1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en Minox.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Minox, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor Minox.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....
2.Hoe de koppeling werkt
- Memoboeking: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Memoboeking in Minox geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte verkoopboeking in Minox geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Minox.
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Minox bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Voor het aanmaken van de memoboeking worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Minox. In de regels van de Minox memoboeking staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in memoboeking.
Het doorzetten van een SW-Retail bon naar Minox gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Minox aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Minox verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van Minox is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Minox een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Minox verderop in de handleiding.
3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie
Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.
4.Nodig: Minox inrichting
Opdat de koppeling optimaal haar werk kan doen is een goede inrichting van Minox belangrijk. Deze link geeft tips en informatie en wordt verzorgd door Minox zelf: Tips inrichting Minox.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Minox. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Minox administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Minox
De authenticatie met Minox loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Minox voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Minox account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Minox gelegd.
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Minox eerst de administratie van je Minox administratie instelt. Zolang de administratie onbekend is kunnen gegevens die afhankelijk zijn van die administratie - zoals BTW Codes, rekeningen en dagboeken - niet uit je Minox administratie worden opgehaald. Na het instellen van de administratie kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Minox. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Naast de administratie dient ook het dagboek te worden ingesteld.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes en omzetrekeningen in Minox. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de SW-Retail kassasysteem opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassasysteem en de tussenrekeningen uit Minox.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem
Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.
De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:
- Factuurnummer
- Datum van de bon
- Totaalbedrag exclusief BTW
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Totaalbedrag BTW
- Producten
- Artikelomschrijving
- Artikelnummer van de fabrikant
- Aantal
- Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
- Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
- Totaal BTW bedrag van deze regel
- BTW Tarief
- Korting inclusief BTW
- Gekoppelde klantkaart*
- E-mailadres
- Relatiecode SW-Retail
- Naam
- Achternaam
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- Telefoonnummer
- Betaalmethode
- Naam van de betaalmethode
- Bedrag dat is betaald
*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.
7.Day-to-day: Naar Minox
De bonnen uit SW-Retail worden in Minox geïmporteerd als verkoopboekingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Minox:
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Minox debiteur gebruikt als debiteur van de Minox transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Minox. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Uitwerking veldniveau Minox

Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Totaalregel | ||
document_date | 2023-03-01 | |
description | 8855 | |
journal | Dagboek | |
id | VERK | |
account | ||
id | 100783 | customernr uit Minox |
Factuurnummer | Standaard leeg, op verzoek | |
debit | 31 | Bedrag bon incl BTW. |
Detailregels | ||
journal | Dagboek | |
id | VERK | |
credit | 6.61 | Bedrag bon incl BTW |
account | ||
id | 80000 | Grootboekrekening |
Factuurnummer | standaard leeg, op verzoek | |
description | Amerikaanse augurk - 40ml | Omschrijving bonregel |
document_date | 2023-03-01 | |
vat | BTW code | |
id | 10 | |
amount | 0 | |
BTW regels | ||
journal | Dagboek | |
vat | BTW rekening | |
credit | 1.34 | BTW bedrag |
Factuurnummer | standaard leeg, op verzoek | |
description | 5.27 | BTW bedrag over: bedrag verkoopregel excl BTW |
document_date | 2023-03-01 | |
vat |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
naam | [voornaam][achternaam] | Als [companyname] is meegegeven, dan is naam -> [companyname] |
contactnaam | [voornaam][achternaam] | |
straatnaam en nummer | [adres] | |
postcode | [zipcode] | |
stad | [city] | |
landcode | [countrycode] | Staat standaard op NL, tenzij er een andere landcode is meegegeven. |
telefoonnummers | ||
Telefoonnummer | [telnr] | |
Telefoonnummer type | phone | |
email's | ||
[email] | ||
BTW | Als [btwnummer] > 0 is. | |
active | true | |
Btw registratie nummer | [btwnummer] |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....