1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en Asperion.

De koppeling zorgt dat bonnen uit het SW-Retail kassasysteem automatisch worden doorgezet naar facturen of verkoopboekingen in Asperion. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Asperion, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor Asperion.


Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de SW-Retail kassa door te zetten naar Asperion:
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dagfactuur in Asperion geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur of verkoopboeking in Asperion geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....


Controle vooraf Dagfactuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Asperion.

Controle vooraf individuele bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Asperion bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Doorzetten dagfactuur
Voor het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Asperion. In de regels van de Asperion dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dagfactuur.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een SW-Retail bon naar Asperion gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Asperion aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten wordt gecontroleerd of de producten uit de SW-Retail bon al in Asperion aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd aan Asperion.
  3. De Asperion factuur of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van Asperion is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Asperion een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Asperion verderop in de handleiding.

3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie

Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.

4.Nodig: Asperion connectie

De connectie met Asperion loopt via OAuth. Je kunt deze connectie gemakkelijk leggen via de tab Configuratie op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. In de volgende sectie staat hier een plaatje van.

Lees meer Nodig Asperion.nl ....
Lees minder Nodig Asperion.nl ....

Indien je door wilt zetten naar Asperion facturen incl producten dan zal de koppeling een product toevoegen als het product nog niet bestaat. De koppeling zal voor zover mogelijk de omzetrekeningen gebruiken die via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl zijn ingesteld, maar het kan gebeuren dat de omzetrekening niet te bepalen valt.

In die situatie zal de koppeling een default Verkoopsoort SHOPORDER gebruiken. Zorg dat deze Verkoopsoort beschikbaar is in je Asperion account. Onderstaand plaatje laat zien hoe je de Verkoopsoort SHOPORDER kunt toevoegen.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Asperion. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Asperion administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassasysteem nodig.

Authenticatie SW-Retail kassasysteem
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Authenticatie Asperion
De authenticatie met Asperion loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Asperion voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Asperion account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Asperion gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Asperion gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Instellingen Asperion
Voor het gebruik van Asperion selecteer je een administratie binnen je account.

Je kunt ook een betalingsconditie instellen voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk en het instellen van een betaalconditie is verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassasysteem en de BTW codes en omzetrekeningen in Asperion. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW tarieven uit de SW-Retail kassasysteem opgehaald en in het overzicht getoond.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

6.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem

Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.

De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:

  • Factuurnummer
  • Datum van de bon
  • Totaalbedrag exclusief BTW
  • Totaalbedrag inclusief BTW
  • Totaalbedrag BTW
  • Producten
    • Artikelomschrijving
    • Artikelnummer van de fabrikant
    • Aantal
    • Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
    • Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
    • Totaal BTW bedrag van deze regel
    • BTW Tarief
    • Korting inclusief BTW
  • Gekoppelde klantkaart*
    • E-mailadres
    • Relatiecode SW-Retail
    • Naam
    • Achternaam
    • Postcode
    • Woonplaats
    • Land
    • Telefoonnummer
  • Betaalmethode
    • Naam van de betaalmethode
    • Bedrag dat is betaald

*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.

7.Day-to-day: Naar Asperion

Aanmaken transacties
Voor bonnen in SW-Retail kunnen in Asperion verkoopboekingen of facturen worden aangemaakt. Default zijn facturen. Zet je liever naar verkoopboekingen door dan kun je dit instellen op het dashboard, tab Configuratie. Bij het doorzetten naar facturen in Asperion boekt de koppeling op de producten in Asperion. Bij het doorzetten naar verkoopboekingen gebeurt dat niet.
De facturen worden in Asperion altijd aangemaakt met status concept. Het is helaas niet mogelijk de facturen in Asperion op betaald te zetten.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Asperion debiteur gebruikt als debiteur van de Asperion factuur of verkoopboeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Asperion. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Dit is alleen van toepassing bij het doorzetten naar Asperion facturen. Bij het aanmaken van een nieuw product zal de koppeling waar mogelijk, gebruik maken van de omzetrekening die is ingesteld in het dashboard. Als de omzetrekening niet bepaald kan worden dan worden de producten van een default verkoopsoort SHOPORDER voorzien. Zorg dus dat deze verkoopsoort in je Asperion account aanwezig is. Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

Bij het doorzetten naar Asperion facturen zullen de producten in de verkoopregels worden opgezocht in Asperion. Bij het boeken op Asperion facturen zal de SKU van het Asperion product worden meegegeven in de regels van de Asperion factuur. Er wordt geen aparte omzetrekening meegegeven in de Asperion factuurregels, want die omzetrekening staat al bij het product in Asperion. Dit betekent dat als een product nog niet aanwezig is in Asperion de koppeling dit product zal aanmaken met een omzetrekening uit de instellingen.
De regels voor het matchen van producten tussen SW-Retail en Asperion kun je in deze FAQ nalezen.


