1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en King/MUIS.
De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar in King/MUIS. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in King/MUIS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor King/MUIS.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Scanfie.
Wil je de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met Scanfie zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.
2.Hoe de koppeling werkt
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één journaalboeking doorgezet naar King/MUIS. In de regels van de King/MUIS journaalboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in King/MUIS bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Scanfie bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in King/MUIS bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Ieder uur worden de afsluitingen uit de kassa opgehaald. Het doorzetten van de afsluiting naar King/MUIS gebeurt in vier stappen:
- De koppeling haalt de afsluiting op uit
- Per productcategory-regel worden de BTW code en omzetrekening bepaald
- Per betaalmethode wordt de tussenrekening bepaald.
- De King/MUIS kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Het doorzetten van een Scanfie bon naar King/MUIS gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in King/MUIS aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar King/MUIS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Scanfie bon al in King/MUIS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De King/MUIS journaalboeking of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van King/MUIS is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft King/MUIS een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar King/MUIS verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Scanfie
De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.
4.Nodig: MUIS omgevingscode
Voor de koppeling met MUIS dien je een omgevingscode op te vragen. MUIS heeft een handleiding waarin staat hoe dit moet. Hier volgt een verkorte weergave.
Optie 1: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Online (SAAS / Web-based)
Voor de koppeling heeft de klant per administratie een abonnement op de module iMUIS Online Cloudswitch nodig. De accountant kan deze voor de ondernemer aanvinken via Gebruikersbeheer. Of, als de ondernemer niet via een accountant werkt, kan de klant zelf een abonnement afsluiten. Vervolgens genereert de ondernemer een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.
Optie 2: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Business Software (Windows)
In deze situatie dient de ondernemer over een iMUIS Online licentie te beschikken en iMUIS Online dient beschikbaar te zijn op de eigen server. De ondernemer genereert een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.
Gebruik je de optie MUIS bestellingen dan dien je de volgende zaken extra te configureren in MUIS:
- Voeg een artikelgroep 29 toe en vul de omzetrekening in voor deze artikelgroep. Nieuwe producten worden automatisch aan deze artikelgroep toegevoegd.
- Voeg ordersoort webshoporder toe, want de bestellingen die naar MUIS worden doorgezet gebruiken deze ordersoort.
- Voeg de verzendmethode Verzendkosten toe aan de MUIS verzendmethoden. Zorg er voor dat je een default leveringsconditie en een voorkeur opdrachtwijze voor de verzendmethode instelt en dat je de verzendmethode koppelt aan de ordersoort webshoporder.
5.Day-to-day: Vanuit Scanfie
Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.
6.Day-to-day: Naar MUIS
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze King/MUIS debiteur gebruikt als debiteur van de King/MUIS transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan King/MUIS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
BTW producten: Bij het aanmaken van nieuwe producten - optie bestellingen - in King/MUIS hanteert de koppeling het BTW percentage in de bestelregel. Dit betekent dat producten in ICP en Internationale bestellingen met 0% BTW aangemaakt zullen worden in King/MUIS. De koppeling heeft immers geen ander BTW percentage voor het product beschikbaar.
Artikelgroep: Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.
Dummie-producten De koppeling werkt niet met dummie-producten omdat verzendkosten en andere kosten als in de kopregel van de bestelling als bedrag worden meegenomen.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in King/MUIS. Producten in King/MUIS worden nooit gewijzigd.
Uitwerking veldniveau King/MUIS
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Totaalregel | ||
| Dagboek | 41 | |
| Rekening | 13317 | King/MUIS debiteurcode |
| Tegenrekening | 2975 | Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard |
| BTW | 0 | |
| Factuur | 14194 | bonnummer of nummer afsluiting, bestaat alleen uit de cijfers van het bonnummer of nummer afsluiting. |
| Datum | 01-03-2023 | Datum bon of afsluiting |
| Jaar | 2023 | |
| PN | 3 | period |
| Omschrijving | 14194 | bonnummer of nummer afsluiting, inclusief letters en andere tekens. |
| Boekstuk | 14194 | bonnummer of nummer afsluiting, inclusief letters en andere tekens |
| Bedrag Boeking | 50,08 | Totaalbedrag incl BTW |
| Detailregels | ||
| Dagboek | 41 | |
| Rekening | 13317 | Omzetrekening |
| Tegenrekening | 2975 | Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard. |
| BTW | 0 | BTW code - zoals ingesteld op het dashboard. |
| Aantal | 1 | |
| Datum | 01-03-2023 | Datum bon of afsluiting |
| PN | 3 | period |
| Jaar | 2023 | |
| Boekstuk | 14194 | bonnummer of nummer afsluiting, bestaat alleen uit de cijfers van het bestelnummer |
| Bedrag Boeking | -14.99 | Regelbedrag incl BTW, op verzoek excl - vermenigvuldigd met (-1) |
| Bedrag BTW | -2.60 | Vermenigvuldigd met (-1). |
| Omschrijving | Verkoop 23456 | Naam product |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Debiteurid | [id] | |
| Datum | 2023-11-23 | Datum bon of afsluiting |
| Leverdatum | 2023-11-23 | Datum bon of afsluiting |
| Soort | webshoporder | Dient aangemaakt te zijn in de King/MUIS administratie. |
| Extern orderid | 1234 | |
| Kenmerk | REC12345 | |
| Opmerking | ||
| Externe opmerking | ||
| Orderkosten | Betaalkosten + toeslagen - kortingen, excl BTW | |
| Verzendkosten | [verzendkosten] | Excl. BTW |
| Regels |
|
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Huisnummer | [DeliveryHousenr] | Als [DeliveryHousenr] een array is, dan is het veld huisnummer leeg. |
| Land | [DeliveryIsoCountry] | |
| Naam | [DeliveryCustomername] | Als er een Bedrijfsnaam is meegegeven dan, [DeliveryCompany][DeliveryCustomername] |
| Stad | [DeliveryCity] | |
| Postcode | [DeliveryZipcode] | |
| Adres | [DeliveryAdres] |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| productnaam | [productnaam] |
Als [description] aanwezig is, dan is het productnaam [description]. Maximaal lengte 40. |
| Articlekey | [articlekey] | Maximaal lengte 20. |
| BTW | [taxpercentage] |
Is deze < 1 dan [taxpercentage] * 100.
|
| Omschrijving | [description] | |
| Articlegroep | 29 |
Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie. |
| Nummer | [articlekey] | |
| Verkoopprijs | [prijsExcl] | |
| VerkoopprijsIncl | [prijsIncl] | |
| Sourceproduct | [eannummer] |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
