1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en WeFact.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in WeFact, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor WeFact.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dagfactuur in WeFact geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in WeFact geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar WeFact.
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in WeFact bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Voor het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar WeFact. In de regels van de WeFact dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dagfactuur.
Het doorzetten van een SW-Retail bon naar WeFact gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in WeFact aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Indien de productsynchronisatie aanstaat worden ontbrekende producten in WeFact aangemaakt.
- De WeFact factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van WeFact is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft WeFact een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar WeFact verderop in de handleiding.
3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie
Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.
4.Nodig: WeFact API sleutel
- Log in bij WeFact
- Ga naar Instellingen > API
- Vink aan dat je de API wilt inschakelen
- Voeg de ip-adressen toe. De ip-adressen zijn 85.10.150.5 en 85.10.143.192 (Let op; tot voor kort waren dit 188.241.148.36 en 141.138.138.112. De adressen in de afbeelding hieronder, zijn dus niet onze huidige ip-adressen)
- Maak een copy van de gegenereerde API sleutel. Deze sleutel heb je nodig in de volgende sectie Installatie.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met WeFact. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie WeFact administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De connectie met WeFact loopt via API-sleutel die je aanmaakt binnen je WeFact account. Voor de API sleutel geef je aan welke IP adressen toegang hebben tot de API-sleutel. Dit is een extra beveiliging die in principe maar 1 keer ingevuld hoeft te worden.
Alleen als wij van server verhuizen zullen de ip-adressen bijgewerkt moeten worden. Mocht dit gaan spelen in de toekomst dan ontvang je hier tijdig informatie over.
De koppeling kan een factuurlayout meegeven aan de WeFact factuur. Je kunt de gewenste factuur-layout selecteren uit de lijst beschikbare layouts.
Bij het inrichten van de BTW tarieven wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes in WeFact. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de SW-Retail kassasysteem opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem
Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.
De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:
- Factuurnummer
- Datum van de bon
- Totaalbedrag exclusief BTW
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Totaalbedrag BTW
- Producten
- Artikelomschrijving
- Artikelnummer van de fabrikant
- Aantal
- Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
- Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
- Totaal BTW bedrag van deze regel
- BTW Tarief
- Korting inclusief BTW
- Gekoppelde klantkaart*
- E-mailadres
- Relatiecode SW-Retail
- Naam
- Achternaam
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- Telefoonnummer
- Betaalmethode
- Naam van de betaalmethode
- Bedrag dat is betaald
*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.
7.Day-to-day: Naar Wefact
Een bon uit de SW-Retail webwinkel wordt naar WeFact doorgezet als een WeFact factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt, de optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen.
De synchronisatie van gegevens tussen SW-Retail en WeFact is als volgt:
Ookal heeft de WeFact factuur die door de koppeling is aangemaakt de status verzonden, dat betekent niet dat WeFact de factuur per email heeft verstuurd. De status verzonden kan ook betekenen dat de factuur handmatig is verzonden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij passen je contract-instellingen aan zodat de koppeling - nadat de WeFact factuur is aangemaakt - een extra opdracht naar WeFact stuurt om de factuur per email naar de klant te versturen.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze WeFact debiteur gebruikt als debiteur van de WeFact transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan WeFact. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
We kunnen producten toevoegen aan WeFact. Standaard staat dit uit, neem contact met ons op indien u dit aan wilt zetten. Indien geactiveerd, dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in WeFact bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in WeFact dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De koppeling zet de volgende producten automatisch in WeFact: Verzendkosten, Betaalkosten, Toeslag, Korting en Extra kosten.
WeFact accepteert alleen SKU's bestaand uit cijfers/letters, zonder afwijkende tekens.
Bij het aanmaken van facturen gebruikt de koppeling het BTW percentage zoals dat in de van SW-Retail. Ook als er een ander BTW percentage staat in het product van WeFact.
Uitwerking veldniveau WeFact
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
xml | ||
VatCalcMethod | incl | Dit betekent dat de factuur in WeFact incl BTW zal tonen. Dit is niet aan te passen. WeFact heeft aangegeven dat de facturen op deze manier goed worden aangeleverd. |
Debtor | 906 | WeFact debiteurID |
Date | 2023-03-01 21:25:08 | |
InvoiceCode | Leeg, op verzoek | |
Description | 000000906/000000345 | |
Term | 14 | |
InvoiceLines | ||
Number | 1 | Aantal |
Description | 3-in-1 TijdschriftBundel | Omschrijving |
PriceExcl | 20.65 | Eenheidsprijs excl BTW. |
TaxCode | V21 | BTW code |
ReferenceNumber | 000000906 | bestelnummer |
Status | 0 | Keuze voor status 4 - Verwerkt is mogelijk. |
Factuurprofiel | Zoals ingesteld op het dashboard. | |
Kostenplaats | Het is mogelijk om de omzet op een default kostenplaats te laten boeken. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
CompanyName | [company] | Bedrijfsnaam |
Initials | [firstname] | voornaam |
Surname | [lastname] | Als [lastname] niet wordt meegegeven dan vullen wij NN in. |
Taxnumber | [btwnr] | BTWnummer |
Adres | [adres] | Als er een huisnummer wordt meegegeven dan: [adres][housenr] |
Zipcode | [zipcode] | Postcode |
City | [city] | Stad |
Country | [isocountry] | Land |
emailadres | [email] | |
Phonenumber | [telnr] |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
productcode | [articlekey] | |
productnaam | [name] | |
productkeyphrase | [description] | |
price excl | [unitpriceexcl] | Eenheidsprijs excl BTW. |
taxcode | BTW code | Zoals ingesteld op het dashboard. |
CostCentre | [defaultcostcenter] | Als deze aanwezig is, dan geven we deze weer. |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....