1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed Restaurant kassa naar Moneybird. De koppeling zorgt dat voor bonnen in Lightspeed Restaurant kassa automatisch facturen worden aangemaakt in Moneybird. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Dit betekent dat ieder uur de bonnen worden opgehaald en doorgezet.

Voor het installeren van de koppeling vraag je een proefperiode aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppelingen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: FAQ Lightspeed POS Resto en FAQ MoneyBird.

2. Features

Je kunt de verkopen uit de Lightspeed Restaurant kassa kassa op 2 manieren doorzetten naar Moneybird:
1. Individueel, dat wil zeggen dat iedere bon uit de kassa apart wordt doorgezet.
2. Op basis van dagomzet, dat wil zeg dat alle afgeronde bonnen van 1 dag worden verzameld en als 1 factuur worden doorgezet naar Moneybird met de betalingen er aan gekoppeld.

Optie 1: Individueel doorzetten van bonnen

Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt of als je gebruik maakt van een voorraad-synchronisatie tussen de Lightspeed Restaurant kassa kassa en Moneybird. De bonnen worden doorgezet als facturen.

Optie 2: Doorzetten van de dagomzet

Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen die de voorgaande dag zijn afgerond verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar een factuur in Moneybird. In de regels van de factuur staan:
- De omzet getotaliseerd per product-categorie, of
- De omzet getotaliseerd per BTW tarief.
In het eerste geval boek je de omzet op de grootboekrekening van de product-categorie. In het tweede geval boek je de omzet op de grootboekrekening behorend bij het BTW tarief (omzet).

De betalingen die zijn binnengekomen voor de bonnen worden als Moneybird betalingen gekoppeld aan de omzet-factuur. Dus stel dat er voor die dag met cash en met pin betaald is. De koppeling telt dan alle bedragen die contant betaald zijn bij elkaar op en voegt dit totaal toe als 1 betaling aan de Moneybird factuur. Daarna telt de koppeling die met pin betaald zijn bij elkaar op en ook dit totaal wordt als 1 betaling toegevoegd aan de Moneybird factuur.

Tijdens de installatie kun je aangeven of je de omzet per betaalmethode of per productcategorie wilt tonen. Ook kun je tijdens de installatie grootboekrekeningen instellen. Je kunt
- kruisposten instellen voor de betaalmethodes, dus de betalingen die de koppeling toevoegt aan de Moneybird factuur
- en grootboekrekeningen voor de omzet (dus de bedragen op de factuur zelf), per productcategorie of BTWcode.
Indien je (anonieme) dagomzet en b2b omzet wilt combineren neem dan even contact met ons op.

3. Activatie koppeling

Via deze website kun je een proefperiode aanvragen voor de koppeling tussen je Lightspeed Restaurant kassa en Moneybird. Ga naar de koppelingen-pagina en vul het formulier in. Dit formulier vraagt naar een naam en adres. Deze gegevens zijn nodig voor het Lightspeed Team zodat zij de toegang naar je Lightspeed Restaurant kassa open kunnen zetten voor de koppeling.

Als je de proefperiode hebt aangevraagd dan sturen wij de informatie direct door naar het Lightspeed Team. Zij regelen de toegang naar je Restaurant kassa. Zodra dat gebeurd is kun je de rest van de installatie afronden. Dit staat uitgelegd in een email die je ontvangt na het aanvragen van de proefperiode. Daarin staat ook de url en een licentiesleutel voor de verdere installatie.

In het eerste installatiescherm vul je de licentiesleutel uit de email in. Ook vul je het administratie-id in van je Moneybird account.

Klik op Ga verder. Je wordt nu automatisch doorgeleid naar je Moneybird account. Als je nog niet bent ingelogd dan doe je dat eerst. Daarna geef je toestemming dat de koppeling facturen mag doorzetten voor de kassabonnen.

