1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Povis en Factuursturen.

De koppeling zorgt dat dagafsluitingen / facturen uit de Povis kassa automatisch worden doorgezet naar facturen in Factuursturen.Omdat de dagafsluitingen / facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Factuursturen, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Povis en in de FAQ voor Factuursturen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een dagafsluiting / factuur uit de Povis kassa wordt doorgezet naar een Factuursturen factuur.

Nieuwe dagafsluitingen / facturen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Povis kassa, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een dagafsluiting / factuur voeren we een aantal controles op de Povis dagafsluiting / factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Povis dagafsluiting / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de dagafsluiting / factuur een overeenkomstige BTW code in Factuursturen bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de dagafsluiting / factuur niet eerder is doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de dagafsluiting / factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Factuursturen is ontvangen wordt de dagafsluiting / factuur als afgehandeld aangemerkt. De Povis dagafsluiting / factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Factuursturen een foutmelding terug bij het verwerken van de dagafsluiting / factuur dan verschijnt de dagafsluiting / factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de dagafsluiting / factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de dagafsluitingen / facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Factuursturen verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie Wisteria

Om de Povis - Wisteria connectie te leggen zal Povis het account activeren en zorgen dat de noodzakelijke gegevens zoals BTW tarieven en betaalmethoden klaarstaan binnen jullie account. Povis is hierover via de email geinformeerd.

4.Nodig: Factuursturen sleutel

Om contact te leggen met Factuursturen heb je een gebruikersnaam en API sleutel nodig. De gebruikersnaam is dezelfde waarmee je inlogt. De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen > Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API sleutel kunt aanmaken. Zorg dat de API sleutel op Actief staat en vul een omschrijving in zodat je later weet waar deze sleutel voor wordt gebruikt.

Aanmaken API-sleutel Factuursturen
 

Nadat je op de blauwe knop Toevoegen hebt geklikt verschijnt de nieuwe sleutel in de lijst Huidige API sleutels.

De API-sleutel Factuursturen is aangemaakt
 

5.Day-to-day: Vanuit Wisteria

Doorzetschema: Eenmaal per dag wordt de dagafsluiting opgehaald uit de kassa. Dit gebeurt meestal in de vroege ochtend.

BTW berekening: De dagafsluiting bevat zelf de BTW. De BTW in de dagafsluiting wordt gebruikt in de boeking in Factuursturen.

6.Day-to-day: Naar Factuursturen

Deze gegevens worden doorgezet naar Factuursturen:

  • Debiteur: Factuursturen klant-id
  • Action: send
  • Verzendmethode: mail- Handmatig (default), of aanvraag email - automatisch versturen factuur
  • Factuurlayout
  • Datum verzonden: besteldatum
  • Betaald bedrag: bedrag factuur als de dagafsluiting / factuur status betaald heeft
  • Referentie-regels:
    • Regel 1: bestelnummer Bestelnummer bestelnummer
    • Regel 2: Betaalmethode indien aanwezig
  • Factuurregels:
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • Omschrijving
    • BTW percentage

Facturen worden niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.

Factuur afsluiting

  • Debiteur: Factuursturen - default debiteur
  • Action: send
  • Verzendmethode: mail- Handmatig
  • Factuurlayout
  • Datum verzonden: besteldatum
  • Betaald bedrag: bedrag factuur als de dagafsluiting / factuur status betaald heeft
  • Referentie-regels:
    • Regel 1: Afsluiting naam
  • Factuurregels:
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • Omschrijving
    • BTW percentage

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Bij het doorzetten van de debiteuren worden naast de standaard NAW gegevens ook de volgende gegevens doorgezet

  • showContact: True
  • taxShifted: False
  • paymentMethod: bank
  • mailintro: Geachte voornaam Achternaam
  • reference: Bedankt voor uw bestelling
  • tax_type: intax als de kassa prijzen inclusief BTW rekent, anders extax

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Producten
De koppeling maakt geen producten aan in Factuursturen.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke dagafsluitingen / facturen uit je Povis kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Factuursturen.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke dagafsluitingen / facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een dagafsluiting / factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke dagafsluitingen / facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de dagafsluiting / factuur alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/58/povis.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/20/factuursturen.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou dagafsluitingen / facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 dagafsluitingen / facturen in rekening.