1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Povis en Exact Online.
De koppeling zorgt dat kassa-afsluitingen uit de Povis kassa automatisch worden doorgezet naar kasboekingen in Exact Online.Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Povis en in de FAQ voor Exact Online.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar Exact Online. In de regels van de Exact Online kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een kassa-afsluiting voeren we een aantal controles op de Povis kassa-afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Povis kassa-afsluiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-afsluiting een overeenkomstige BTW code in Exact Online bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de kassa-afsluiting niet eerder is doorgezet.
Nadat de kassa-afsluiting is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de kassa-afsluiting als afgehandeld aangemerkt. De Povis kassa-afsluiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-afsluiting dan verschijnt de kassa-afsluiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-afsluiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Wisteria
Om de Povis - Wisteria connectie te leggen zal Povis het account activeren en zorgen dat de noodzakelijke gegevens zoals BTW tarieven en betaalmethoden klaarstaan binnen jullie account. Povis is hierover via de email geinformeerd.
4.Voorbereiding Exact Online
Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden. Per koppeling is een aparte gebruikersnaam nodig. Indien u dus twee of meer koppelingen met Exact Online bij ons heeft lopen dan heeft u 2 of meer Exact Online gebruikersnamen nodig. Zie voor meer informatie https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/258/nl/bij-het-maken-van-de-connectie-voor-een-tweede-koppeling-vervalt-de-connectie-voor-mijn-eerdere-koppeling-hoe-kan-dat.html
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
1. Het leggen van de connectie met de Povis kassa. Povis regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
De authenticatie wordt door Povis gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Kassa-afsluitingen uit Povis kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van verkoopboekingen dient hier een verkoopdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 70 en voor Belgische administraties 700. Voor de omzetboekingen dient een kasdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 10.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Povis kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
De Exact Online BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Exact Online.
De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen aan de debet zijde. Indien in de naam van de rekening de string posledger staat, dan wordt deze rekening ook getoond. Let op: Voor de betaalmethoden mogen geen kas-rekeningen worden ingesteld, ook niet voor de betaalmethode contant of cash. De reden is dat de koppeling een kasboeking in Exact Online aanmaakt.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit Wisteria
7.Day-to-day: Naar Exact Online
Aanmaken transacties
Bij het aanmaken van verkoopboekingen (SalesEntries) in Exact Online wordt het bestelnummer doorgezet en nieuwe debiteuren aangemaakt als zij nog niet in Exact Online staan.
Bij het aanmaken van facturen (SalesInvoices) of bestellingen (SalesOrders) worden daarnaast ook de producten doorgezet als zij nog niet in Exact Online aanwezig zijn.
Aanmaken producten
Onderstaande is alleen van toepassing als je kassa-afsluitingen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen.
Nieuwe producten in Exact Online Indien de kassa-afsluitingen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de kassa-afsluiting al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen Povis en Exact Online kun je in deze FAQ nalezen.
Indien kassa-afsluitingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.
Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie deze FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee, dan bepaalt het product in Exact Online de grootboeksturing. Voor Exact Online verkoopboekingen geeft de koppeling geen producten mee. Daarom kan ook voor deze optie de grootboeksturing niet uitgezet worden.
BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de verkoopregel.
Uitwerking veldniveau Exact Online
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-05 | De besteldatum |
| Status | 10 | Vaste waarde, kan niet aangepast worden |
| Omschrijving | 3300 | |
| Uw kenmerk | 3300 | Het bestelnummer uit de bestelling in Povis. |
| Betalingskenmerk | ||
| WarehouseID | f40...cec | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Verzendadres | Identifier | Als het verzendadres afwijkt van het factuuradres dan maakt de koppeling een apart verzendadres aan in Exact Online. De identifier uit de verzendadres wordt meegegeven. |
| Bestelregels | ||
| Description | Gloss - 5 mtr | Naam van het product in de Povis verkoopregel |
| Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
| Aantal | 39 | |
| Prijs | 5.2000 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 2 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Currency | EUR | De valuta van de Povis bestelling. Deze optie staat standaard uit. Op verzoek kan de valuta uit de verkoop toegevoegd worden |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-11 | De besteldatum |
| Type | 8020 of 8023 | 8020 voor gewone facturen, 8023 voor directe verkoopfacturen. |
| Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen facturen aan met status concept. |
| Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
| Omschrijving | ||
| Uw kenmerk | 8790 | |
| Opmerking | # | # |
| Betalingskenmerk | ||
| WarehouseID | f40...cec | Alleen bij Directe facturen. Dit moet apart aangevraagd worden. Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Factuurregels | ||
| Description | Guide guidebook | Naam van het product in de Povis verkoopregel |
| Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
| Aantal | 1 | |
| Prijs | 79.99 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Omzetrekening | 239...5fa | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. Op aanvraag kan dit veld niet worden meegegeven. De grootboeksturing wordt dan uitgezet. |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | f40...cec | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-12 | De Besteldatum |
| Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
| Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen verkoopboekingen aan met status concept. |
| Omschrijving | ||
| Uw kenmerk | ||
| Betalingskenmerk | ||
| Regels verkoopboeking | ||
| Description | harde vloer borstel | Naam van het product in de Povis verkoopregel |
| Aantal | 1 | |
| Prijs | 5.95 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Omzetrekening | 3f3...219 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Dagboek | 10 | Dagboek kas |
| Regels kasboeking | ||
| Omschrijving | BTW laag | Bij boeken op totalen het BTW percentage. Bij boeken op categorieen de naam van de categorie. |
| Datum | 2022-12-21 | De datum van de dagomzet |
| Bedrag | 121.00 | Bedrag incl BTW als BTW incl is ingericht, anders het bedrag excl BTW. |
| Omzetrekening | GUID | Zoals ingesteld bij tab Configuratie van het dashboard |
| BTW code | 2 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
