Handleiding: Swretail Wisteria - Moneybird

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en Moneybird.

2.Hoe de koppeling werkt

3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie

Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Connectie Moneybird
De connectie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.

Administratie en factuurlayout
Voor het gebruik van de koppeling dien je op te geven naar welke administratie de facturen gestuurd moeten worden. Ook dien je een factuurlayout op te geven voor de Moneybird facturen. Doe je dat niet dan kunnen de facturen helaas niet aangemaakt worden in Moneybird.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes en omzetrekeningen in Moneybird. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW tarieven uit de SW-Retail kassasysteem opgehaald en in het overzicht getoond.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

5.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem

Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.

De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:

• Factuurnummer
• Datum van de bon
• Totaalbedrag exclusief BTW
• Totaalbedrag inclusief BTW
• Totaalbedrag BTW
• Producten
  • Artikelomschrijving
  • Artikelnummer van de fabrikant
  • Aantal
  • Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
  • Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
  • Totaal BTW bedrag van deze regel
  • BTW Tarief
  • Korting inclusief BTW
• Gekoppelde klantkaart*
  • E-mailadres
  • Relatiecode SW-Retail
  • Naam
  • Achternaam
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Land
  • Telefoonnummer
• Betaalmethode
  • Naam van de betaalmethode
  • Bedrag dat is betaald

*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.

6.Day-to-day: Naar Moneybird

Aanmaken transacties
Aan het einde van deze sectie staat op veldniveau uitgewerkt hoe we een Moneybird factuur aanmaken.

Verzendstatus: Het is mogelijk om de verzendstatus van de Moneybird factuur op verzonden te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird debiteur verzendmethode handmatig heeft. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status verzonden krijgt.

Automatisch versturen factuur: Ook al heeft de koppeling de status verzonden, dat betekent niet dat Moneybird de factuur automatisch verstuurd. Immers in Moneybird kan de factuur handmatig of per email verzonden worden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op. Wij kunnen dat dan voor je instellen.

Betaalstatus: Het is mogelijk om de betaalstatus van de Moneybird factuur op betaald te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird de status verzonden heeft. Daarnaast moet de bon betaald zijn. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status betaald krijgt. Bij Mollie betalingen kan het Mollie transactionid ook doorgezet worden naar Moneybird.
Let op: Soms komt een betaling op een bon pas later binnen en heeft de koppeling de bon al doorgezet naar Moneybird. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen.

Workflows: De koppeling doet niets met de Moneybird workflows. Het is dus niet mogelijk om met de factuur een workflow mee te geven.

Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Moneybird debiteur gebruikt als debiteur van de Moneybird transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Moneybird. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

---

Uitwerking veldniveau Moneybird

Uitwerking op veld-niveau Moneybird factuur. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
sales_invoice
Datum	2023-01-11T19:46:56+01:00
Referentie	1698
Factuurnummer	INV1234	Alleen op aanvraag en gelijk aan het op aanvraag. Het is beter als Moneybird zelf het factuurnummer bepaalt.
contact_id	89387832984u987229	Id Moneybird debiteur.
Prijzen incl BTW	true	Als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false.
Factuurprofiel		Zoals ingesteld op het dashboard
details_attributes
amount	1	Aantal
description	A4 - poster	Omschrijving
tax_rate_id	230205097768912088	BTW code
price	33.00	Eenheidsprijs incl BTW, als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders eenheidsprijs excl BTW
ledger_account_id	230205097213166793	ID van de omzet categorie zoals ingesteld op het dashboard.
prices_are_incl_tax	1
document_style_id	389430293784902308	Op aanvraag, er is 1 default project-id (kostenplaats) in te vullen per koppeling.

Uitwerking op veld-niveau Moneybird betaling. +-

Naam	Voorbeeld
Betaaldatum	[date]
Bedrag	Het bedrag uit de betaling
Transaction-identifier	Betalings Id
Rekening	(Grootboekrekening) Wordt meegegeven als deze is ingesteld.

Uitwerking op veld-niveau Moneybird klant. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
bedrijfsnaam	[company]
voornaam	[firstname]
achternaam	[lastname]	Als de voornaam & achternaam niet wordt meegegeven dan is de achternaam -> NN.
adres	[adres]
postcode	[zipcode]
stad	[city]
land	[isocode]
mobiel	[telnr]
email	[email]
Chamber of commerce	[KvK]
BTWnummer	[btwnr]
delivery method	Manual
klantId		Leeg, tenzij er [customerid] of [referenceid] wordt meegegeven.

7.Support