1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Povis en Exact Online.

De koppeling zorgt dat dagafsluitingen / facturen uit de Povis kassa automatisch worden doorgezet naar bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Exact Online. Omdat de dagafsluitingen / facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Povis en in de FAQ voor Exact Online.

2.Hoe de koppeling werkt

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een dagafsluiting / factuur voeren we een aantal controles op de Povis dagafsluiting / factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Povis dagafsluiting / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de dagafsluiting / factuur een overeenkomstige BTW code in Exact Online bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de dagafsluiting / factuur niet eerder is doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de dagafsluiting / factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de dagafsluiting / factuur als afgehandeld aangemerkt. De Povis dagafsluiting / factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de dagafsluiting / factuur dan verschijnt de dagafsluiting / factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de dagafsluiting / factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de dagafsluitingen / facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie Wisteria

Om de - Wisteria connectie te leggen zal Povis het account activeren en zorgen dat de noodzakelijke gegevens zoals BTW tarieven en betaalmethoden klaarstaan binnen jullie account. is hierover via de email geinformeerd.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Povis kassa. Povis regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.

Authenticatie Povis kassa
De authenticatie wordt door Povis gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Authenticatie Exact Online
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Contract instellingen
Remy, wil je dit er wel in hebben? Ik denk eigenlijk dat jullie hier weinig mee doen.
De koppeling kan werken met een standaard lijst van BTW tarieven en Europese landen of met de BTW tarieven uit de kassa. Ons advies is te werken met de standaard lijst BTW tarieven en Europese landen. Bij deze optie kun je zelf per land het BTW percentage opgeven en je voorkomt onduidelijkheden met de zgn Povis BTW klassen. In Povis heb je niet alleen een BTW percentage maar ook een BTW klasse. Gebruik je de standaard optie voor BTW dan kijkt de koppeling alleen naar de BTW percentages in en het leveringsland van de bestelling.

Contractinstellingen Exact Online
Dagafsluitingen / facturen uit Povis kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.

Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden.

Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt ook toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW tarieven uit de Povis kassa opgehaald en in het overzicht getoond.

De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Exact Online.

De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen aan de debet zijde. Indien in de naam van de rekening de string posledger staat, dan wordt deze rekening ook getoond.

 

5.Day-to-day: Vanuit Wisteria

Doorzetschema: Eenmaal per dag wordt de dagafsluiting opgehaald uit de kassa. Dit gebeurt meestal in de vroege ochtend.

BTW berekening: De dagafsluiting bevat zelf de BTW. De BTW in de dagafsluiting wordt gebruikt in de boeking in Exact Online.

6.Day-to-day: Naar Exact Online

De synchronisatie van gegevens tussen Povis en Exact Online is als volgt.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact Online debiteur gebruikt als debiteur van de Exact Online transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Verzendadres Bij de optie Exact Online bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres. Deze optie is niet beschikbaar voor Exact Online facturen of financiele boekingen.

Aanmaken producten
Onderstaande is alleen van toepassing als je dagafsluitingen / facturen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen.

Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee.

BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de verkoopregel.

Nieuwe producten in Exact Online Indien de dagafsluitingen / facturen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de dagafsluiting / factuur al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen Povis en Exact Online kun je in deze FAQ nalezen.

Indien dagafsluitingen / facturen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke dagafsluitingen / facturen uit je Povis kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke dagafsluitingen / facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou dagafsluitingen / facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per kwartaal in rekening.