1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed POS Restaurant naar Reeleezee. De koppeling zorgt dat voor bonnen in Lightspeed POS Restaurant automatisch een bon of factuur wordt aangemaakt in Reeleezee. Omdat de verkopen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Het is met deze koppeling ook mogelijk de omzet per dag door te zetten. De koppeling hanteert een einde dag van 05:00 in de ochtend. Een omzetdag loopt dus van 05:00 - 04:59 de volgende dag. Let op: De koppeling zet de verkopen uit de kassa door, niet eventuele inkopen en/of bankstortingen.

Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden bonnen uit de kassa opgehaald en doorgezet. Kies je voor de optie doorzetten dagomzet dan wordt iedere ochtend vroeg de omzet van de voorgaande dag doorgezet.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

2. Features

Je kunt de verkopen uit de Lightspeed POS Restaurant kassa op 2 manieren doorzetten naar Reeleezee:
1. Individueel, dat wil zeggen dat iedere bon uit de kassa apart wordt doorgezet.
2. Op basis van dagomzet, dat wil zeg dat alle afgeronde bonnen van 1 dag worden verzameld en als 1 boeking worden doorgezet naar Reeleezee.

Optie 1: Individueel doorzetten van bonnen

Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt of als je gebruik maakt van een voorraad-synchronisatie tussen de Lightspeed POS Restaurant kassa en Reeleezee. De bonnen worden doorgezet als bon of factuur.

Optie 2: Doorzetten van de dagomzet

Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen die de voorgaande dag zijn afgerond verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar een bon of factuur in Reeleezee. In de regels van de bon of factuur staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet, waarbij je kunt kiezen uit:
2a. De omzet getotaliseerd per product-categorie
2b. De omzet getotaliseerd per BTW tarief.
In het eerste geval boek je de omzet op de grootboekrekening van de product-categorie. In het tweede geval boek je de omzet op de grootboekrekening behorend bij het BTW tarief (omzet).

Tijdens de installatie kun je aangeven of je de omzet per betaalmethode of per productcategorie wilt tonen. Ook kun je tijdens de installatie grootboekrekeningen instellen. Je kunt
- kruisposten instellen voor de inkomsten per betaalmethode (dus de bedragen aan de debit-zijde)
- en grootboekrekeningen voor de omzet (dus de bedragen aan de credit-zijde), per productcategorie of BTWcode.

3. Nodig toegang Reeleezee

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen en producten kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

4. Installatie koppeling

Via deze website kun je een proefperiode aanvragen voor de koppeling tussen Lightspeed POS Restaurant en Reeleezee. Ga naar de koppelpagina en vul het formulier in. Dit formulier vraagt naar een naam en adres. Deze gegevens gebruiken we voor het opstellen van de factuur. Na het aanvragen van de proefperiode sturen we je een licentiesleutel en een installatie-url voor het activeren van de koppeling.

Tijdens het installatie-proces van de koppeling tussen Lightspeed POS Restaurant en Reeleezee doe je twee dingen:
1. Je legt een connectie met Lightspeed POS Restaurant. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen, klanten en producten uit dit systeem te lezen.
2. Je legt een connectie met Reeleezee. De koppeling heeft ook toestemming nodig om financiele gegevens naar Reeleezee te schrijven en om gegevens zoals debiteuren en producten uit Reeleezee te lezen.
3. Tot slot leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in Lightspeed POS Restaurant en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Reeleezee.

De installatie van de koppeling begint met deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=resto&invoicesystem=reeleezee.

Als je op deze link klikt, of de link naar je browser copieert zie je een scherm waarop je gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem invult:
- De licentiesleutel, je hebt deze ontvangen in een email van ons <
- De gebruikersnaam en het wachtwoord van de webservice, zoals je die in de vorige stap hebt aangemaakt. Als je de gegevens hebt ingevuld klik je op de link Ga verder.

Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Lightspeed POS Restaurant en de financiele instellingen in Reeleezee, te weten: De BTW tarieven en grootboekrekeningen.. Je kunt hier aangeven of je de omzet per dag wilt doorzetten. Zo ja dan vul je de grootboekrekeningen voor de categorieen en betaalmethoden in.. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit Lightspeed POS Restaurant

Deze koppeling zet de betaalde bonnen vanuit de Lightspeed Restaurant kassa door naar het boekhoudsysteem. Ieder uur worden de betaalde bonnen opgehaald en als voor de betreffende betaalmethode de verkoop direct moet worden doorgezet dan gebeurt dat. Iedere dag worden na middernacht de bonnen opgehaald voor de betaalmethoden die op dagomzet geboekt moeten worden. Deze verkopen worden vervolgens ook doorgezet.

Voor verkopen die individueel moeten worden doorgezet wordt indien gewenst de debiteur ook doorgezet. Is de debiteur niet bekend dan wordt de verkoop onder een vaste debiteur geboekt.

Cadeaubonnen (giftcards) spelen een dubbele rol in een kassa:
- Verkoop: als een cadeaubon verkocht wordt, wordt deze tegen 0% BTW in de kassa aangeslagen als een ‘verkoop’. De koppeling zet deze verkoop door naar het boekhoudpakket. Het is aan de winkelier en boekhouder te zorgen dat deze ‘verkoop’ correct wordt geadministreerd in de boekhouding. Als de koppeling individuele bonnen doorzet is dat mogelijk door de gerelateerde grootboekrekening (waarop de 0%btw verkoop wordt geboekt) handig te kiezen. Indien de cadeaubon in de kassa netjes in een aparte categorie is opgezet, is ook in de modus waarbij de koppeling de dagomzet doorzet, netjes een aparte grootboekrekening in te stellen voor deze cadeaubon-categorie. Het komt daarbij voor dat boekhouders expliciet een balansrekening willen instellen om de cadeaubon ‘verkoop’ te onderscheiden van de regulier - echte - omzet. Bij sommige boekhoudpakketten is het instellen van de grootboekrekening soms iets ingewikkeld. Het kan daarbij helpen om in de naam van de grootboekrekening in het boekhoudpakket de string posledger op te nemen. Mocht je er niet uitkomen, neem dan contact met ons op.
- Betalingsmethode:: als klanten een cadeaubon inruilen, wordt deze als een betaalmethode aangeslagen in de kassa. Bij doorzetten van de individuele verkoop wordt de totale waarde van de verkoop, ongeacht de betaalmethode doorgezet op het btw% van de aangekochte goederen. Bij de koppeling waarbij de dagomzet geboekt wordt, wordt deze betaalmethode ‘cadeaubon’ expliciet vermeld en op de gerelateerde kruispost zichtbaar in het boekhoudpakket.

6. Day-to-day: Naar Reeleezee

Deze koppeling boekt de omzet uit het POS systeem als boekingsbonnen in Reeleezee. Het is dus niet nodig om de factuurmodule aan te schaffen als je met de koppeling wilt werken. Het bonnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. Je kunt het betalingskenmerk in de boekingsbon achterhalen door de boekingsbon te openen, op meer opties te klikken en vervolgens op betaling. Je ziet het betalingskenmerk dan staan.

Het bonnummer of de datum van de dagomzet met de betaalmethode worden geplaatst in de omschrijving van de boekingsbon. Per betaalmethode in het POS systeem is het mogelijk om de omzet op vaste debiteuren te boeken of juist debiteuren aan te laten maken. Bij het boeken van de dagomzet is een vaste debiteur verplicht. Vast debiteuren worden ingesteld tijdens het installatieproces.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie wordt een fee in rekening gebracht. Neem hiervoor contact met ons op. Voor sommige koppelingen in België kunnen we u ook een partner aanbevelen. Voor installaties hebben we toegang tot je POS systeem en je online boekhoudpakket nodig.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen, of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.