1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Restaurant en Informer.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed POS Restaurant kassa automatisch worden doorgezet naar Informer. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Informer, of per dag verzameld en als dag-factuur in Informer geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Informer, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed POS Restaurant en in de FAQ voor Informer.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een andere kassa of boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Lightspeed POS Restaurant kassa door te zetten naar Informer:
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Informer geplaatst. Een omzetdag loopt van 05:00 - 04:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Informer geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Informer.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-factuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-factuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Let op: Hoewel het mogelijk is om op betaalmethode te selecteren of een bon wel of niet individueel wordt doorgezet worden de betalingen voor de bonnen nooit in de dag-factuur geplaatst. In de dag-factuur staat alleen de omzet.

Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Informer staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf dag-factuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Informer.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed POS Restaurant bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed POS Restaurant bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Informer bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Let op: Bij het doorzetten van individuele bonnen worden alleen bonnen met status Voltooid doorgezet. Heeft een bon status open dan controleert de koppeling 14 dagen of de status van de bon wijzigt naar Voltooid. Zo ja dan zet de koppeling de bon alsnog door. Bonnen die na die 14 dagen op Voltooid worden gezet dienen handmatig in Informer te worden gezet. De koppeling kan dat niet meer doen. Het aantal dagen 14 kan niet worden aangepast omdat de koppeling in dat geval de API van Lightspeed te zwaar zou belasten.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Doorzetten dag-factuur
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Lightspeed POS Restaurant bon naar Informer gebeurt in twee stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Informer aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Informer factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Informer verderop in de handleiding.

3.Nodig: Informer API sleutel/code

Voor het koppelen met Informer zijn twee gegevens nodig:
1. De beveiligingscode. Dit is de beveiligingscode waarmee je inlogt bij Informer.
2. Een API sleutel. Deze maak je aan in je Informer backend.

Lees meer Nodig Informer ....
Lees minder Nodig Informer ....

Voor het aanmaken van de API sleutel log je in bij Informer. Vervolgens ga je naar Instellingen > Algemeen > API-sleutels. Je ziet nu een lijst met bestaande API sleutels. Deze lijst is leeg als er niet eerder een API sleutel is aangemaakt. Om een API sleutel aan te maken klik je op de blauwe knop Nieuw. Na het aanmaken van de API sleutel zie je hem in de lijst staan.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Connectie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Connectie Informer
Je legt de connectie met Informer via de beveiligingscode en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Informer. Je kunt de beveiligingscode en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Factuurlayout, betaalconditie en valuta
Voor de Informer connectie dien je een factuurlayout, een betaalconditie voor nieuwe debiteuren op te geven en je dient aan te geven hoe de valuta in Lightspeed POS Restaurant in Informer terecht moeten komen. Dit kan heel gemakkelijk via de blauwe Wijzig knoppen en de selectie-boxjes die dan tevoorschijn komen.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Informer. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.

5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Resto

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een dag-factuur aangemaakt in Informer.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

Bonnen worden vooraf gecontroleerd op het betaalde bedrag en de omzet in de bonregels. Alleen als deze bedragen overeenkomen wordt de bon in behandeling genomen.

Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Informer dag-factuur aan voor een default debiteur in Informer. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Informer. Matching van debiteuren tussen Lightspeed POS Restaurant en Informer vindt plaats op emailadres.

Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Informer geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Informer met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Lightspeed POS Restaurant bonnen. +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed POS Restaurant bestelling
Bon-id [id]
Bonnummer [id]
Datum Op basis van [createDate]
Kassa-id [tableId], deze waarde wordt niet gebruikt
Shop-id [floorId], deze waarde wordt niet gebruikt
Klantid [customerId]
Totaal incl BTW [total]
Totaal excl BTW [totalWithoutTax]
Status bestelling [financial_status]
Status Deze wordt bepaald op basis van de velden [status] en [type]:
  • Als [type] gelijk is aan void of voided dan wordt de status closed (bonnen met status closed zetten we niet door)
  • Als [status] gelijk is aan PAID, ACCEPTED of DONE dan wordt de status completed
  • In alle andere gevallen wordt de status closed (bonnen met status closed zetten we niet door)
Wijzigingsdatum [modificationDate]
Uitwerking bonregel+-
Naam veld Waarden uit Lightspeed POS Restaurant bestelling
Regel-id [prodId]
Naam [productName]
SKU [productId]
EAN / Barcode [productPLU]
Aantal [amount]
BTW percentage Het BTW percentage wordt als volgt berekend:
  • Als [taxPercentage] een waarde groter dan 0 heeft dan wordt die waarde gebruikt.
  • Is [taxPercentage] gelijk aan 0 dan wordt gekeken of [deliveryVatPercentage] groter dan 0 is.
  • Zijn zowel [taxPercentage] als [deliveryVatPercentage] gelijk aan 0 dan wordt de waarde in [takeawayVatPercentage] gebruikt.
  • Is het BTW percentage kleiner dan 1 dan wordt het met 100 vermenigvuldigd.
Regelbedragen incl en excl BTW Hiervoor worden de velden [totalPrice] en [totalPriceWithoutVat] gebruikt
Let op: Alle regels worden in 1 keer nagelopen. Hierna wordt gekeken of de regels optellen tot het totaal van de bon. Als de bon nog niet voltooid is mag er een verschil zijn. Is de bon wel voltooid en kloppen de bedragen in de regels niet met het totaalbedrag in de bon dan vindt er een harde exit plaats. De verwerking stopt omdat er een situatie is voorgekomen die echt niet mag gebeuren. Dit is een extra beveiliging die voorkomt dat verkeerde data in Informer terecht komt.

6.Day-to-day: Naar Informer

Aanmaken transacties
De bonnen uit Lightspeed POS Restaurant worden in Informer geïmporteerd als facturen.

Deze gegevens worden doorgezet naar Informer:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Informer debiteur gebruikt als debiteur van de Informer transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Informer. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.


Uitwerking veldniveau Informer

Uitwerking op veld-niveau Informer factuur. +-
Informer factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
relation_id 5366049 customer-id
contact_name Sophie Fischer voor- en achternaam klant
reference 6224 bonnummer
invoice_date 2022-12-06
payment_condition_id 564437 Betaalconditie - zoals ingesteld op het dashboard.
currency_id 63152 valuta
vat_option incl Bedragen zijn standaard incl BTW.
template_id 442206 Zoals ingesteld op het dashboard.
comment Opmerking bon
footer standaard leeg
lines
quantity 1 Aantal
description 18 maanden verlenging omschrijving
amount 200 Eenheidprijs
discount 0 Korting is verwerkt in de eenheidsprijs.
vat_id 698451 BTW code, Zoals ingesteld op het dashboard.
ledger_id 5621485 Grootboekrekening, Zoals ingesteld op het dashboard.
product_id 10023
costs_id 0 Kostenplaats- leeg. Er is een optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling.
Uitwerking op veld-niveau Informer klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
relatienummer
relatietype 1 Als er een bedrijfsnaam wordt meegegeven dan staat de relatietype op 0.
Bedrijfsnaam [company]
Voornaam [voornaam] Als voornaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Achternaam [achternaam] Als achternaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Straat [Adres1] [Adres2] Als Adres niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Huisnummer [housenr] Als huisnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Postcode [zipcode]
Stad [city]
Land [isocountry]
Telefoonnummer [telnr]
KVKnummer [kvk] Als KVK niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
BTWnummer [BTWnr] Als btwnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Email factuur [email]
Email [email]
Uitwerking op veld-niveau Informer verzamelfactuur voor afsluiting. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Debiteur customer-id default debiteur
Datum Datum afsluiting
vat_option incl bedragen zijn incl BTW
Betaalconditie betaalconditie zoals ingesteld op het dashboard
Valuta valuta
Factuurprofiel zoals ingesteld op het dashboard
Footer leeg
Referentie Nummer afsluiting
lines
Omschrijving
Aantal
Eenheidsprijs
Korting 0
BTW code H zoals ingesteld op het dashboard
Grootboekrekening 8000 zoals ingesteld op het dashboard
Kostenplaats leeg optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed POS Restaurant kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Informer.Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.