1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en e-Boekhouden.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor e-Boekhouden.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één mutatie in e-Boekhouden geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte mutatie of factuur in e-Boekhouden geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één mutatie doorgezet naar e-Boekhouden. In de regels van de e-Boekhouden mutatie staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als mutaties of facturen naar e-Boekhouden. In de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties Dagomzet en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagomzet komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar e-Boekhouden.
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één mutatie doorgezet naar e-Boekhouden. In de regels van de e-Boekhouden mutatie staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Het doorzetten van een SW-Retail bon naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:
- De klant-gegevens naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer.
- a) Bij de optie e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur.
- b) Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de kassasysteem door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Matching van debiteuren tussen SW-Retail en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
- Producten Bij de optie facturen gebruikt de koppeling de SKU in de factuurregels. Is dit product niet aanwezig in e-Boekhouden dan zal e-Boekhouden de factuur weigeren of op een willekeurig product boeken. Helaas kan de koppeling geen nieuwe producten aanmaken in e-Boekhouden.
- De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.
3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie
Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.
4.Nodig: e-Boekhouden.nl codes
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de SW-Retail kassasysteem opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
6.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem
Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.
De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:
- Factuurnummer
- Datum van de bon
- Totaalbedrag exclusief BTW
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Totaalbedrag BTW
- Producten
- Artikelomschrijving
- Artikelnummer van de fabrikant
- Aantal
- Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
- Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
- Totaal BTW bedrag van deze regel
- BTW Tarief
- Korting inclusief BTW
- Gekoppelde klantkaart*
- E-mailadres
- Relatiecode SW-Retail
- Naam
- Achternaam
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- Telefoonnummer
- Betaalmethode
- Naam van de betaalmethode
- Bedrag dat is betaald
*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.
7.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl
Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit SW-Retail worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen er per regel in de SW-Retail bon twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.
Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.
Bij het aanmaken van facturen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan e-Boekhouden.
Let op: Bij het aanmaken van mutaties geeft de koppeling een verkoopnummer mee. Is er al een mutatie met dat nummer dan zal de bestaande mutatie overschrijven. Zorg dus altijd dat de verkoopnummers uniek zijn, zeker als je meerdere koppelingen op 1 e-Boekhouden laat binnenkomen.
Uitwerking veldniveau aanmaken e-Boekhouden

Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Factuurnummer | 3908 | Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het SW-Retail gebruikt worden. |
Relatiecode | 2023031416200123 | De RelatieCode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd. |
Datum | 2023-01-11 | Datum bestelling |
Betalingstermijn | 14 | |
BoekhoudmutatieOmschrijving | ORD145 - mollie | Bestelnummer - betaalmethode (indien aanwezig) |
AutomatischeIncasso | false | Kan niet aangepast worden |
Factuursjabloon | Factuursjabloon | De naam van het factuurprofiel, default Factuursjabloon. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in. |
InBoekhoudingPlaatsen | true | Kan niet aangepast worden |
Regels | ||
Aantal | 1 | |
Code | 6940478067395 | Code product in e-Boekhouden |
Omschrijving | 2 weken verlenging | De omschrijving in de regel |
PrijsPerEenheid | 8.22 | Eenheidprijs excl BTW |
BTWCode | HOOG_VERK_21 | Zoals ingesteld via het dashboard |
TegenrekeningCode | 8000 | Zoals ingesteld via het dashboard |
KostenplaatsID | 0 | Deze wordt nooit meegegeven |

Naam | Voorbeeld | Opmerking |
SOORT | 2 | Dit is niet aan te passen |
REKENING | 1300 | Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen |
OMSCHRIJVING | ORD235 | |
FACTUUR | ORD235 | |
BETALINGSKENMERK | ORD235 | |
DATUM | 01-01-2023 | Besteldatum |
INEX | EX | |
Regels | ||
BEDRAGEXCL | 99.09 | |
BEDRAGINCL | 119.90 | |
BTWBEDRAG | 20.81 | |
BTWPERC | HOOG_VERK_21 | Zoals ingesteld op het dashboard |
TEGENREKENING | 8000 | Zoals ingesteld op het dashboard |
Debiteur-gegevens: De debiteurgegevens worden zonder vreemde tekens zoals bijvoorbeeld + - _ meegegeven. e-Boekhouden zorgt zelf voor de verwerking van de debiteur. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten. | ||
BEDRIJF | webwinkelfacturen | |
ADRES | Stationstraat 12 | |
POSTCODE | 1000AA | |
PLAATS | Amsterdam | |
TELEFOON | %2B31623138822 | |
info@sponiza.nl | ||
LAND | Nederland |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....