening behorend bij het BTW tarief (omzet).

Tijdens de installatie kun je aangeven of je de omzet per betaalmethode of per productcategorie wilt tonen. Ook kun je tijdens de installatie grootboekrekeningen instellen. Je kunt
- kruisposten instellen voor de inkomsten per betaalmethode (dus de bedragen aan de debit-zijde)
- en grootboekrekeningen voor de omzet (dus de bedragen aan de credit-zijde), per productcategorie of BTWcode.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen

Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als kasboeking.

3.Installatie

De koppeling tussen Twelve en Exact Online vraag je aan via Twelve. Zij initieren en factureren de koppeling en daarna ontvang je een bevestiging met daarin de login-codes voor je dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Exact Online. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Exact Online te schrijven en om gegevens uit Exact Online te lezen.
3. Twelve legt de connectie met Twelve. Hiermee heeft de koppeling toestemming om verkopen uit de kassa te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu een groen bolletje voor de connectie naar Twelve en de een rood bolletje voor de connectie met Exact Online.

Je klikt op de rode Connect knop voor Exact Online. Je legt de connectie met Exact Online via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Exact Online. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven tot je Exact Online account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren.

Nadat de BTW rekeningen en grootboekrekeningen zijn ingericht kun je de tussenrekeningen / kruisposten voor de betaalmethoden inrichten. Wil je de omzet per categorie boeken dan kun je daarna per categorie de juiste grootboekrekening instellen.

4.Day-to-day: Vanuit Twelve

Deze koppeling zet de betaalde bonnen vanuit de Twelve kassa door naar het boekhoudsysteem. Iedere dag worden na middernacht de bonnen opgehaald in het geval van dagomzet.

Iedere bon die individueel moeten worden doorgezet wordt op een default debiteur in Exact Online geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard.

Een bon is betaald als de bedragen Verkoop en Geen verkoop opgeteld gelijk zijn aan de bonwaarde.

5.Day-to-day: Naar Exact Online

Het doorzetten van bestellingen / facturen naar Exact Online gebeurt in 3 stappen:
1. De klantinformatie wordt doorgezet.
2. De productgegevens in de bestelling worden doorgezet.
3. De bestel- / factuurgegevens worden doorgezet.

Doorzetten klantinformatie
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact debiteur gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Doorzetten producten
Facturen en bestellingen kunnen alleen aangemaakt worden voor producten die al bekend zijn in Exact Online. Voor ieder product in de webwinkelbestelling / -factuur wordt gekeken of het product al aanwezig is in Exact Online. Voor deze controle vindt een matching plaats op SKU. Is het product al bekend in Exact Online dan wordt het hergebruikt. Anders wordt het product automatisch nieuw aangemaakt.

Indien bestellingen worden doorgezet naar "Exact Online bestellingen" worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

6.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Exact Online. De koppeling zorgt dat er van bonnen in Twelve automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Exact Online. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling zet de omzet van de kassa door naar een factuur, bestelling of verkoopboeking in Exact Online. Een dag loopt van 05:00 - 04:59. Er kan ook gekozen worden om de individuele bonnen door te zetten.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.