1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en Billit.
De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar in Billit. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het voldende
Deze koppeling is een financiele koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor bij bijwerken van klanten in Billit, het synchroniseren van voorraad of het printen van pakbonnen.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor Billit.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bonnen en afsluitingen worden minimaal eenmaal per uur uit je kassa opgehaald.
Iedere nacht worden de bonnen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Controle vooraf afsluiting
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Scanfie bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Doorzetten afsluitingen
Ieder uur worden de afsluitingen uit de kassa opgehaald. De afsluiting wordt doorgezet naar een facturen in Billit. Dit gebeurt in drie stappen:
- De koppeling haalt de afsluiting op uit
- Per productcategory-regel wordt de BTW code bepaald
- De Billit kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is.
Controle achteraf
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van Billit is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Billit een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Billit verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Scanfie
De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Scanfie kassa. Scanfie regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.
Connectie Scanfie kassa
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van individuele bonnen kan hier een link gelegd worden tussen de betaalmethoden in de kassa bon en een vaste debiteur uit je Billit administratie. Bij het doorzetten van dagomzet is dit helaas niet mogelijk omdat gedurende een dag meerdere debiteuren zijn en er maar 1 factuur in Billit wordt aangemaakt.
5.Day-to-day: Vanuit Scanfie
Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.
6.Day-to-day: Naar Billit
Deze gegevens worden doorgezet naar Billit:
- Bestelnummer: standaard leeg, op verzoek bonnummer of nummer afsluiting
- Datum:
- Vervaldatum: + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar
- Soort: Invoice, bij negatieve bestelling CreditInvoice
- Betalingskenmerk: bestelnummer
- Aanmaakdatum: huidige datum
- Valuta: EUR, dit is niet aan te passen
- Debiteur:
- Regels
- Bestelnummer: leeg
- Datum: Datum afsluiting
- Vervaldatum: Datum afsluiting
- Soort: Invoice
- Betalingskenmerk: nummer afsluiting
- Aanmaakdatum: huidige datum
- Valuta: EUR, dit is niet aan te passen
- Debiteur- dummie gegevens
- Regels
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Scanfie kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Billit.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/67/scanfie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/46/billit.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.