1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en Silvasoft.
De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar in Silvasoft. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Silvasoft, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor Silvasoft.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bonnen en afsluitingen worden minimaal eenmaal per uur uit je kassa opgehaald.
Iedere nacht worden de bonnen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Silvasoft. In de regels van de Silvasoft dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Scanfie bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Ieder uur worden de afsluitingen uit de kassa opgehaald. De afsluiting wordt doorgezet naar een facturen of bestellingen in Silvasoft. Dit gebeurt in drie stappen:
- De koppeling haalt de afsluiting op uit
- Per productcategory-regel worden de BTW code en omzetrekening bepaald
- De Silvasoft kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Het doorzetten van een Scanfie bon naar Silvasoft gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Silvasoft aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Er wordt gecontroleerd of de producten uit de Scanfie bon al in Silvasoft aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Silvasoft factuur of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Scanfie
De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.
4.Nodig: Silvasoft sleutel
Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Scanfie kassa. Scanfie regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Silvasoft
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Scanfie werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Scanfie dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit Scanfie
Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.
7.Day-to-day: Naar Silvasoft
De bonnen uit Scanfie worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.
De regels voor het matchen van producten tussen Scanfie en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CustomerNumber | 4765 | Default debiteur id. |
| AddAsDraft | false | Dit kan niet aangepast worden |
| InvoiceReference | 3894029204 | |
| InvoiceDate | 09-03-2023 | |
| InvoiceNotes | ||
| Invoice_InvoiceLine | ||
| ProductNumber | 0293498320939 | SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag. |
| Quantity | 1 | Aantal |
| TaxPc | 21 | BTW percentage |
| UnitPriceExclTax | 24.75 | Eenheidsprijs excl BTW |
| SubTotalInclTax | 29.95 | Regelprijs incl BTW |
| Description | Openhaard Bio-ethanol gel | Omschrijving |
| TaxCode | 21.0% - BTW hoog Nederland | BTW code |
| LedgerAccountNumber | 8159 | Omzetrekening |
| Invoice_Address | ||
| Address_Street | Stationstraat | straat |
| Address_City | Amsterdam | stad |
| Address_PostalCode | 1000AA | postcode |
| Address_Unit | 12 | huisnummer |
| Address_Type | InvoiceAddress | Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben. |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CustomerNumber | 4765 | Default debiteur id. |
| OrderReference | 3894029204 | bestelnummer, op verzoek factuurnummer. |
| OrderDate | 09-03-2023 | Besteldatum |
| OrderNotes | ||
| order_orderline | ||
| ProductNumber | 0293498320939 | SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag. |
| Quantity | 1 | Aantal |
| TaxPc | 21 | BTW percentage |
| UnitPriceExclTax | 24.75 | Eenheidsprijs excl BTW |
| SubTotalInclTax | 29.95 | Regelprijs incl BTW |
| Description | Openhaard Bio-ethanol gel | Omschrijving |
| TaxCode | 21.0% - BTW hoog Nederland | BTW code |
| LedgerAccountNumber | 8159 | Omzetrekening |
| Invoice_Address | ||
| Address_Street | Stationstraat | straat |
| Address_City | Amsterdam | stad |
| Address_PostalCode | 1000AA | postcode |
| Address_Unit | 12 | huisnummer |
| Address_Type | InvoiceAddress | Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben. |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Artikel nummer | [articleNumber] | Als er een productId wordt meegegeven. Articlenumber -> productId |
| Categorie naam | [CategoryName] | |
| CategoryCreateIfMissing | true | |
| EAN | [eannumber] | |
| Nieuwe naam | [Name] | |
| Nieuwe verkoopprijs | [priceExcl] | |
| VoorraadUpdateMode | Absolute | |
| NieuweVoorraadAantal | [stock] | |
| NieuweBTWPercentage | [BTWpercentage] | |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
