1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Restaurant en Visma eAccounting.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed POS Restaurant kassa automatisch worden doorgezet naar Visma eAccounting. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking naar Visma eAccounting, of per dag verzameld en als dag-voucher in Visma eAccounting geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Visma eAccounting, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed POS Restaurant en in de FAQ voor Visma eAccounting.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Dat kan via het dashboard, tabblad Profiel>>Koppeling opzeggen.
Stap je over naar een ander kassa-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Dat kan via het dashboard, tabblad Profiel>>Koppeling opzeggen.
Stap je over naar een ander kassa-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Lightspeed POS Restaurant kassa door te zetten naar Visma eAccounting:
- Dag-voucher: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-voucher in Visma eAccounting geplaatst. Een omzetdag loopt van 05:00 - 04:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur, bestelling of verkoopboeking in Visma eAccounting geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
- Dag-voucher: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-voucher in Visma eAccounting geplaatst. Een omzetdag loopt van 05:00 - 04:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur, bestelling of verkoopboeking in Visma eAccounting geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-voucher
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-voucher doorgezet naar Visma eAccounting. In de regels van de Visma eAccounting dag-voucher staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of productcategorie
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bestellingen, facturen of verkoopboekingen naar Visma eAccounting.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-voucher en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-voucher komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Lightspeed POS Restaurant kassa door te zetten naar Visma eAccounting:
- Dag-voucher: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-voucher in Visma eAccounting geplaatst. Een omzetdag loopt van 05:00 - 04:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur, bestelling of verkoopboeking in Visma eAccounting geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-voucher doorgezet naar Visma eAccounting. In de regels van de Visma eAccounting dag-voucher staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of productcategorie
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bestellingen, facturen of verkoopboekingen naar Visma eAccounting.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-voucher en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-voucher komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Lightspeed POS Restaurant kassa door te zetten naar Visma eAccounting:
- Dag-voucher: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-voucher in Visma eAccounting geplaatst. Een omzetdag loopt van 05:00 - 04:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur, bestelling of verkoopboeking in Visma eAccounting geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-voucher
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-voucher doorgezet naar Visma eAccounting. In de regels van de Visma eAccounting dag-voucher staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of productcategorie
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bestellingen, facturen of verkoopboekingen naar Visma eAccounting.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-voucher. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-voucher doorgezet naar Visma eAccounting. In de regels van de Visma eAccounting dag-voucher staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of productcategorie
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bestellingen, facturen of verkoopboekingen naar Visma eAccounting.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-voucher. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Controle vooraf dag-voucher
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Visma eAccounting.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Visma eAccounting.
Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed POS Restaurant bon uit:
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed POS Restaurant bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed POS Restaurant bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Visma eAccounting bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Doorzetten dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-voucher doorgezet naar Visma eAccounting. In de regels van de Visma eAccounting dag-voucher staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-voucher doorgezet naar Visma eAccounting. In de regels van de Visma eAccounting dag-voucher staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Lightspeed POS Restaurant bon naar Visma eAccounting gebeurt in drie stappen:
Het doorzetten van een Lightspeed POS Restaurant bon naar Visma eAccounting gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Visma eAccounting aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen wordt gekeken of producten al in Visma aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd.
- De Visma eAccounting factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting verderop in de handleiding.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting verderop in de handleiding.
Meerdere kassa's
De Lightspeed POS Restaurant kassa's draaien op iPads waarvoor je kunt inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Voor iedere Resto accountid is een aparte gebruikersnaam / wachtwoord beschikbaar en een aparte koppeling nodig. De extra koppelingen kunnen op de bekende manier aangevraagd worden. Na inrichting kun je contact met ons opnemen. Voor de extra koppelingen zijn kortingen beschikbaar. Let op: Het is NIET mogelijk om de connectie te leggen met het master-inlog-account.
De Lightspeed POS Restaurant kassa's draaien op iPads waarvoor je kunt inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Voor iedere Resto accountid is een aparte gebruikersnaam / wachtwoord beschikbaar en een aparte koppeling nodig. De extra koppelingen kunnen op de bekende manier aangevraagd worden. Na inrichting kun je contact met ons opnemen. Voor de extra koppelingen zijn kortingen beschikbaar. Let op: Het is NIET mogelijk om de connectie te leggen met het master-inlog-account.
3.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Connectie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.
Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Visma eAccounting.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Visma eAccounting.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Resto
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een dag-voucher aangemaakt in Visma eAccounting.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd op het betaalde bedrag en de omzet in de bonregels. Alleen als deze bedragen overeenkomen wordt de bon in behandeling genomen.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een dag-voucher aangemaakt in Visma eAccounting.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd op het betaalde bedrag en de omzet in de bonregels. Alleen als deze bedragen overeenkomen wordt de bon in behandeling genomen.
Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Visma eAccounting dag-voucher aan zonder debiteur-gegevens.. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Visma eAccounting. Matching van debiteuren tussen Lightspeed POS Restaurant en Visma eAccounting vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Visma eAccounting geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Visma eAccounting met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in.
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Visma eAccounting dag-voucher aan zonder debiteur-gegevens.. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Visma eAccounting. Matching van debiteuren tussen Lightspeed POS Restaurant en Visma eAccounting vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Visma eAccounting geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Visma eAccounting met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in.
Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Lightspeed POS Restaurant bonnen. +-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Restaurant bestelling |
| Bon-id | [id] |
| Bonnummer | [id] |
| Datum | Op basis van [createDate] |
| Kassa-id | [tableId], deze waarde wordt niet gebruikt |
| Shop-id | [floorId], deze waarde wordt niet gebruikt |
| Klantid | [customerId] |
| Totaal incl BTW | [total] |
| Totaal excl BTW | [totalWithoutTax] |
| Status bestelling | [financial_status] |
| Status | Deze wordt bepaald op basis van de velden [status] en [type]:
|
| Wijzigingsdatum | [modificationDate] |
Uitwerking bonregel+-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Restaurant bestelling |
| Regel-id | [prodId] |
| Naam | [productName] |
| SKU | [productId] |
| EAN / Barcode | [productPLU] |
| Aantal | [amount] |
| BTW percentage | Het BTW percentage wordt als volgt berekend:
|
| Regelbedragen incl en excl BTW | Hiervoor worden de velden [totalPrice] en [totalPriceWithoutVat] gebruikt |
| Let op: Alle regels worden in 1 keer nagelopen. Hierna wordt gekeken of de regels optellen tot het totaal van de bon. Als de bon nog niet voltooid is mag er een verschil zijn. Is de bon wel voltooid en kloppen de bedragen in de regels niet met het totaalbedrag in de bon dan vindt er een harde exit plaats. De verwerking stopt omdat er een situatie is voorgekomen die echt niet mag gebeuren. Dit is een extra beveiliging die voorkomt dat verkeerde data in Visma eAccounting terecht komt. | |
Uitwerking regel betaalinformatie+-
| Een bon kan meerdere betalingen hebben. Deze staan in [payments] en worden een-voor-een verwerkt als er dagomzet wordt doorgezet. Indien er hybride wordt doorgezet, worden bonnen met meer dan 1 betaalmethode niet opgehaald, en niet doorgezet. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Restaurant bestelling |
| Betaaldatum | Op basis van [modificationDate] in de bon |
| Betaalmethode | [type] |
| Betaalmethode-id | [paymentTypeId], deze wordt gebruikt voor het bepalen van de tussenrekening in Visma eAccounting in geval van dagomzet. |
| Bedrag | [amount] |
5.Day-to-day: Naar Visma
Aanmaken transacties
Een bon uit de Lightspeed POS Restaurant webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.
Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.
Uitwerking veldniveau Visma eAccounting
Een bon uit de Lightspeed POS Restaurant webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.
Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed POS Restaurant en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.
Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed POS Restaurant en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.
Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.
Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt de factuur aan in Visma eAccounting met de status draft. De factuur dient eerst in Visma eAccounting verwerkt te worden. Pas daarna kan de factuur verstuurd worden naar de klant. De koppeling kan er dus niet voor zorgen dat het versturen automatisch gebeurt.
De koppeling maakt de factuur aan in Visma eAccounting met de status draft. De factuur dient eerst in Visma eAccounting verwerkt te worden. Pas daarna kan de factuur verstuurd worden naar de klant. De koppeling kan er dus niet voor zorgen dat het versturen automatisch gebeurt.