Uitwerking veldniveau aanmaken Asperion factuur / verkooptransactie
Uitwerking factuur of verkooptransactie +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een factuur of verkooptransactie.
Naam veld Waarden uit SW-Retail Bon
Datum
Klantnummer [debtorcode] uit Asperion indien de klant bekend is. Als de klant niet bekend is dan wordt de bon in Asperion toegewezen aan de default-debiteur in Asperion. Het emailadres van deze default-debiteur kunt u aan ons doorgeven, dan stellen wij het in.
Betreft / Referentie Bonnummer
Betaalconditie Betalingsvoorwaarde
Betaalmethode
  • Bepaal de schone betaalmethoden , dus zonder _ en - ,in kleine letters
  • Zoek in de betaalmethoden van de merchant naar de betaalmethode in Asperion
  • Indien gevonden retourneer deze, anders wordt de betaalmethode niet meegeven
Uitwerking factuurregels producten, verzend- en betaalkosten en toeslagen +-
Voor de verschillende onderdelen van de bestelling worden aparte regels gemaakt. Voor een bestelling met vijf afzonderlijke producten en verzendkosten komen (5 + 1 =) zes regels in de Asperion factuur. Heeft de bestelling vijf afzonderlijke producten en twee toeslagen dan heeft de Asperion factuur (5 + 2 =) zeven regels.
Naam veld Waarde
Type boeking Wordt als volgt berekend:
  • Als de merchant facturen doorzet EN het product in Asperion gevonden kan worden dan is het boekings-type A (Article). Dit type komt meestal voor in de productregels van de verkoop.
  • Als de merchant verkooptransacties aanmaakt in Asperion of het product niet in Asperion staat dan is het boekings-type G (Grootboekrekening). Dit type komt meestal voor in regels voor verzendkosten, toeslagen etc.
SKU Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A.
Omschrijving name of description uit de regel
Aantal quantity
Eenheidsprijs De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
  • Als de merchant BTW incl in het contract heeft staan dan is de eenheidprijs is de prijs incl BTW uit de bon. In de regel wordt aangegeven dat het om een bedrag incl BTW gaat via het veld [unitPriceIncludingVat].
  • Zo niet dan is de eenheidprijs de prijs excl BTW uit de bon. In dit geval wordt ook de regelprijs excl BTW meegegeven in het veld [amount].
BTW-code Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard
Omzetrekening Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is.
Uitwerking factuurregels korting +-
Het gaat hier om kortingen op de gehele bestelling die naar rato zijn toegekend aan de BTW percentages op de regels.
Naam veld Waarde
Type boeking G, dit is een kortingsregel
SKU Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A.
Omschrijving name of description uit de regel
Aantal Quantity
Eenheidsprijs De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
  • Als de merchant BTW incl in het contract heeft staan dan is de eenheidprijs is de kortingsprijs incl BTW uit de bon. In de regel wordt aangegeven dat het om een bedrag incl BTW gaat via het veld [unitPriceIncludingVat].
  • Zo niet dan is de eenheidprijs de kortingsprijs excl BTW uit de bon. In dit geval wordt ook de kortingsprijs excl BTW meegegeven in het veld [amount].
BTW-code Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard
Omzetrekening Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is.
Uitwerking veldniveau klant +-
Naam veld Waarden uit SW-Retail bestelling
Naam firstname lastname, max lengte 50
Telefoonnummer telnr, max lengte 15
Plaats city
Adres address housenumber
Postcode zipcode, max lengte 10
Landcode isocountry
BTW nummer BTW nummer
Emailadres email
Betaalconditie paymentcondition
Uitwerking veldniveau product +-
Naam veld Waarden uit SW-Retail bestelling
SKU articlekey volgens de logica SKU, EAN, artikelcode
Description description, max lengte 100
Bijhouden voorraad artikel true, kan niet aangepast worden
Vaste verkoopprijs 0, kan niet aangepast worden
Grootboekrekening omzetrekening
Datum toevoegen Huidige datum Y-m-d
Datum gewijziigd Huidige datum Y-m-d
Uitwerking op veld-niveau factuur afsluiting. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Datum Datum afsluiting
Debiteurnummer [customer-id] Default debiteur
Description Naam afsluiting Omschrijving
Referentie Naam afsluiting
Betaalconditie betaalconditie Zoals ingesteld op het dashboard.
Factuur en leveradres default
Regels
  • Aantal
  • Eenheidprijs excl BTW
  • Regelbedrag excl BTW
  • Bookingstype: G
  • Productomschrijving
  • BTW code - zoals ingesteld op het dashboard.
  • Grootboekrekening - zoals ingesteld op het dashboard.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je SW-Retail kassasysteem, per wanneer, zijn doorgezet naar Asperion.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassasysteem. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/58/swretail.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/13/asperion.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.