1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en AFAS.

De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar in AFAS. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor AFAS.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er is een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Nieuwe bonnen en afsluitingen worden minimaal eenmaal per uur uit je kassa opgehaald.

Iedere nacht worden de bonnen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ

In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagboeking doorgezet naar AFAS. In de regels van de AFAS dagboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of productcategorie

Controle vooraf afsluiting
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in AFAS bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Scanfie bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in AFAS bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten afsluitingen
Ieder uur worden de afsluitingen uit de kassa opgehaald. De afsluiting wordt doorgezet naar een bestellingen of financiele boekingen in AFAS. Dit gebeurt in drie stappen:
  • De koppeling haalt de afsluiting op uit
  • Per productcategory-regel worden de BTW code en omzetrekening bepaald
  • De AFAS kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Scanfie bon naar AFAS gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in AFAS aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Scanfie bon al in AFAS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De AFAS bestelling of financiele boeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Controle achteraf
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van AFAS is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft AFAS een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar AFAS verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie Scanfie

De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.

4.Nodig: AFAS Sleutel en connectoren

Om de connectie werkend te krijgen dient er in de Afas Administratie een AppConnector te worden aangemaakt. De AppConnector dient gevuld te worden met GetConnectoren en UpdateConnectoren.

Lees meer Nodig Afas.nl ....
Lees minder Nodig Afas.nl ....

Stap 0: Aanmaken gebruikersgroep en speciale gebruiker

Afas adviseert je om voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en gebruikersgroep aan te maken.

  1. Het aanmaken van een aparte gebruikersgroep loopt via Algemeen > Beheer > Autorisatie tool
  2. Maak de nieuwe gebruikersgroep aan via Groep > Nieuw en vul de gegevens in
  3. Systeemgebruiker aanmaken en in groep plaatsen
    • Ga naar Gebruiker > Nieuwe systeemgebruiker
    • Vul de gebruikersnaam en omschrijving in.
    • Klik op: Volgende.
    • Profit Windows moet uitgevinkt zijn.
    • Voltooi de wizard. Je hoeft geen e-mailadres en UPN in te vullen.
    • Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
    • Selecteer de gebruikersgroep die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
    • Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
    • Klik op Nieuw.
    • Vink de connector-gebruiker aan.
    • Klik op: Ok.
    • Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
    • Zie ook https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm

Stap 1: Aanmaken AppConnector

Om de AppConnector aan te maken login je in op de Profit-omgeving en ga je naar Algemeen > Beheer > AppConnector

Je vult een duidelijke omschrijving in voor de AppConnector en geeft een gebruikersgroep. Afas-gebruikers in die gebruikersgroep kunnen de connector gebruiken.

Daarna klik je op Voltooien.

De AppConnector opent. Het vinkje bij Geblokkeerd staat ingevuld. Verwijder dit vinkje.

Stap 2: Toevoegen GetConnectoren

De GetConnectoren stellen wij beschikbaar als zip-bestand. Je kunt dit bestand hier downloaden: https://www.webwinkelfacturen.nl/afas_getconnectors.zip

Het zip-bestand pak je uit op je eigen computer.

Daarna ga je naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector en klik je op importeren

Je kunt de GetConnectoren een-voor-een importeren. Daarna kun je ze toevoegen aan de AppConnector. Als je in een browser werkt kun je de GetConnectoren uploaden naar je tijdelijke Afas schijf via de streepjes bovenaan het scherm en het upload-rondje.

Stap 3: Toevoegen UpdateConnectoren

Ga naar de optie UpdateConnectoren en klik op Nieuw om een nieuwe UpdateConnector toe te voegen. We adviseren je deze connectoren toe te voegen:

  1. FbItemArticle - voor het toevoegen van producten
  2. FiEntries - voor het toevoegen van Financiele mutaties
  3. FbSales - voor het toevoegen van bestellingen
  4. KnSalesRelationOrg - voor het toevoegen van klant-organisaties
  5. KnSalesRelationPer - voor het toevoegen van klant-relaties

Stap 4: Toevoegen gebruikerstokens

Via tab Gebruikerstoken kun je een code genereren waarmee je de connectie met de Afas omgeving kunt toestaan. Je klikt op Nieuw om een nieuwe gebruikerstoken aan te maken.

Selecteer de gebruiker en geef een omschrijving. Voor 1 gebruiker kun je meerdere tokens aanmaken.

Er komt nu een scherm met een speciale code. Sla deze code zorgvuldig op. Deze code heb je tijdens de configuratie van de koppeling nodig op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Let op, je hebt de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.

Als je via de browser werkt kun je weer via de bovenkant van het scherm de code kopieren. Dat scheelt een hoop overtik werk en voorkomt fouten.

 

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Scanfie kassa. Scanfie regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met AFAS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Connectie Scanfie kassa
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Authenticatie AFAS
De authenticatie met AFAS loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij AFAS voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je AFAS account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met AFAS gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere AFAS gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Instellingen AFAS
Voor het gebruik van AFAS selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW code voor de betaalmethoden zal in de meeste gevallen 0% of none (Geen) zijn. De rekening die bij de betaalmethode ingesteld wordt zal overschreven worden door de rekeningen die per betaalmethode zijn ingesteld. Deze hoeft dus niet ingevuld te worden.

Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Scanfie werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Scanfie dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

6.Day-to-day: Vanuit Scanfie

Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.

7.Day-to-day: Naar Afas

Deze gegevens worden doorgezet naar AFAS:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS bestelling of financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen incl producten zullen producten die nog niet in AFAS staan worden toegevoegd. Zie hier een uitleg voor het bepalen van de productcodes FAQ. Het product krijgt BTW groep 1 toegewezen als het product 9% of 6% in de verkoopregel heeft staan. Anders krijgt het nieuwe product BTW groep 2 toegewezen. Het product wordt automatisch in AFAS artikelgroep 900 geplaatst. Zorg dat dit ook zo staat in gesteld in de AFAS administratie, anders kunnen de boekingen verkeerd gaan.

Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

De regels voor het matchen van producten tussen Scanfie en AFAS kun je in deze FAQ nalezen.

Uitwerking veldniveau AFAS

Uitwerking op veld-niveau AFAS financiële boeking. +-
AFAS Financiële boeking
Naam Voorbeeld Opmerking
Paragraaf
Year 2023 Jaar bon-datum
periode(Peri) 03 Maand bon-datum
UniqueId(UnId) 3 Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk.
Journal(JoCo) 01 Dagboek
(AutoNumber)AuNu 1
AFAS kent de factuurnummers toe (default) - op aanvraag aan te passen naar het bonnummer.
Omzetregel
VaAs 2 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur
AccountNumber(AcNr) 89302
EnDa 2023-03-01 bondatum
BpDa 2023-03-01
Description(Ds) REC1234 Omschrijving - Scanfie bonnummer.
BpNr ORD08725 Betalingskenmerk - Scanfie bonnummer.
AmountDebet(AmDe) 24.95 Totaalprijs incl BTW - debet.
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bonnummer
Totaal regel
AccountNumber(AcNr) 89302
EnDa 2023-03-01 Bondatum
BpDa 2023-03-01 Bondatum
Description(Ds) REC1234 Omschrijving - Scanfie bonnummer.
BpNr REC1234 Betalingskenmerk - Scanfie bonnummer.
AmountDebet(AmDe) 24.95 Totaalprijs incl BTW - debet.
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bonnummer
BTW-regels
VaAs 1 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur
AccountNumber(AcNr) 8000
EnDa 2023-03-01 Bondatum
BpDa 2023-03-01 Bondatum
Description(Ds) Tuinlicht Omschrijving: BTW - Naam in de bonregel - Bedrag excl BTW.
BpNr ORD08725 Boekstuknummer: Scanfie bonnummer.
AmountCredit(AmCr) 20.62 BTW bedrag - credit.
VatId(VaId) 101 BTW rekening
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bonnummer.
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.
Uitwerking op veld-niveau AFAS product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
AutomaticID(AuId) false
ItemCode(ItCd) [ArticleKey]
ChDs false
Group(Grp) 900
BiSt false
BiUn *****
VaRc [Vattype] Btw type
CostPrice(CoPrice) [costprice]
SalePrice(SaPrice) [prijsIncl] Eenheidsprijs INCL.
BatchCode(BaCo) [eannumber] Product Number
Uitwerking op veld-niveau AFAS boeking afsluiting. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Paragraaf
  • Jaar besteldatum - Scanfie afsluiting
  • Maand besteldatum - Scanfie afsluiting
  • Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk
  • Dagboek
  • AFAS kent de factuurnummers toe
Totaalregel
  • debiteur-id
  • datum
  • Omschrijving
  • Boekstuknummer
  • Bedrag
  • AFAS Debiteur-id
  • Besteldatum
  • Scanfie Dagomzet met datum
  • Dagomzet met datum
  • Verschil tussen het totaal aan omzet en betalingen in de afsluiting. In principe is deze waarde 0 omdat deze totalen in evenwicht zijn.
Detailregel - omzet
  • Omzetrekening
  • Datum
  • Regelprijs excl BTW
  • Soort omzet
  • BTW code
  • Boekstuknummer
  • afsluitings DATUM
  • credit
  • afhankelijk van het BTW percentage of de ingestelde categorieen
  • Scanfie Dagomzet met datum
Detailregel - BTW
  • BTW rekening
  • Datum
  • Omschrijving
  • BTW bedrag
  • Boekstuknummer
  • afsluiting
  • BTW - Bedrag excl BTW
  • credit
  • Scanfie Dagomzet met datum
Betaalregel
  • Tussenrekening
  • Datum
  • Omschrijving
  • BTW bedrag
  • Boekstuknummer
  • betaalmethode
  • afsluiting
  • betaalmethode
  • debit
  • Scanfie Dagomzet met datum

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Scanfie kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar AFAS.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/67/scanfie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/69/afas.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.