1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Billit.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor Billit.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dagfactuur in Billit geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Billit geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dagfactuur
Bij het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Billit. In de regels van de Billit dagfactuur staat de omzet per BTW code.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Billit.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dagfactuur. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Billit staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Billit.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Voor het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Billit. In de regels van de Billit dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief. De betaalde bedragen staan niet in dagfactuur.
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is. Er kan gekozen worden om ook de producten toe te voegen uit de bon. Die optie kun je bij ons aanvragen.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Twelve codes
De koppeling kun je aanvragen bij Twelve. Zij initieren de koppeling.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in Billit
Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.
Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de kassa op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de kassa op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
Indien er gekozen wordt voor de optie hybride - dus het aanmaken van een individuele factuur of een dagfactuur - dan kunnen hier de betaalmethoden worden ingericht. Per betaalmethode kan eenvoudig worden aangegeven of de factuur individueel aangemaakt dient te worden of dat de bon met deze betaalmethode deel uit maakt van de dagomzet.
5.Day-to-day: Vanuit Twelve
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dagfactuur aangemaakt in Billit.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in Billit geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.
Uitwerking veldniveau bonnen
Velden normale of omzet bon Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bonnen. |
|
Naam veld | Waarden uit Twelve bon |
Twelve ken het concept Bon Betaald. Bonnen van type Bon Betaald worden anders verwerkt. Zie hieronder. Daarnaast wordt het totaal van de bon bepaald op basis van de bedragen in de bonregels. Daarom worden eerst de bonregels en de betalingen voor de bon opgehaald en verwerkt en pas daarna wordt de bon als geheel samengesteld. | |
Bon-id | [id] |
Bonnummer | [id] |
Datum | [date] |
Bedragen incl en excl en BTW bedrag | Sommatie over de regels |
Status | De status wordt als volgt bepaald:
|
Binnen Twelve zijn er meerdere type bonregels, nl regels in [productLines], [supplementLines], [depositLinesCharged] (statiegeld) en [depositLinesIntake] (statiegeld-terug) |
Naam veld | Waarden uit de Twelve bonregel |
Regel-id | [productId] |
Naam | Als er een product in Twelve is voor [productId] dan veld [nameOnTerminal] van dat product in Twelve. Anders Naam onbekend. |
Categorie | Indien in de bonregel aanwezig en gevuld [accountingGroupId]. Anders [accountingGroupId] van het Twelve product. |
Aantal | [count] |
BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
BTW codes en rekeningen Billit | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve supplement-toevoegen van de bonregel |
Een supplement-regel is een toevoeging aan de bonregel | |
Regel-id | [productId] |
Naam | [nameOnTerminal] van het product in Twelve # [nameOnTerminal] van het supplement in Twelve |
Aantal | [count] |
BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
BTW codes en rekeningen Billit | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
Regel-id | [depositId] |
Naam | Statiegeld betaald |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Bedragen incl en excl BTW | [price] |
BTW codes en rekeningen Billit | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
Regel-id | [depositId] |
Naam | Statiegeld terug |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Bedragen incl en excl BTW | (-1) * [price] |
BTW codes en rekeningen Billit | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve bon-betaald regel |
Regel-id | [id] uit de bon-betaald |
Naam | Betaling bon [id] |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [payment] |
Bedragen incl en excl BTW | [summary][amountSale] + [summary][amountNoSale] |
BTW codes en rekeningen Billit | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
6.Day-to-day: Naar Billit
Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt de klant-informatie in de factuur geplaatst. Er wordt dus geen aparte klant aangemaakt. Billit zorgt zelf voor het matchen van de debiteurgegevens met de al bestaande debiteuren in Billit.
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.
Aanmaken producten
Producten worden alleen aangemaakt als dat ingesteld is in jullie contract. De koppeling controleert eerst of de producten uit de bon al in Billit bestaan. Zo niet, dan voegt de koppeling de ontbrekende producten toe. De regels voor het matchen van producten tussen Twelve en Billit kun je in deze FAQ nalezen.
Wat betreft de BTW houdt de koppeling het BTW percentage in de bon aan.
Uitwerking veldniveau Billit
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
OrderDate | 2022-12-02T20:23:29+01:00 | |
ExpiryDate | 2022-12-16T20:23:29 | + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar. |
OrderType | Invoice | Soort, bij negatieve bon Creditinvoice. |
OrderTitle | 1050 | Bonnummer |
OrderDirection | Income | |
TotalExcl | 97.98 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
TotalIncl | 103.85 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
TotalVat | 5.87 | BTW |
PaymentReference | 1050 | Bonnummer |
Created | 2023-01-20 | huidige datum |
Factuur-regels | ||
Quantity | 2 | Aantal |
Description | Maandelijkse instellingen check | Omschrijving |
VATPercentage | 6.00 | BTW percentage |
UnitPriceExcl | 20.7075 | Eenheidsprijzen excl BTW |
UnitPriceIncl | 21.9500 | Eenheidsprijzen incl BTW |
TotalExcl | 41.4151 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
TotalIncl | 43.9000 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
TotalVAT | 2.4849 | BTW |
Currency | EUR | Wordt niet doorgezet |
InclLeading | true | Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen. |
Product-id | Product identifier vanuit Billit | Alleen als ingesteld is dat producten moeten worden doorgezet. |
Klant | ||
Voornaam | Sophie | |
Achternaam | Fischer | |
Adres | Stationstraat | |
Huisnummer | 12 | |
Postcode | 1000AA | |
Stad | Amsterdam | |
LandCode | NL | |
info@sponiza.nl | ||
Telefoonnummer | 31623138822 | |
Naam | Sophie Fischer | Bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam. |
Verzendadres factuur - let op, het verzendadres is een extra adres bij de klant in Billit | ||
Adres-type | DeliveryAddress | |
Naam | Marietje Geuze | |
Adres | Heesterstraat | |
Huisnummer | 1 | |
Postcode | 3512KL | |
Stad | Utrecht | |
LandCode | NL | |
Paid | 1 |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Reference | [Reference] | De referentie van het product in Billit. Deze referentie is beschikbaar nadat we het product opgehaald of eventueel toegevoegd hebben. |
Omschrijving | [Description] | |
Prijs excl BTW | [unitpriceExcl] | |
BTW product | [BTW] | |
Bedrag incl BTW | [unitpriceIncl] | |
Aangemaakt | Huidige datum | |
Laatst gewijzigd | Huidige datum |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....