1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en Jortt.

De koppeling zorgt dat bonnen uit het SW-Retail kassasysteem automatisch worden doorgezet naar facturen in Jortt. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Jortt, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.

  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor Jortt.


Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de SW-Retail kassa door te zetten naar Jortt:
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Jortt geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte facturen in Jortt geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Jortt. In de regels van de Jortt dag-factuur staat de omzet per BTW code
Verschillende vormen dagomzet


Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Jortt.

Default is het aanmaken van de dagfactuur. Als je de bonnen per stuk wilt doorzetten dan kun je dat bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Jortt staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf dagafsluiting
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Jortt.

Controle vooraf individuele bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Jortt bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een SW-Retail bon naar Jortt gebeurt in twee stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Jortt aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Jortt factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van Jortt is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Jortt een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Jortt verderop in de handleiding.

 

 

 

3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie

Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Jortt. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Jortt administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassasysteem nodig.

Authenticatie SW-Retail kassasysteem
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Connectie Jortt
De authenticatie met Jortt loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Jortt voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Jortt account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Jortt gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Dashboard Jortt connectie

Factuurlayout
Aan een factuur kun je ene handelsnaam meegeven. Op basis van deze handelsnaam hangt Jortt het juiste sjabloon aan de factuur.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes en omzetrekeningen in Jortt. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW tarieven uit de SW-Retail kassasysteem opgehaald en in het overzicht getoond.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Dashboard SW-Retail Jortt inrichten BTW tarieven

5.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem

Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.

De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:

  • Factuurnummer
  • Datum van de bon
  • Totaalbedrag exclusief BTW
  • Totaalbedrag inclusief BTW
  • Totaalbedrag BTW
  • Producten
    • Artikelomschrijving
    • Artikelnummer van de fabrikant
    • Aantal
    • Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
    • Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
    • Totaal BTW bedrag van deze regel
    • BTW Tarief
    • Korting inclusief BTW
  • Gekoppelde klantkaart*
    • E-mailadres
    • Relatiecode SW-Retail
    • Naam
    • Achternaam
    • Postcode
    • Woonplaats
    • Land
    • Telefoonnummer
  • Betaalmethode
    • Naam van de betaalmethode
    • Bedrag dat is betaald

*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.

6.Day-to-day: Naar Jortt

Aanmaken transacties
De bestellingen uit SW-Retail worden in Jortt geïmporteerd als facturen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Jortt:

Status factuur
De Jortt factuur heeft twee soorten status-indicatoren.
  • Betaalstatus: Dit loopt via het veld payment_method. Dit veld kan de waarden hebben already_paid (als de verkoop betaald is), pay_later (anders) of direct_debet. Via de contract-instellingen is dit per koppeling aan te passen. Je kunt altijd de status already_paid doorzetten of juist altijd de status pay_later. Het is zelfs mogelijk om voor Jortt plus gebruikers die een Mollie integratie hebben de betaalstatus op direct_debit te zetten.
  • Verzendstatus: Dit loopt via het veld send_method. Dit veld is leeg (default) of heeft de waarde self of email. Is er geen waarde ingevuld dan wordt er een concept-factuur aangemaakt in Jortt. Bij de waarde self krijgt de Jortt factuur de status definitief. Let op, de factuur kan daarna niet meer aangepast worden in Jortt. Bij de waarde email krijgt de Jortt factuur de status definitief en wordt de factuur automatisch via de email naar de klant gestuurd.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Jortt debiteur gebruikt als debiteur van de Jortt transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Jortt. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Uitwerking veldniveau Jortt
Uitwerking op veld-niveau Jortt factuur. +-
Jortt factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
customer_id f7fb9873-89gv-3vhd-7hg7-89f0e877c78k
invoice_date 2023-02-27 Besteldatum
net_amounts 1
send_method self(Handmatig) Kan op verzoek op email worden gezet.
reference 2020 Bestelnummer, op verzoek factuurnummer.
payment_method already_paid pay_later of already_paid, al naar gelang de betaalstatus in de webwinkel.
Dit kan op verzoek op alwayspaid worden gezet of op de Mollie betaallink.
line_items
description Premium Customerservice Omschrijving
units 1
amount_per_unit
value 89
currency EUR Valuta
vat 0 BTW
ledger_account_id 9fd87hy0-8h5n-5g5v-3k72-0939h98k67k2 Zoals ingesteld op het dashboard.
tradename_id 5h064j87-2k56-7689-g9n7-8gh4skn90284 Factuursjabloon
Uitwerking op veld-niveau Jortt klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
is_private false Standaard false, als customer_name ontbreekt dan true.
customer_name [voornaam][achternaam] Als [voornaam][achternaam] niet is meegegeven, dan wordt er NN ingevuld.
Straat [adres]
postcode [zipcode]
stad [city]
Landcode [Isocountry]
first_name [voornaam]
last_name [achternaam]
[telefoonnummer] [telnr]
email [email]
Btwnummer [btwnr] Wordt meegegeven als het veldt niet leeg is.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je SW-Retail kassasysteem, per wanneer, zijn doorgezet naar Jortt.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassasysteem. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/58/swretail.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/50/jortt.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.