1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Povis en Silvasoft.
De koppeling zorgt dat kassa-afsluitingen uit de Povis kassa automatisch worden doorgezet naar dag-facturen in Silvasoft.Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Silvasoft, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Povis en in de FAQ voor Silvasoft.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode. De omzet zal wel doorgezet worden naar Silvasoft, de betaalde bedragen niet.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Silvasoft. In de regels van de Silvasoft dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Silvasoft. In de regels van de Silvasoft dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een kassa-afsluiting voeren we een aantal controles op de Povis kassa-afsluiting uit:
Aan het begin van de verwerking van een kassa-afsluiting voeren we een aantal controles op de Povis kassa-afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Povis kassa-afsluiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-afsluiting een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de kassa-afsluiting niet eerder is doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de kassa-afsluiting is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de kassa-afsluiting als afgehandeld aangemerkt. De Povis kassa-afsluiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-afsluiting dan verschijnt de kassa-afsluiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-afsluiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.
Nadat de kassa-afsluiting is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de kassa-afsluiting als afgehandeld aangemerkt. De Povis kassa-afsluiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-afsluiting dan verschijnt de kassa-afsluiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-afsluiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Wisteria
Om de Povis - Wisteria connectie te leggen zal Povis het account activeren en zorgen dat de noodzakelijke gegevens zoals BTW tarieven en betaalmethoden klaarstaan binnen jullie account. Povis is hierover via de email geinformeerd.
4.Nodig: Silvasoft sleutel
Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
Lees meer Nodig Silvasoft ....
Lees minder Nodig Silvasoft ....
Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Povis kassa. Povis regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met de Povis kassa. Povis regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.
Authenticatie Povis kassa
De authenticatie wordt door Povis gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie wordt door Povis gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Silvasoft
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Povis kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Povis kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit Wisteria
Doorzetschema: Ieder uur worden de kassa-afsluitingen opgehaald uit de kassa.
BTW berekening: De kassa-afsluiting bevat zelf de BTW. De BTW in de kassa-afsluiting wordt gebruikt in de boeking in Silvasoft.
7.Day-to-day: Naar Silvasoft
Aanmaken transacties
De kassa-afsluitingen uit Povis worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:
De kassa-afsluitingen uit Povis worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.
De regels voor het matchen van producten tussen Povis en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.
De regels voor het matchen van producten tussen Povis en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.
Uitwerking veldniveau Silvasoft
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft invoice +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CustomerNumber | 4765 | Default debiteur id. |
| AddAsDraft | false | Dit kan niet aangepast worden |
| InvoiceReference | 3894029204 | |
| InvoiceDate | 09-03-2023 | |
| InvoiceNotes | ||
| Invoice_InvoiceLine | ||
| ProductNumber | 0293498320939 | SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag. |
| Quantity | 1 | Aantal |
| TaxPc | 21 | BTW percentage |
| UnitPriceExclTax | 24.75 | Eenheidsprijs excl BTW |
| SubTotalInclTax | 29.95 | Regelprijs incl BTW |
| Description | Openhaard Bio-ethanol gel | Omschrijving |
| TaxCode | 21.0% - BTW hoog Nederland | BTW code |
| LedgerAccountNumber | 8159 | Omzetrekening |
| Invoice_Address | ||
| Address_Street | Stationstraat | straat |
| Address_City | Amsterdam | stad |
| Address_PostalCode | 1000AA | postcode |
| Address_Unit | 12 | huisnummer |
| Address_Type | InvoiceAddress | Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben. |
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft bestelling +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CustomerNumber | 4765 | Default debiteur id. |
| OrderReference | 3894029204 | bestelnummer, op verzoek factuurnummer. |
| OrderDate | 09-03-2023 | Besteldatum |
| OrderNotes | ||
| order_orderline | ||
| ProductNumber | 0293498320939 | SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag. |
| Quantity | 1 | Aantal |
| TaxPc | 21 | BTW percentage |
| UnitPriceExclTax | 24.75 | Eenheidsprijs excl BTW |
| SubTotalInclTax | 29.95 | Regelprijs incl BTW |
| Description | Openhaard Bio-ethanol gel | Omschrijving |
| TaxCode | 21.0% - BTW hoog Nederland | BTW code |
| LedgerAccountNumber | 8159 | Omzetrekening |
| Invoice_Address | ||
| Address_Street | Stationstraat | straat |
| Address_City | Amsterdam | stad |
| Address_PostalCode | 1000AA | postcode |
| Address_Unit | 12 | huisnummer |
| Address_Type | InvoiceAddress | Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben. |
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft product +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Artikel nummer | [articleNumber] | Als er een productId wordt meegegeven. Articlenumber -> productId |
| Categorie naam | [CategoryName] | |
| CategoryCreateIfMissing | true | |
| EAN | [eannumber] | |
| Nieuwe naam | [Name] | max lengte 50 |
| Nieuwe verkoopprijs | [priceExcl] | |
| VoorraadUpdateMode | Absolute | |
| NieuweVoorraadAantal | [stock] | |
| NieuweBTWPercentage | [BTWpercentage] | |
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke kassa-afsluitingen uit je Povis kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke kassa-afsluitingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een kassa-afsluiting (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke kassa-afsluitingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de kassa-afsluiting alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/58/povis.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou kassa-afsluitingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 kassa-afsluitingen in rekening.