1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en Billit.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor Billit.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één factuur in Billit geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Billit geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één factuur doorgezet naar Billit. In de regels van de Billit factuur staat de omzet per BTW code
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Billit.
Default is het aanmaken van de dagfactuur. Als je de bonnen per stuk wilt doorzetten dan kun je dat bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Billit staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Billit.
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is.
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van Billit is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Billit een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Billit verderop in de handleiding.
3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie
Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.
Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de kassasysteem op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de kassasysteem op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
5.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem
Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.
De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:
- Factuurnummer
- Datum van de bon
- Totaalbedrag exclusief BTW
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Totaalbedrag BTW
- Producten
- Artikelomschrijving
- Artikelnummer van de fabrikant
- Aantal
- Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
- Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
- Totaal BTW bedrag van deze regel
- BTW Tarief
- Korting inclusief BTW
- Gekoppelde klantkaart*
- E-mailadres
- Relatiecode SW-Retail
- Naam
- Achternaam
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- Telefoonnummer
- Betaalmethode
- Naam van de betaalmethode
- Bedrag dat is betaald
*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.
6.Day-to-day: Naar Billit
Hieronder staat het aanmaken van facturen op veldniveau uitgewerkt.
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Reference | [articlekey] | |
| Omschrijving | [Description] | |
| TotaalExcl | [unitpriceExcl] | |
| BTW | [BTW] | |
| TotaalIncl | [unitpriceIncl] | |
| Aangemaakt | 2022-01-01 | |
| Laatst gewijzigd | 2023-01-01 |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| invoicexml | ||
| OrderDate | 2022-12-02T20:23:29+01:00 | Besteldatum |
| ExpiryDate | 2022-12-16T20:23:29 | Besteldatum + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar. |
| OrderType | Invoice | Bij negatieve bestelling Creditinvoice. |
| OrderTitle | 1050 | Bestelnummer op verzoek bestel- of factuurnummer |
| OrderDirection | Income | |
| TotalExcl | 97.98 | |
| TotalIncl | 103.85 | |
| TotalVat | 5.87 | |
| PaymentReference | 1050 | bestelnummer |
| Created | 2023-01-20 | huidige datum |
| OrderLines | ||
| Quantity | 2 | |
| Description | Maandelijkse instellingen check | |
| VATPercentage | 6.00 | |
| UnitPriceExcl | 20.7075 | |
| UnitPriceIncl | 21.9500 | |
| TotalExcl | 41.4151 | |
| TotalIncl | 43.9000 | |
| TotalVAT | 2.4849 | |
| Currency | EUR | Wordt niet doorgezet |
| InclLeading | true | Dit is niet aan te passen. |
| Klant | ||
| Voornaam | Sophie | |
| Achternaam | Fischer | |
| Adres | Stationstraat 12 | |
| Huisnummer | ||
| Postcode | 1000AA | |
| Stad | Amsterdam | |
| LandCode | NL | |
| info@sponiza.nl | ||
| Telefoonnummer | 31623138822 | |
| Naam | Sophie Fischer | |
| Paid | 1 | |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
