1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en e-Boekhouden.
De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar in e-Boekhouden. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het voldende
Deze koppeling is een financiele koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor bij bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het synchroniseren van voorraad of het printen van pakbonnen.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor e-Boekhouden.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bonnen en afsluitingen worden minimaal eenmaal per uur uit je kassa opgehaald.
Bonnen
Bonnen worden naar e-Boekhouden doorgezet naar mutaties of facturen.
Iedere nacht worden de bonnen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Afsluitingen
Bij het doorzetten van een kassa-afsluiting maakt de koppeling een mutatie aan in e-Boekhouden. Hier in staan
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Controle vooraf afsluiting
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Scanfie bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Doorzetten afsluitingen
Ieder uur worden de afsluitingen uit de opgehaald. Het doorzetten van de afsluiting naar e-Boekhouden gebeurt in vier stappen:
- De koppeling haalt de afsluiting op uit
- Per productcategory-regel worden de BTW code en omzetrekening bepaald
- Per betaalmethode wordt de tussenrekening bepaald.
- De e-Boekhouden kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Het doorzetten
Het doorzetten van een Scanfie bon naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:
- De klant-gegevens naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer.
- a) Bij de optie e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur.
- b) Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de kassa door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Matching van debiteuren tussen Scanfie en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
- Producten Bij de optie facturen controleert de koppeling eerst of een product al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet dan wordt het product toegevoegd. Matching vindt plaats op Scanfie SKU en e-Boekhouden ArtikelCode.
- De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Scanfie
De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.
4.Nodig: e-Boekhouden.nl codes
Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Scanfie kassa. Scanfie regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.
Connectie Scanfie kassa
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Scanfie werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Scanfie dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit e-Boekhouden. Alle betaalmethoden in de kassa worden getoond, echter alleen de door de ondernemer gebruikte betaalmethoden hoeven geconfigureerd te worden. Dit is gedaan omdat tijdens de configuratie niet altijd bekend is welke betaalmethoden gebruikt gaan worden.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een mutatie aangemaakt in e-Boekhouden. Bij het doorzetten van individuele bonnen kan er gekozen worden uit e-Boekhouden mutaties of facturen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
6.Day-to-day: Vanuit Scanfie
Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.
7.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl
Aanmaken transacties
De bonnen uit Scanfie worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bon worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen er per regel in de Scanfie bon twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.
Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.
Facturen
- Factuurnummer: Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het Scanfie bonnummer / nummer afsluiting gebruikt worden.
- BoekhoudmutatieOmschrijving: bonnummer - betaalmethode (indien aanwezig)
- Datum: Datum bon
- Factuurprofiel: De naam van het factuurprofiel. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
- Debiteur: De RelatieCode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd.
- Producten: De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden.
- Regels:
Mutaties
- Rekening: Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen
- Omschrijving: bonnummer
- Datum: Datum bon
- Factuurnummer: bonnummer / nummer afsluiting
- Betalingskenmerk: bonnummer / nummer afsluiting
- Debiteur: De volledige debiteurgegevens worden meegegeven. e-Boekhouden.nl zorgt zelf voor de verwerking van de debiteur. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.
- Regels:
Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het aanmaken van een factuur in e-Boekhouden wordt de code van de relatie in e-Boekhouden gebruikt. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo ja, dan zal de koppeling de relatiecode van deze bestaande e-Boekhouden debiteur gebruiken. Zo nee, dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden.
De RelatieCode voor de nieuwe debiteur is yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.
De matching tussen en e-Boekhouden voor debiteuren gebeurt op basis van het emailadres.
Let op: De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan
Producten
Indien de worden doorgezet naar e-Boekhouden facturen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de al in e-Boekhouden bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in e-Boekhouden dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. Voor de matching wordt de ArtikelCode in het e-Boekhouden product gebruikt. De regels voor het matchen van producten tussen en e-Boekhouden kun je in deze FAQ nalezen.
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Scanfie kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/67/scanfie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.