Uitwerking veldniveau Visma eAccounting
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CustomerId | f7880989-s898-cm87-so98-j8703j38dd8e | visma debiteuren id |
| IsCreditInvoice | ||
| InvoiceDate | 2023-03-01 | |
| RotReducedInvoicingType | 0 | |
| InvoiceCity | Amsterdam | |
| InvoiceCountryCode | NL | |
| InvoiceAddress1 | Stationstraat 12 | |
| InvoiceCustomerName | Sophie Fischer | voornaam achternaam |
| InvoicePostalCode | 1000AA | |
| DeliveryCity | Amsterdam | |
| DeliveryCountryCode | NL | |
| DeliveryAddress1 | Stationstraat 12 | |
| DeliveryCustomerName | Sophie Fischer | |
| DeliveryPostalCode | 1000AA | |
| EuThirdParty | False - dit is niet aan te passen. | |
| CustomerIsPrivatePerson | 1 | True, tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld. |
| ReverseChargeOnConstructionServices | false - dit is niet aan te passen | |
| YourReference | 90498 | bestelnummer |
| Rows | ||
| LineNumber | 1 | |
| ArticleId | 02398h32-klm32-330-24sf-290sf39389jj | visma productid |
| IsTextRow | ||
| Text | Multifunctional weegschaal | Naam verkoopregel. |
| UnitPrice | 104.90 | Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW. |
| Quantity | 1.00 | Aantal |
| ReversedConstructionServicesVatFree | ||
| IsVatFree | ||
| ReplaceUnitPriceWhenZero | ||
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting financiële boeking. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CurrencyCode | EUR | Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's. |
| CustomerId | 8ssd8sd9-8sdi-09fs-8df9-sd8f9s0d8s8d | Visma debiteuren id |
| DueDate | 2023-03-01 | |
| RemainingAmountInvoiceCurrency | 72.80 | Totaalbedrag bon incl BTW. |
| TotalAmountInvoiceCurrency | 72.80 | Totaalbedrag incl BTW. |
| VatAmountInvoiceCurrency | 12.64 | Totaal BTW bedrag bon. |
| RoundingsAmountInvoiceCurrency | 0 | |
| InvoiceNumber | 483938 | Huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten. |
| InvoiceDate | 2023-03-01 | |
| IsCreditInvoice | False | |
| PaymentReferenceNumber | ORD.UH.09875 | bestelnummer - dit is niet aan te passen. |
| Voucher | ||
| VoucherDate | 2023-03-01 | |
| VoucherText | Bon REC1234 | Bon bonnummer |
| Rows |
|
|
| AccountNumber | 1800 | |
| DebitAmount | 72.80 | |
| TransactionText | ||
| CreditAmount | 62.00 | |
| TransactionText | Overhemd | |
| VatCodeId | ef4f9ed7-209e-4308-bb2c-26f6dfd1229c | |
| AccountNumber | 8100 | |
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting bestelling. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Amount | [ordertotalInclDiscount] | Totaal bedrag bon incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag bon excl BTW |
| CustomerId | [debtorID] | Visma debtorid |
| RotReducedInvoicingType | Normal | |
| CurrencyCode | EUR | Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen met euro's. |
| VatAmount | [ordertotalVatInclDiscount] | Totaal BTW bedrag bon |
| RoundingsAmount | 0 | |
| InvoiceCity | [city] | |
| InvoiceCountryCode | [isocountry] | |
| InvoiceCustomerName | [customerName] | |
| DeliveryCity | [deliverycity] | |
| DeliveryCountryCode | [deliveryIsocountry] | |
| DeliveryAdres | [deeliveryadres] | |
| DeliveryCustomerName | [deliverycustomerName] | |
| DeliveryPostalCode | [deliveryzipcode] | |
| InvoicePostalCode | [zipcode] | |
| OrderDate | [] | |
| Status | Draft | Dit kan niet aangepast worden. |
| EuThirdParty | false | Dit is niet aan te passen. |
| CustomerIsPrivatePerson | True | Tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld. |
| YourReference | [sourceordernr] | bestelnummer |
| ReverseChargeOnConstructionServices | false | Dit is niet aan te passen. |
| Rows | ||
| ArticleID | [productID] | Visma productID |
| Description | [name] | Naam verkoopregel. |
| unitsPrice | [price] | Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW |
| Quantity | [quantity] | Aantal |
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting Voucher - dagomzet. +-
| Naam | Voorbeeld | |
| Datum | Datum dagomzet | |
| Tekst | Datum dagomzet | |
| Detailline |
|
|
| Taxline |
|
6.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed POS Restaurant kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de bon (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.
Bij Dashboard >> Open staan de bonnen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.
Wat als bonnen missen in Visma eAccounting
Als bonnen ontbreken in Visma eAccounting adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de bon daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
bon van een eerdere maand is. Als je de bon in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de bon opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de bon daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Visma eAccounting bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de bon kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de bon daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/17/lightspeed-pos-restaurant.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.