1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en Twinfield.

De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar in Twinfield. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Twinfield, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor Twinfield.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Nieuwe bonnen en afsluitingen worden minimaal eenmaal per uur uit je kassa opgehaald.

Iedere nacht worden de bonnen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ

In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie

Controle vooraf afsluiting
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Scanfie bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten afsluitingen
Ieder uur worden de afsluitingen uit de kassa opgehaald. Het doorzetten van de afsluiting naar Twinfield gebeurt in vier stappen:
  • De koppeling haalt de afsluiting op uit
  • Per productcategory-regel worden de BTW code en omzetrekening bepaald
  • Per betaalmethode wordt de tussenrekening bepaald.
  • De Twinfield kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten bon
Het doorzetten van een Scanfie bon naar Twinfield gebeurt in twee stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Twinfield aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Twinfield transactie (conceptboeking, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Twinfield verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie Scanfie

De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.

4.Voorbereiding Twinfield

Om te koppelen met Twinfield is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.

Lees meer Voorbereiding Twinfield....
Lees minder Voorbereiding Twinfield....

Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk. Het gevolg kan zijn dat de koppeling in de verkeerde administratie boekt. Daarnaast heeft de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountancy licentie vallen. Dit is onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving.

Voor meer informatie: FAQ: Kan ik als boekhouder via mijn accountancy licentie een administratie koppelen?

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Scanfie kassa. Scanfie regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Connectie Scanfie kassa
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Administratie en debiteurenrekening
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Scanfie werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Scanfie dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

6.Day-to-day: Vanuit Scanfie

Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.

7.Day-to-day: Naar Twinfield

Aanmaken conceptboekingen
Voor bonnen in Scanfie kunnen in Twinfield conceptboekingen of facturen worden aangemaakt. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Uitwerking veldniveau Twinfield

Uitwerking op veld-niveau Twinfield conceptboeking. +-
Twinfield concept boeking
Naam Voorbeeld Opmerking
@attributes
destiny temporary
raisewarning true
header
code VRK
office 300333
invoicenumber 5869 bonnummer / nummer afsluiting
date 20230203 Datum bon of afsluiting
Currency EUR Standaard, op aanvraag variabel.
Totalline
type total
id 4 debiteur-id
dim1 1600 Debiteurendimensie
dim2 4539 Debiteurendimensie
debitcredit debit
value 82.20 Totaalprijs Incl. BTW
basevalue 82.20 Totaalprijs Incl. BTW
description 4121 Omschrijving: bestelnummer, dan wel factuurnummer - dit is niet aan te passen.
Detaillines
@attributes
type detail
id 5
dim1 2000 Debiteurendimensie
debitcredit credit
basevalue 33.47 Regelprijs Excl. BTW
value 33.47 Regelprijs Excl. BTW
description 24 st Prof. tekenpapier. Productomschrijving, lengte max 35.
vatvalue 7.03 BTW bedrag
vatcode VH BTW code
Kostenplaats 1 default kostenplaats per koppeling.
ICP Indien het een ICP boeking is:
Performancetype goods
Performancecountry [isocountry] Land van levering
Performancevatnumber [vatnr] BTW nummer
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.
Uitwerking op veld-niveau Twinfield factuur. +-
Twinfield factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
header
office KJ903932
invoicetype FACTUUR Dit is niet aan te passen.
invoicedate 20230308 Datum bon of afsluiting
headertext Bon 3234002342 Als het factuurnummer gelijk is aan het bestelnummer: Bestelling bestelnummer
Anders Factuur factuurnummer.
customer 9023 Klantcode
currency EUR Standaard, op aanvraag variabel.
status concept
Betaalmethode Bank
Detailline
@attributes
id 4
article 0
description 70 x 70 schildersdoek Omschrijving
quantity 9 aantal
units 1
unitspriceexcl 21.50 eenheidsprijs excl. BTW
dim1 3456 Grootboekrekening
vatcode VH BTW code
Uitwerking op veld-niveau Twinfield klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
name [name]
website
Cocnumber [kvk]
Btwnumber [Btwnr]
Adres
contact [voornaam][achternaam]
Land [isocountry]
Stad [city]
Postcode [zipcode]
Telefoonnummer [telnr]
Email [email] niet langer dan 200 karakters.
Uitwerking op veld-niveau Twinfield memo-boeking (dagomzet) +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Header
Datum Datum van de omzet. Deze datum wordt ook gebruikt als nummer.
Nummer datum
Dagboek MEMO
Valuta EUR standaard, op aanvraag variabel.
lines
Omschrijving Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet.
Bedrag Bedrag excl BTW
BTW Bedrag
BTW code Er zal altijd een BTW code worden toegevoegd, ook voor de betalingen. Het is niet mogelijk deze weg te laten.
Rekening Omzet- of tussenrekening
Kostenplaats Er is één kostenplaats per koppeling mogelijk.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Scanfie kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/67/scanfie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.