1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en WeFact.

De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar in WeFact. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in WeFact, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor WeFact.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode. De omzet zal wel doorgezet worden naar WeFact, de betaalde bedragen niet.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar WeFact. In de regels van de WeFact dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf afsluiting
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in WeFact bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Scanfie bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in WeFact bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten afsluitingen
Ieder uur worden de afsluitingen uit de kassa opgehaald. De afsluiting wordt doorgezet naar een facturen in WeFact. Dit gebeurt in drie stappen:
  • De koppeling haalt de afsluiting op uit
  • Per productcategory-regel worden de BTW code en omzetrekening bepaald
  • De WeFact kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Scanfie bon naar WeFact gebeurt in twee stappen:
  1. Indien de productsynchronisatie aanstaat worden ontbrekende producten in WeFact aangemaakt.
  2. De WeFact factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van WeFact is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft WeFact een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar WeFact verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie Scanfie

De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.

4.Nodig: WeFact API sleutel

Om de connectie met WeFact te leggen voor de koppeling dien je het volgende te doen:
Lees meer Nodig WeFact ....
Lees minder Nodig WeFact ....

  1. Log in bij WeFact
  2. Ga naar Instellingen > API
  3. Vink aan dat je de API wilt inschakelen
  4. Voeg de ip-adressen toe. De ip-adressen zijn 85.10.150.5 en 85.10.143.192 (Let op; tot voor kort waren dit 188.241.148.36 en 141.138.138.112. De adressen in de afbeelding hieronder, zijn dus niet onze huidige ip-adressen)
  5. Maak een copy van de gegenereerde API sleutel. Deze sleutel heb je nodig in de volgende sectie Installatie.
Aanmaken API-sleutel WeFact

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.


Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Scanfie kassa. Scanfie regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met WeFact. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie WeFact administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.

Connectie Scanfie kassa
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Connectie WeFact
De connectie met WeFact loopt via API-sleutel die je aanmaakt binnen je WeFact account. Voor de API sleutel geef je aan welke IP adressen toegang hebben tot de API-sleutel. Dit is een extra beveiliging die in principe maar 1 keer ingevuld hoeft te worden.

Alleen als wij van server verhuizen zullen de ip-adressen bijgewerkt moeten worden. Mocht dit gaan spelen in de toekomst dan ontvang je hier tijdig informatie over.

Factuur-layout
De koppeling kan een factuurlayout meegeven aan de WeFact factuur. Je kunt de gewenste factuur-layout selecteren uit de lijst beschikbare layouts.

Inrichten BTW tarieven
Bij het inrichten van de BTW tarieven wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes in WeFact. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Scanfie werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Scanfie dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

6.Day-to-day: Vanuit Scanfie

Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.

7.Day-to-day: Naar Wefact

Aanmaken transacties
Een bon uit de Scanfie webwinkel wordt naar WeFact doorgezet als een WeFact factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt, de optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen.

De synchronisatie van gegevens tussen Scanfie en WeFact is als volgt:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze WeFact debiteur gebruikt als debiteur van de WeFact transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan WeFact. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
We kunnen producten toevoegen aan WeFact. Standaard staat dit uit, neem contact met ons op indien u dit aan wilt zetten. Indien geactiveerd, dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in WeFact bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in WeFact dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De koppeling zet de volgende producten automatisch in WeFact: Verzendkosten, Betaalkosten, Toeslag, Korting en Extra kosten.
WeFact accepteert alleen SKU's bestaand uit cijfers/letters, zonder afwijkende tekens.
Bij het aanmaken van facturen gebruikt de koppeling het BTW percentage zoals dat in de van Scanfie. Ook als er een ander BTW percentage staat in het product van WeFact.


Uitwerking veldniveau WeFact

Uitwerking op veld-niveau WeFact factuur. +-
WeFact Factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
xml
VatCalcMethod incl Dit betekent dat de factuur in WeFact incl BTW zal tonen. Dit is niet aan te passen. WeFact heeft aangegeven dat de facturen op deze manier goed worden aangeleverd.
Debtor 906 WeFact debiteurID
Date 2023-03-01 21:25:08 Datum bon of afsluiting
InvoiceCode Leeg, op verzoek bonnummer / nummer afsluiting
Description 000000906/000000345 bonnummer / nummer afsluiting
Term 14
InvoiceLines
Number 1 Aantal
Description 3-in-1 TijdschriftBundel Omschrijving
PriceExcl 20.65 Eenheidsprijs excl BTW.
TaxCode V21 BTW code
ReferenceNumber 000000906 bonnummer of nummer afsluiting
Status 0 Keuze voor status 4 - Verwerkt is mogelijk.
Factuurprofiel Zoals ingesteld op het dashboard.
Kostenplaats Het is mogelijk om de omzet op een default kostenplaats te laten boeken.
Uitwerking op veld-niveau WeFact klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
CompanyName [company] Bedrijfsnaam
Initials [firstname] voornaam
Surname [lastname] Als [lastname] niet wordt meegegeven dan vullen wij NN in.
Taxnumber [btwnr] BTWnummer
Adres [adres] Als er een huisnummer wordt meegegeven dan: [adres][housenr]
Zipcode [zipcode] Postcode
City [city] Stad
Country [isocountry] Land
emailadres [email]
Phonenumber [telnr]
Uitwerking op veld-niveau WeFact product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
productcode [articlekey]
productnaam [name]
productkeyphrase [description]
price excl [unitpriceexcl] Eenheidsprijs excl BTW.
taxcode BTW code Zoals ingesteld op het dashboard.
CostCentre [defaultcostcenter] Als deze aanwezig is, dan geven we deze weer.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Scanfie kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar WeFact.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/67/scanfie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/57/wefact.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.