1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en Yuki.
De koppeling zorgt dat bonnen uit het SW-Retail kassasysteem automatisch worden doorgezet naar facturen in Yuki. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Yuki, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor Yuki.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....
Er is een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Er zijn drie manieren om de bonnen uit de SW-Retail kassa door te zetten naar Yuki:
- Dag-memoboeking: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-memoboeking in Yuki geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Yuki geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
- Dag-memoboeking: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-memoboeking in Yuki geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Yuki geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf Dag-memoboeking
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Yuki.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Yuki.
Controle vooraf individuele bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Yuki bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Doorzetten dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Yuki. In de regels van de Yuki memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Yuki. In de regels van de Yuki memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie.
Doorzetten bonnen
Indien de bon op naam van een klant is dan wordt de klant toegevoegd aan Yuki als deze nog niet aanwezig is. Matching vindt plaats op emailadres. Betreft het een anonieme bon dan wordt de bon op een vaste debiteur in Yuki geboekt.
Indien de bon op naam van een klant is dan wordt de klant toegevoegd aan Yuki als deze nog niet aanwezig is. Matching vindt plaats op emailadres. Betreft het een anonieme bon dan wordt de bon op een vaste debiteur in Yuki geboekt.
Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
Controle achteraf
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van Yuki is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Yuki een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Yuki verderop in de handleiding.
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van Yuki is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Yuki een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Yuki verderop in de handleiding.
3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie
Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.
4.Nodig: Yuki codes
Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.
Lees meer Nodig Yuki ....
Lees minder Nodig Yuki ....
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie SW-Retail kassasysteem
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Yuki
Je legt de connectie met Yuki via de administratie-id en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Yuki. Je kunt de administratie-id en API sleutel nu invullen in het popup window.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes en omzetrekeningen in Yuki. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de SW-Retail kassasysteem opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes en omzetrekeningen in Yuki. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de SW-Retail kassasysteem opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassasysteem en de tussenrekeningen uit Yuki.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassasysteem en de tussenrekeningen uit Yuki.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem
Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.
De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:
- Factuurnummer
- Datum van de bon
- Totaalbedrag exclusief BTW
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Totaalbedrag BTW
- Producten
- Artikelomschrijving
- Artikelnummer van de fabrikant
- Aantal
- Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
- Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
- Totaal BTW bedrag van deze regel
- BTW Tarief
- Korting inclusief BTW
- Gekoppelde klantkaart*
- E-mailadres
- Relatiecode SW-Retail
- Naam
- Achternaam
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- Telefoonnummer
- Betaalmethode
- Naam van de betaalmethode
- Bedrag dat is betaald
*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.
7.Day-to-day: Naar Yuki
Aanmaken transacties
Een bon uit de SW-Retail webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.
De synchronisatie van gegevens tussen SW-Retail en Yuki is als volgt:
Een bon uit de SW-Retail webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.
De synchronisatie van gegevens tussen SW-Retail en Yuki is als volgt:
Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie worden de gegevens meegegeven in de salestransactie en Yuki gaat het verder verwerken. Het factuuradres wordt meegegeven, ook als het verzendadres afwijkend is.
Bij het doorzetten van klantinformatie worden de gegevens meegegeven in de salestransactie en Yuki gaat het verder verwerken. Het factuuradres wordt meegegeven, ook als het verzendadres afwijkend is.
Uitwerking veldniveau Yuki
Uitwerking op veld-niveau Yuki factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| SalesInvoice | ||
| Reference | 9483 |
SW-Retail bonnen:
|
| Subject | Bon 9483 |
|
| PaymentMethod | Online | De betaalmethode, zoals ingesteld bij, tab Configuratie. |
| Process | true | kan False of True zijn. |
| EmailToCustomer | false | False, op aanvraag kan dit op true gezet worden. Maar alleen als er met status Verwerkt wordt doorgezet, dan wordt de factuur automatisch vanuit Yuki naar de klant gestuurd. |
| Layout | Naam van de factuurlayout in Yuki. Wilt u dat de koppeling een bepaalde Factuurlayout uit Yuki gebruikt, geef ons dan de naam daarvan door, dan stellen wij het in. | |
| Date | 2023-03-01 | |
| PriceList | Standaard leeg, niet aanpasbaar. | |
| Currency | EUR | Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken. |
| Remarks | [notes] | |
| Contact | ||
| FullName | Sophie Fischer | voornaam achternaam |
| FirstName | Sophie | voornaam |
| LastName | Fischer | achternaam |
| Gender | Unknown | |
| CountryCode | NL | landcode |
| City | Amsterdam | stad |
| Zipcode | 1000AA | postcode |
| AddressLine_1 | Stationstraat 12 | adres |
| AddressLine_2 | Huis | |
| Website | Standaard leeg, niet aanpasbaar. | |
| CoCNumber | KVKNummer | |
| VATNumber | BTWNummer | |
| ContactType | Person | |
| ContactPerson | ||
| FirstName | Sophie | voornaam |
| LastName | Fischer | achternaam |
| Gender | Unknown | |
| EmailAddress | sophie@webwinkelfacturen.nl | |
Uitwerking op veld-niveau Yuki factuur regels. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| InvoiceLines | ||
| InvoiceLine | ||
| ProductQuantity | 1 | Aantal |
| Product | ||
| Description | Badslippers Maat 39 | ProductNaam |
| Reference | SKU indien aanwezig | |
| Category | ||
| SalesPrice | 29.56 | Regelbedrag incl BTW |
| VATPercentage | 21 | BTW percentage |
| VATIncluded | true | |
| VATType | 1 | Op basis van de instellingen in het dashboard. Qua BTW codes wordt een vaste lijst gebruikt. |
| GLAccountCode | 700800 | Grootboekrekening - deze is niet uit te schakelen. |
| Remarks | ||
Uitwerking op veld-niveau Yuki memoboeking - dagomzet. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Onderwerp | Dagomzet datum | |
| JournalType | GeneralJournal | |
| Factuurnummer | Bestelnummer | Op aanvraag het factuurnummer. |
| ProjectCode | Op verzoek in te stellen naar een default costcenter. | |
| lines | ||
| Description | Omschrijving |
Omschrijving:
|
| Bedrag | Bedrag excl BTW | |
| Tussen- of grootboekrekening | Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard. | |
| DossierCode | Op verzoek in te stellen naar een default costcenter. | |
| Taxline | ||
| Description | BTW percentage over bedrag excl BTW. | Omschrijving |
| EntryDate | Datum van de dagomzet. | |
| Amount | BTW bedrag | |
| GLAccount | De BTW rekening. | |
| Bij het berekenen van het BTW bedrag wordt gesommeerd over alle regels van alle bonnen en deze wordt gegroepeerd per BTW percentage. | ||
