1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en Rompslomp.
De koppeling zorgt dat z-afslagen / bonnen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar dag-facturen in Rompslomp. Omdat de z-afslagen / bonnen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Rompslomp, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor Rompslomp.
Installeren koppeling
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Scanfie.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Scanfie.
Uitschakelen koppeling
Wil je de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met Scanfie zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.
Wil je de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met Scanfie zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.
2.Hoe de koppeling werkt
In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode. Let op: De omzet zal wel doorgezet worden naar Rompslomp, de betaalde bedragen niet.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Rompslomp. In de regels van de Rompslomp dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Rompslomp. In de regels van de Rompslomp dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf afsluiting
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de z-afslag / bon een overeenkomstige BTW code in Rompslomp bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de z-afslag / bon niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf z-afslagen / bonnen
Aan het begin van de verwerking van een z-afslag / bon voeren we een aantal controles op de Scanfie z-afslag / bon uit:
Aan het begin van de verwerking van een z-afslag / bon voeren we een aantal controles op de Scanfie z-afslag / bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie z-afslag / bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de z-afslag / bon een overeenkomstige BTW code in Rompslomp bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de z-afslag / bon niet eerder is doorgezet.
Doorzetten z-afslagen / bonnen
Het doorzetten van een Scanfie z-afslag / bon naar Rompslomp gebeurt in twee stappen:
Het doorzetten van een Scanfie z-afslag / bon naar Rompslomp gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gecontroleerd of de producten uit de Scanfie z-afslag / bon al in Rompslomp aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Rompslomp factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de z-afslag / bon is doorgestuurd en een succesmelding van Rompslomp is ontvangen wordt de z-afslag / bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie z-afslag / bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Rompslomp een foutmelding terug bij het verwerken van de z-afslag / bon dan verschijnt de z-afslag / bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de z-afslag / bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de z-afslagen / bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Rompslomp verderop in de handleiding.
Nadat de z-afslag / bon is doorgestuurd en een succesmelding van Rompslomp is ontvangen wordt de z-afslag / bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie z-afslag / bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Rompslomp een foutmelding terug bij het verwerken van de z-afslag / bon dan verschijnt de z-afslag / bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de z-afslag / bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de z-afslagen / bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Rompslomp verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Scanfie
De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Scanfie kassa. Scanfie regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Rompslomp. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Rompslomp administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.
Connectie Scanfie kassa
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Rompslomp
De connectie met Rompslomp loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Rompslomp voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Rompslomp account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Rompslomp gelegd.
Administratie Rompslomp
Nadat de connectie met Rompslomp gelegd is dient de administratie voor de connectie ingesteld te worden. Pas daarna kunnen de andere instellingen gedaan worden zoals de BTW tarieven. Ververs het scherm met de pijltjes naast de Copy knop om de data op te halen die bij de administratie hoort.
Factuurlayout Rompslomp
Na het selecteren van de administratie en het verversen van het scherm via de pijltjes naast de Copy knop kan een factuurlayout geselecteerd worden.
Nadat de connectie met Rompslomp gelegd is dient de administratie voor de connectie ingesteld te worden. Pas daarna kunnen de andere instellingen gedaan worden zoals de BTW tarieven. Ververs het scherm met de pijltjes naast de Copy knop om de data op te halen die bij de administratie hoort.
Na het selecteren van de administratie en het verversen van het scherm via de pijltjes naast de Copy knop kan een factuurlayout geselecteerd worden.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Rompslomp. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Scanfie werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Scanfie dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je z-afslagen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Rompslomp. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Scanfie werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Scanfie dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je z-afslagen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
5.Day-to-day: Vanuit Scanfie
Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.
6.Day-to-day: Naar Rompslomp
Aanmaken facturen
Voor z-afslagen / bonnen in Scanfie kunnen in Rompslomp facturen worden aangemaakt.
Uitwerking veldniveau Rompslomp
Voor z-afslagen / bonnen in Scanfie kunnen in Rompslomp facturen worden aangemaakt.
Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt de factuur aan in Rompslomp, maar zal de factuur niet automatisch versturen naar de debiteur. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.
De koppeling maakt de factuur aan in Rompslomp, maar zal de factuur niet automatisch versturen naar de debiteur. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.
Uitwerking veldniveau Rompslomp
Uitwerking op veld-niveau Rompslomp verzamelfactuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| sales_invoice | ||
| date | 2023-01-02 | Datum z-afslag / bon |
| due_date | 2023-01-16 | Twee weken na de datum z-afslag / bon - dit kan niet aangepast worden. |
| contact_id | 4556686965 | default klantnummer in Rompslomp, moet aan ons doorgegeven worden |
| currency | eur | Valuta |
| Omschrijving | Dagomzet 2023-01-23 | Naam dagomzet |
| Factuurlayout | 12345 | Zoals ingesteld op het dashboard |
| Factuurregels | ||
| product_id | 4970548064 | |
| quantity | 1 | aantal |
| vat_rate | 0.21 | BTW percentage |
| vat_type_id | 701184043 | BTWcode |
| account_id | 5464900859 | |
| price_per_unit | 12.40 | Eenheidsprijs excl BTW |
| description | 14 dagen verlenging | Omschrijving |
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke z-afslagen / bonnen uit je Scanfie kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Rompslomp.Bij Dashboard >> Fouten zie je welke z-afslagen / bonnen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de z-afslag / bon (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.
Bij Dashboard >> Open staan de z-afslagen / bonnen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de z-afslag / bon alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.
Wat als z-afslagen / bonnen missen in Rompslomp
Als z-afslagen / bonnen ontbreken in Rompslomp adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de z-afslag / bon daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
z-afslag / bon van een eerdere maand is. Als je de z-afslag / bon in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de z-afslag / bon opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de z-afslag / bon daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Rompslomp bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de z-afslag / bon kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de z-afslag / bon daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou z-afslagen / bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/67/scanfie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/54/rompslomp.html.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 z-afslagen / bonnen in rekening.