Als je de toestemming hebt gegeven kom je automatisch in het laatste installatiescherm terecht. Met dit kun je de BTW tarieven van je Lightspeed Restaurant kassasysteem koppelen aan BTW tarieven en grootboekrekeningen in Moneybird. Voor ondernemers uit Belgie is er de extra mogelijkheid om het BTW percentage 12% te specificeren en om aparte grootboekrekeningen toe te kennen aan BTW voor omzet, leveringen of afhalen. Ook kun je op dit scherm per betaalmethode aangeven of je de omzet per dag wilt doorzetten of de omzet per verkoop. Je kunt per betaalmethode een vaste debiteur selecteren. Verkopen voor deze betaalmethode worden dan onder deze debiteur geboekt. Indien je omzet per dag wilt boeken is een vaste debiteur verplicht.

Let op: Dit scherm kan er raar uit zien en foutmeldingen bevatten. Dan heeft Moneybird de aanmelding nog niet verwerkt. Klik na 1 tot 5 minuten op de refresh-button van je browser. Mocht je er niet uitkomen klik dan in ieder geval op Installeren. Er wordt dan een dashboard-login voor je aangemaakt en naar je gestuurd. Met dit dashboard kun je de instellingen achteraf doen.

4. Van Lightspeed Restaurant kassa

Deze koppeling zet de betaalde bonnen vanuit de Lightspeed Restaurant kassa door naar het boekhoudsysteem. Ieder uur worden de betaalde bonnen opgehaald en als voor de betreffende betaalmethode de verkoop direct moet worden doorgezet dan gebeurt dat. Iedere dag worden na middernacht de bonnen opgehaald voor de betaalmethoden die op dagomzet geboekt moeten worden. Deze verkopen worden vervolgens ook doorgezet.

Voor verkopen die individueel moeten worden doorgezet wordt indien gewenst de debiteur ook doorgezet. Is de debiteur niet bekend dan wordt de verkoop onder een vaste debiteur geboekt.

Cadeaubonnen (giftcards) spelen een dubbele rol in een kassa:
- Verkoop: als een cadeaubon verkocht wordt, wordt deze tegen 0% BTW in de kassa aangeslagen als een ‘verkoop’. De koppeling zet deze verkoop door naar het boekhoudpakket. Het is aan de winkelier en boekhouder te zorgen dat deze ‘verkoop’ correct wordt geadministreerd in de boekhouding. Als de koppeling individuele bonnen doorzet is dat mogelijk door de gerelateerde grootboekrekening (waarop de 0%btw verkoop wordt geboekt) handig te kiezen. Indien de cadeaubon in de kassa netjes in een aparte categorie is opgezet, is ook in de modus waarbij de koppeling de dagomzet doorzet, netjes een aparte grootboekrekening in te stellen voor deze cadeaubon-categorie. Het komt daarbij voor dat boekhouders expliciet een balansrekening willen instellen om de cadeaubon ‘verkoop’ te onderscheiden van de regulier - echte - omzet. Bij sommige boekhoudpakketten is het instellen van de grootboekrekening soms iets ingewikkeld. Het kan daarbij helpen om in de naam van de grootboekrekening in het boekhoudpakket de string posledger op te nemen. Mocht je er niet uitkomen, neem dan contact met ons op.
- Betalingsmethode:: als klanten een cadeaubon inruilen, wordt deze als een betaalmethode aangeslagen in de kassa. Bij doorzetten van de individuele verkoop wordt de totale waarde van de verkoop, ongeacht de betaalmethode doorgezet op het btw% van de aangekochte goederen. Bij de koppeling waarbij de dagomzet geboekt wordt, wordt deze betaalmethode ‘cadeaubon’ expliciet vermeld en op de gerelateerde kruispost zichtbaar in het boekhoudpakket.

5. naar MoneyBird

De verkopen uit de winkel worden in MoneyBird geimporteerd als facturen. In de omschrijving staat het bonnummer en de betaalmethode. Debiteuren worden de eerste keer nieuw aangemaakt en bij volgende verkopen opnieuw gebruikt. Indien er een korting van toepassing is op de gehele bestelling dan wordt in de MoneyBird factuur een percentage korting gegeven.

6. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie wordt een fee in rekening gebracht. Neem hiervoor contact met ons op. Voor sommige koppelingen in België kunnen we u ook een partner aanbevelen. Voor installaties hebben we toegang tot je POS systeem en je online boekhoudpakket nodig.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen, of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.