1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en SnelStart.

De koppeling zorgt dat bonnen uit het SW-Retail kassasysteem automatisch worden doorgezet naar bestellingen / verkoopboekingen in SnelStart. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in SnelStart, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor SnelStart.


Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de SW-Retail kassa door te zetten naar SnelStart:
- Kasboeking: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Kasboeking in SnelStart geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte bestelling / verkoopboeking in SnelStart geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....


Controle vooraf Kasboeking
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar SnelStart.

Controle vooraf individuele bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in SnelStart bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Doorzetten dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar SnelStart. In de regels van de SnelStart kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een SW-Retail bon naar SnelStart gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in SnelStart aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de SW-Retail bon al in SnelStart aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De SnelStart transactie (financiele boeking, bestelling) wordt aangemaakt en doorgezet.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van SnelStart is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft SnelStart een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar SnelStart verderop in de handleiding.

3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie

Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.

4.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Lees meer Nodig snelstart....
Lees minder Nodig snelstart....

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar op Webwinkelfacturen. Er komen nu allerlei tegels tevoorschijn voor verschillende systemen. Je zoekt de tegel voor Wisteria.

Klik nu op Genereer de sleutel. Kopieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

 

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassasysteem nodig.

Authenticatie SW-Retail kassasysteem
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

Dagboek
Voor de dagomzet stel je hier een Kas-dagboek in. Indien je gebruik maakt van de optie hybride dan kun je een aparte Verkoop-dagboek instellen voor de individuele bonnen. Factuurlayout
Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW tarieven uit de SW-Retail kassasysteem opgehaald en in het overzicht getoond.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassasysteem en de tussenrekeningen uit SnelStart.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

6.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem

Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.

De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:

  • Factuurnummer
  • Datum van de bon
  • Totaalbedrag exclusief BTW
  • Totaalbedrag inclusief BTW
  • Totaalbedrag BTW
  • Producten
    • Artikelomschrijving
    • Artikelnummer van de fabrikant
    • Aantal
    • Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
    • Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
    • Totaal BTW bedrag van deze regel
    • BTW Tarief
    • Korting inclusief BTW
  • Gekoppelde klantkaart*
    • E-mailadres
    • Relatiecode SW-Retail
    • Naam
    • Achternaam
    • Postcode
    • Woonplaats
    • Land
    • Telefoonnummer
  • Betaalmethode
    • Naam van de betaalmethode
    • Bedrag dat is betaald

*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.

7.Day-to-day: Naar Snelstart

De synchronisatie van gegevens tussen SW-Retail en SnelStart is als volgt.

Aanmaken transacties
De bonnen worden in SnelStart geimporteerd als bestellingen of financiele boekingen.
Standaard staat de koppeling ingericht op het aanmaken van financiele boekingen. Deze keuze is te wijzigen in de contractinstellingen in het dashboard, tabblad Configuratie of via email bij ons aan te vragen. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten naar financiele boekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze SnelStart debiteur gebruikt als debiteur van de SnelStart transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan SnelStart. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Verzendadres Bij de optie SnelStart bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.

Aanmaken producten
Indien de bonnen worden doorgezet naar SnelStart bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in SnelStart bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in SnelStart dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd.

De regels voor het matchen van producten tussen SW-Retail en SnelStart kun je in deze FAQ nalezen.

De standaard instelling in SnelStart voor artikelnummers is lengte 10 en alleen cijfers. Dit dient opgehoogd te worden naar lengte 25 en cijfers en letters. De reden is dat in ieder geval de dummie-producten deze ruimte nodig hebben. Zie ook de FAQ.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in SnelStart. Producten in SnelStart worden nooit gewijzigd.

Uitwerking veldniveau SnelStart

Uitwerking op veld-niveau SnelStart financiële boeking. +-
Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht
Naam Voorbeeld Opmerking
Factuurdatum [orderdate]
Factuurnummer [ordernumber]
Betalingstermijn 14 dagen Dit kan niet aangepast worden.
Omschrijving Bonnummer / Betaalmethode indien aanwezig
  • SW-Retail bonnen: Bonnummer bonnummer
Factuurbedrag Het totaalbedrag van de bon incl BTW.
Klant
Id [debiteurID] SnelStart debiteur-id.
uri /relaties/[debiteurID]
Boekingsregel
Omschrijving [name]
Grootboekrekening Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard.
Bedrag Bedrag excl BTW.
Kostenplaats 1 default kostenplaats per koppeling.
BTWregels
BTW bedrag [price]
BTWsoort
  • Hoog
  • Laag
  • Geen
  • Overig
Uitwerking op veld-niveau SnelStart bestelling. +-
SnelStart bestelling
Benodigd pakket: InBalans of InZicht
Naam Voorbeeld Opmerking
relatie
id 7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j SnelStart debiteur-ID.
uri /relaties/7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j
procesStatus Order
datum 2023-03-01
verkooporderBtwIngaveModel Exclusief Standaard Exclusief, kan aangepast worden naar inclusief.
omschrijving 890492 / iDEAL Bonnummer / Betaalmethode indien aanwezig
betalingskenmerk 890492
  • SW-Retail bonnen:
    Bonnummer bonnummer
memo
regels
artikel
id 8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd
uri /artikelen/8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd
omschrijving Digital Xbox one - wit
stuksprijs 245.45 Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt.
aantal 1
totaal 245.45 Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt
verkoopordersjabloon
id 8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4
uri /verkoopordersjablonen/8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4

De SnelStart bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd.

Uitwerking op veld-niveau SnelStart product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
artikelcode [articlekey]
Omschrijving [productName]
ArtikelOmzetgroep
  • id -> [productLedgercode]
  • uri -> artikelomzetgroepen/[productLedgercode]
ModifiedOn [date]
isNonActief false
Uitwerking op veld-niveau SnelStart klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
relatiesoort Klant
Naam [name]
Telefoon [Telnr]
Mobiel [Mobile]
Email [Email]
KvKnummer [KvK]
Iban [Bankaccount_iban]
VestigingsAdres
  • [street]
  • [zipcode]
  • [city]
correspondentieAdres Hetzelfde als VestigingsAdres.
btwNummer [Btwnr]
Uitwerking op veld-niveau SnelStart kasboekingen (dagomzet) +-
Naam Voorbeeld
Dagboek Kasdagboek
Uitgegeven 0
Ontvangen 0
line
  • Omschrijving - Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet.
  • Bedrag
  • Omzet- of tussenrekening
Taxline
  • BTW bedrag
  • BTW code

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je SW-Retail kassasysteem, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassasysteem. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/58/swretail.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.