1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en Yuki.

De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar in Yuki. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Yuki, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor Yuki.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Yuki. In de regels van de Yuki memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf afsluiting
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Yuki bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Scanfie bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Yuki bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten afsluitingen
Ieder uur worden de afsluitingen uit de opgehaald. Het doorzetten van de afsluiting naar Yuki gebeurt in vier stappen:
  • De koppeling haalt de afsluiting op uit
  • Per productcategory-regel worden de BTW code en omzetrekening bepaald
  • Per betaalmethode wordt de tussenrekening bepaald.
  • De Yuki memoboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten bonnen

Controle achteraf
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van Yuki is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Yuki een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Yuki verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie Scanfie

De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.

4.Nodig: Yuki codes

Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.

Lees meer Nodig Yuki ....
Lees minder Nodig Yuki ....

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.


Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Scanfie kassa. Scanfie regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.

Connectie Scanfie kassa
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Connectie Yuki
Je legt de connectie met Yuki via de administratie-id en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Yuki. Je kunt de administratie-id en API sleutel nu invullen in het popup window.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Yuki. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Scanfie werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Scanfie dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Yuki.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

6.Day-to-day: Vanuit Scanfie

Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.

7.Day-to-day: Naar Yuki

Aanmaken transacties
Een bon uit de Scanfie webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.

De synchronisatie van gegevens tussen Scanfie en Yuki is als volgt:

Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie worden de gegevens meegegeven in de salestransactie en Yuki gaat het verder verwerken. Het factuuradres wordt meegegeven, ook als het verzendadres afwijkend is.


Uitwerking veldniveau Yuki

Uitwerking op veld-niveau Yuki factuur. +-
Yuki factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
SalesInvoice
Reference 9483
Subject Bon 9483

PaymentMethod Online De betaalmethode, zoals ingesteld bij, tab Configuratie.
Process true kan False of True zijn.
EmailToCustomer false False, op aanvraag kan dit op true gezet worden. Maar alleen als er met status Verwerkt wordt doorgezet, dan wordt de factuur automatisch vanuit Yuki naar de klant gestuurd.
Layout Naam van de factuurlayout in Yuki. Wilt u dat de koppeling een bepaalde Factuurlayout uit Yuki gebruikt, geef ons dan de naam daarvan door, dan stellen wij het in.
Date 2023-03-01 Datum bon of afsluiting
PriceList Standaard leeg, niet aanpasbaar.
Currency EUR Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken.
Remarks [notes]
Contact
FullName Sophie Fischer voornaam achternaam
FirstName Sophie voornaam
LastName Fischer achternaam
Gender Unknown
CountryCode NL landcode
City Amsterdam stad
Zipcode 1000AA postcode
AddressLine_1 Stationstraat 12 adres
AddressLine_2 Huis
Website Standaard leeg, niet aanpasbaar.
CoCNumber KVKNummer
VATNumber BTWNummer
ContactType Person
ContactPerson
FirstName Sophie voornaam
LastName Fischer achternaam
Gender Unknown
EmailAddress sophie@webwinkelfacturen.nl email
Uitwerking op veld-niveau Yuki factuur regels. +-
Yuki factuur regels
Naam Voorbeeld Opmerking
InvoiceLines
InvoiceLine
ProductQuantity 1 Aantal
Product
Description Badslippers Maat 39 ProductNaam
Reference SKU indien aanwezig
Category
SalesPrice 29.56 Regelbedrag incl BTW
VATPercentage 21 BTW percentage
VATIncluded true
VATType 1 Op basis van de instellingen in het dashboard. Qua BTW codes wordt een vaste lijst gebruikt.
GLAccountCode 700800 Grootboekrekening - deze is niet uit te schakelen.
Remarks
Uitwerking op veld-niveau Yuki memoboeking - dagomzet. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Onderwerp Dagomzet datum
JournalType GeneralJournal
Factuurnummer Bestelnummer Op aanvraag het factuurnummer.
ProjectCode Op verzoek in te stellen naar een default costcenter.
lines
Description Omschrijving Omschrijving:
  • betaalmethode
  • categorynaam(boeken op categorieen)
  • omzet BTW percentage (boeken op totalen)
Bedrag Bedrag excl BTW
Tussen- of grootboekrekening Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard.
DossierCode Op verzoek in te stellen naar een default costcenter.
Taxline
Description BTW percentage over bedrag excl BTW. Omschrijving
EntryDate Datum van de dagomzet.
Amount BTW bedrag
GLAccount De BTW rekening.
Bij het berekenen van het BTW bedrag wordt gesommeerd over alle regels van alle bonnen en deze wordt gegroepeerd per BTW percentage.