1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Billit.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Twelve kassa automatisch worden doorgezet naar Billit. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Billit, of per dag verzameld en als Dagfactuur in Billit geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor Billit.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Je vraagt de koppeling aan via Twelve. Je kunt contact met hen opnemen via help@twelve.eu. Zij initieren en factureren de koppeling. Als je de koppeling wilt stopzetten dan kun je ook contact opnemen met Twelve.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Twelve kassa door te zetten naar Billit:
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dagfactuur in Billit geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Billit geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dagfactuur
Bij het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Billit. In de regels van de Billit dagfactuur staat de omzet per BTW code.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Billit.



Default is het doorzetten van dagomzet naar een dagfactuur. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Billit staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf Dagfactuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Billit.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten dagfactuur
Voor het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Billit. In de regels van de Billit dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief. De betaalde bedragen staan niet in dagfactuur.

Doorzetten bonnen
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is. Er kan gekozen worden om ook de producten toe te voegen uit de bon. Die optie kun je bij ons aanvragen.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: Twelve codes

De koppeling kun je aanvragen bij Twelve. Zij initieren de koppeling.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in Billit

Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.

Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de kassa op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de kassa op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.

Inrichten betaalmethoden
Indien er gekozen wordt voor de optie hybride - dus het aanmaken van een individuele factuur of een dagfactuur - dan kunnen hier de betaalmethoden worden ingericht. Per betaalmethode kan eenvoudig worden aangegeven of de factuur individueel aangemaakt dient te worden of dat de bon met deze betaalmethode deel uit maakt van de dagomzet.

5.Day-to-day: Vanuit Twelve

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dagfactuur aangemaakt in Billit.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.

Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.

Debiteuren
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in Billit geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Twelve bonnen. +-
Velden normale of omzet bon
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bonnen.
Naam veld Waarden uit Twelve bon
Twelve ken het concept Bon Betaald. Bonnen van type Bon Betaald worden anders verwerkt. Zie hieronder. Daarnaast wordt het totaal van de bon bepaald op basis van de bedragen in de bonregels. Daarom worden eerst de bonregels en de betalingen voor de bon opgehaald en verwerkt en pas daarna wordt de bon als geheel samengesteld.
Bon-id [id]
Bonnummer [id]
Datum [date]
Bedragen incl en excl en BTW bedrag Sommatie over de regels
Status De status wordt als volgt bepaald:
  • [amountSale] plus [amountNoSale] is het bontotaal
  • Als het bontotaal minder dan 3 cent afwijkt van het berekende bontotaal dan is de status completed. Anders is de status open.
Dit is een beveiligingsmaatregel. In principe zijn Twelve bonnen altijd completed. Zij kunnen immers niet meer gewijzigd worden. Omdat we af en toe vreemde dingen controleren pakt de koppeling alleen die bonnen op die aan bovenstaande voorwaarde voldoen.
Binnen Twelve zijn er meerdere type bonregels, nl regels in [productLines], [supplementLines], [depositLinesCharged] (statiegeld) en [depositLinesIntake] (statiegeld-terug)
Uitwerking bon regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve bonregel
Regel-id [productId]
Naam Als er een product in Twelve is voor [productId] dan veld [nameOnTerminal] van dat product in Twelve. Anders Naam onbekend.
Categorie Indien in de bonregel aanwezig en gevuld [accountingGroupId]. Anders [accountingGroupId] van het Twelve product.
Aantal [count]
BTW percentage [vatPercent], deze waarde is < 1
Soort inkomsten [turnover]
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting [price]
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting [price] / (1 + BTW percentage)
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting eenheidsprijs * [count]
Bedragen met korting De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar.
BTW codes en rekeningen Billit Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking supplement regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve supplement-toevoegen van de bonregel
Een supplement-regel is een toevoeging aan de bonregel
Regel-id [productId]
Naam [nameOnTerminal] van het product in Twelve # [nameOnTerminal] van het supplement in Twelve
Aantal [count]
BTW percentage [vatPercent], deze waarde is < 1
Soort inkomsten [turnover]
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting [price]
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting [price] / (1 + BTW percentage)
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting eenheidsprijs * [count]
Bedragen met korting De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar.
BTW codes en rekeningen Billit Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking statiegeld regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon
De statiegeld-regels staan apart in de bon
Regel-id [depositId]
Naam Statiegeld betaald
Aantal 1
BTW percentage 0
Soort inkomsten [turnover]
Bedragen incl en excl BTW [price]
BTW codes en rekeningen Billit Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking teruggave statiegeld regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon
De statiegeld-regels staan apart in de bon
Regel-id [depositId]
Naam Statiegeld terug
Aantal 1
BTW percentage 0
Soort inkomsten [turnover]
Bedragen incl en excl BTW (-1) * [price]
BTW codes en rekeningen Billit Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking regel betaalinformatie+-
Naam veld Waarden uit de Twelve bon-betaald regel
Regel-id [id] uit de bon-betaald
Naam Betaling bon [id]
Aantal 1
BTW percentage 0
Soort inkomsten [payment]
Bedragen incl en excl BTW [summary][amountSale] + [summary][amountNoSale]
BTW codes en rekeningen Billit Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard

6.Day-to-day: Naar Billit

Hieronder staat het aanmaken van nieuwe Billit facturen op veldniveau uitgewerkt.

Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt de klant-informatie in de factuur geplaatst. Er wordt dus geen aparte klant aangemaakt. Billit zorgt zelf voor het matchen van de debiteurgegevens met de al bestaande debiteuren in Billit.

Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.

Aanmaken producten
Producten worden alleen aangemaakt als dat ingesteld is in jullie contract. De koppeling controleert eerst of de producten uit de bon al in Billit bestaan. Zo niet, dan voegt de koppeling de ontbrekende producten toe. De regels voor het matchen van producten tussen Twelve en Billit kun je in deze FAQ nalezen.

Wat betreft de BTW houdt de koppeling het BTW percentage in de bon aan.

Uitwerking veldniveau Billit


Uitwerking op veld-niveau Billit factuur. +-
Billit factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
OrderDate 2022-12-02T20:23:29+01:00
ExpiryDate 2022-12-16T20:23:29 + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar.
OrderType Invoice Soort, bij negatieve bon Creditinvoice.
OrderTitle 1050 Bonnummer
OrderDirection Income
TotalExcl 97.98 Aantal * eenheidsprijzen excl BTW
TotalIncl 103.85 Aantal * eenheidsprijzen incl BTW
TotalVat 5.87 BTW
PaymentReference 1050 Bonnummer
Created 2023-01-20 huidige datum
Factuur-regels
Quantity 2 Aantal
Description Maandelijkse instellingen check Omschrijving
VATPercentage 6.00 BTW percentage
UnitPriceExcl 20.7075 Eenheidsprijzen excl BTW
UnitPriceIncl 21.9500 Eenheidsprijzen incl BTW
TotalExcl 41.4151 Aantal * eenheidsprijzen excl BTW
TotalIncl 43.9000 Aantal * eenheidsprijzen incl BTW
TotalVAT 2.4849 BTW
Currency EUR Wordt niet doorgezet
InclLeading true Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen.
Product-id Product identifier vanuit Billit Alleen als ingesteld is dat producten moeten worden doorgezet.
Klant
Voornaam Sophie
Achternaam Fischer
Adres Stationstraat
Huisnummer 12
Postcode 1000AA
Stad Amsterdam
LandCode NL
Email info@sponiza.nl
Telefoonnummer 31623138822
Naam Sophie Fischer Bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam.
Verzendadres factuur - let op, het verzendadres is een extra adres bij de klant in Billit
Adres-type DeliveryAddress
Naam Marietje Geuze
Adres Heesterstraat
Huisnummer 1
Postcode 3512KL
Stad Utrecht
LandCode NL
Paid 1
Uitwerking op veld-niveau Billit product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Reference [Reference] De referentie van het product in Billit. Deze referentie is beschikbaar nadat we het product opgehaald of eventueel toegevoegd hebben.
Omschrijving [Description]
Prijs excl BTW [unitpriceExcl]
BTW product [BTW]
Bedrag incl BTW [unitpriceIncl]
Aangemaakt Huidige datum
Laatst gewijzigd Huidige datum

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Twelve kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Billit. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/46/billit.html.

Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.