1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en Jortt.

De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar in Jortt. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Jortt, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor Jortt.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Nieuwe bonnen en afsluitingen worden minimaal eenmaal per uur uit je kassa opgehaald.

Iedere nacht worden de bonnen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ

In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode. De omzet zal wel doorgezet worden naar Jortt, de betaalde bedragen niet.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Jortt. In de regels van de Jortt dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie

Controle vooraf afsluiting
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Jortt bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Scanfie bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Jortt bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten afsluitingen
Ieder uur worden de afsluitingen uit de kassa opgehaald. De afsluiting wordt doorgezet naar een factuur in Jortt. Dit gebeurt in drie stappen:
  • De koppeling haalt de afsluiting op uit
  • Per productcategory-regel worden de BTW code en omzetrekening bepaald
  • De Jortt kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Scanfie bon naar Jortt gebeurt in twee stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Jortt aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Jortt factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van Jortt is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Jortt een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Jortt verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie Scanfie

De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Scanfie kassa. Scanfie regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Jortt. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Jortt administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Connectie Scanfie kassa
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Connectie Jortt
De authenticatie met Jortt loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Jortt voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Jortt account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Jortt gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Factuurlayout
Aan een factuur kun je ene handelsnaam meegeven. Op basis van deze handelsnaam hangt Jortt het juiste sjabloon aan de factuur.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Jortt. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Scanfie werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Scanfie dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

5.Day-to-day: Vanuit Scanfie

Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.

6.Day-to-day: Naar Jortt

Aanmaken transacties
De bonnen uit Scanfie worden in Jortt geïmporteerd als facturen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Jortt:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Jortt debiteur gebruikt als debiteur van de Jortt transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Jortt. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Uitwerking veldniveau Jortt

Uitwerking op veld-niveau Jortt factuur. +-
Jortt factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
customer_id f7fb9873-89gv-3vhd-7hg7-89f0e877c78k Customer-id uit Jortt.
invoice_date 2023-02-27 Datum bon of afsluiting
net_amounts 1
send_method self(Handmatig) Kan op verzoek op email worden gezet.
reference 2020 bonnummer / nummer afsluiting
payment_method already_paid default op already_paid
tradename_id 5h064j87-2k56-7689-g9n7-8gh4skn90284 Factuursjabloon
line_items
description Premium Customerservice Omschrijving
units 1 aantal
amount_per_unit 89 Eenheidsprijs
value 89
currency EUR Valuta
vat 0 BTW
ledger_account_id 9fd87hy0-8h5n-5g5v-3k72-0939h98k67k2 Categorie - zoals ingesteld op het dashboard.
Uitwerking op veld-niveau Jortt klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
is_private false Standaard false, als customer_name ontbreekt dan true.
customer_name [voornaam][achternaam] Als [voornaam][achternaam] niet is meegegeven, dan wordt er NN ingevuld.
Straat [adres]
postcode [zipcode]
stad [city]
Landcode [Isocountry]
first_name [voornaam]
last_name [achternaam]
[telefoonnummer] [telnr]
email [email]
Btwnummer [btwnr] Wordt meegegeven als het veldt niet leeg is.
Uitwerking op veld-niveau Jortt dagfactuur afsluiting. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Debiteur customer-id default
datum aflsuiting datum
bedragen incl BTW true
verzending handmatig
Betaalmethode pay_later of paid op verzoek
Referentie Nummer afsluiting
lines
  • Omschrijving
  • Aantal
  • Eenheidprijs
  • BTW percentage
  • Categorie - zoals ingesteld op het dashboard

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Scanfie kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Jortt.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/67/scanfie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/50/jortt.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.