1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en Rompslomp.

De koppeling zorgt dat bonnen uit het SW-Retail kassasysteem automatisch worden doorgezet naar facturen in Rompslomp. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Rompslomp, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.

  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor Rompslomp.


Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de SW-Retail kassa door te zetten naar Rompslomp:
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Rompslomp geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte facturen in Rompslomp geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Rompslomp. In de regels van de Rompslomp dag-factuur staat de omzet per BTW code
Verschillende vormen dagomzet


Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Rompslomp.

Default is het aanmaken van de dagfactuur. Als je de bonnen per stuk wilt doorzetten dan kun je dat bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Rompslomp staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf dagafsluiting
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Rompslomp.

Controle vooraf individuele bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Rompslomp bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten dagomzet
Bij het doorzetten van een kassa-afsluiting maakt de koppeling een dag-factuur aan in Rompslomp. Hier in staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie.
Verschillende vormen dagomzet

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een SW-Retail bon naar Rompslomp gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Rompslomp aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gecontroleerd of de producten uit de SW-Retail bon al in Rompslomp aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Rompslomp factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van Rompslomp is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Rompslomp een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Rompslomp verderop in de handleiding.

 

 

 

3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie

Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Rompslomp. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Rompslomp administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassasysteem nodig.

Authenticatie SW-Retail kassasysteem
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Connectie Rompslomp
De connectie met Rompslomp loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Rompslomp voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Rompslomp account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Rompslomp gelegd.

Dashboard Rompslomp connectie

Administratie Rompslomp
Nadat de connectie met Rompslomp gelegd is dient de administratie voor de connectie ingesteld te worden. Pas daarna kunnen de andere instellingen gedaan worden zoals de BTW tarieven. Ververs het scherm met de pijltjes naast de Copy knop om de data op te halen die bij de administratie hoort.
Dashboard Rompslomp connectie
Factuurlayout Rompslomp
Na het selecteren van de administratie en het verversen van het scherm via de pijltjes naast de Copy knop kan een factuurlayout geselecteerd worden.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes en omzetrekeningen in Rompslomp. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW tarieven uit de SW-Retail kassasysteem opgehaald en in het overzicht getoond.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

5.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem

Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.

De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:

  • Factuurnummer
  • Datum van de bon
  • Totaalbedrag exclusief BTW
  • Totaalbedrag inclusief BTW
  • Totaalbedrag BTW
  • Producten
    • Artikelomschrijving
    • Artikelnummer van de fabrikant
    • Aantal
    • Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
    • Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
    • Totaal BTW bedrag van deze regel
    • BTW Tarief
    • Korting inclusief BTW
  • Gekoppelde klantkaart*
    • E-mailadres
    • Relatiecode SW-Retail
    • Naam
    • Achternaam
    • Postcode
    • Woonplaats
    • Land
    • Telefoonnummer
  • Betaalmethode
    • Naam van de betaalmethode
    • Bedrag dat is betaald

*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.

6.Day-to-day: Naar Rompslomp

Uitwerking veldniveau Rompslomp
Uitwerking op veld-niveau Rompslomp factuur. +-
Rompslomp factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
sales_invoice
date 2023-01-02 Besteldatum
due_date 2023-01-16 Twee weken na de besteldatum - dit kan niet aangepast worden.
contact_id 4556686965 klantnummer
Valuta eur valuta
Omschrijving 298 Bestelnummer, op verzoek factuurnummer.
Bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer, op verzoek factuurnummer.
invoice_lines
product_id 4970548064
quantity 1 aantal
vat_rate 0.21 BTW percentage
vat_type_id 701184043 BTWcodeaaaa]
account_id 5464900859
price_per_unit 12.40 Eenheidsprijs excl BTW
description 14 dagen verlenging Omschrijving
template_id 4460540845
validates_vat_number
Uitwerking op veld-niveau Rompslomp verzamelfactuur. +-
Rompslomp verzamelfactuur
Naam Voorbeeld Opmerking
sales_invoice
date 2023-01-02 Datum bon
due_date 2023-01-16 Twee weken na de datum - dit kan niet aangepast worden.
contact_id 4556686965 default klantnummer in Rompslomp, moet aan ons doorgegeven worden
currency eur Valuta
Omschrijving Dagomzet 2023-01-23 Naam dagomzet
Factuurlayout 12345 Zoals ingesteld op het dashboard
Factuurregels
product_id 4970548064
quantity 1 aantal
vat_rate 0.21 BTW percentage
vat_type_id 701184043 BTWcodeaaaa]
account_id 5464900859
price_per_unit 12.40 Eenheidsprijs excl BTW
description 14 dagen verlenging Omschrijving

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je SW-Retail kassasysteem, per wanneer, zijn doorgezet naar Rompslomp.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassasysteem. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/58/swretail.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/54/rompslomp.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.