1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Povis en AFAS.
De koppeling zorgt dat kassa-afsluitingen uit de Povis kassa automatisch worden doorgezet naar dagboekingen in AFAS.Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Povis en in de FAQ voor AFAS.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagboeking doorgezet naar AFAS. In de regels van de AFAS dagboeking staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een kassa-afsluiting voeren we een aantal controles op de Povis kassa-afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Povis kassa-afsluiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-afsluiting een overeenkomstige BTW code in AFAS bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de kassa-afsluiting niet eerder is doorgezet.
Nadat de kassa-afsluiting is doorgestuurd en een succesmelding van AFAS is ontvangen wordt de kassa-afsluiting als afgehandeld aangemerkt. De Povis kassa-afsluiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft AFAS een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-afsluiting dan verschijnt de kassa-afsluiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-afsluiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar AFAS verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Povis
Om de Povis - AFAS connectie te leggen zal Povis het account activeren en zorgen dat de noodzakelijke gegevens zoals BTW tarieven en betaalmethoden klaarstaan binnen jullie account. Bij het aanvragen van de koppeling wordt Povis automatisch via de email geinformeerd en zullen zij aan de slag gaan.
4.Nodig: AFAS Sleutel en connectoren
Om de connectie werkend te krijgen dient er in de Afas Administratie een AppConnector te worden aangemaakt. De AppConnector dient gevuld te worden met GetConnectoren en UpdateConnectoren.
Stap 0: Aanmaken gebruikersgroep en speciale gebruiker
Afas adviseert je om voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en gebruikersgroep aan te maken.
- Het aanmaken van een aparte gebruikersgroep loopt via Algemeen > Beheer > Autorisatie tool
- Maak de nieuwe gebruikersgroep aan via Groep > Nieuw en vul de gegevens in
- Voor meer informatie zie https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm
- Systeemgebruiker aanmaken en in groep plaatsen
- Ga naar Gebruiker > Nieuwe systeemgebruiker
- Vul de gebruikersnaam en omschrijving in.
- Klik op: Volgende.
- Profit Windows moet uitgevinkt zijn.
- Voltooi de wizard. Je hoeft geen e-mailadres en UPN in te vullen.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de gebruikersgroep die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
- Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
- Klik op Nieuw.
- Vink de connector-gebruiker aan.
- Klik op: Ok.
- Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
- Zie ook https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm
Stap 1: Aanmaken AppConnector
Om de AppConnector aan te maken login je in op de Profit-omgeving en ga je naar Algemeen > Beheer > AppConnector
Je vult een duidelijke omschrijving in voor de AppConnector en geeft een gebruikersgroep. Afas-gebruikers in die gebruikersgroep kunnen de connector gebruiken.
Daarna klik je op Voltooien.
De AppConnector opent. Het vinkje bij Geblokkeerd staat ingevuld. Verwijder dit vinkje.
Stap 2: Toevoegen GetConnectoren
De GetConnectoren stellen wij beschikbaar als zip-bestand. Je kunt dit bestand hier downloaden: https://www.webwinkelfacturen.nl/afas_getconnectors.zip
Het zip-bestand pak je uit op je eigen computer.
Daarna ga je naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector en klik je op importeren
Je kunt de GetConnectoren een-voor-een importeren. Daarna kun je ze toevoegen aan de AppConnector. Als je in een browser werkt kun je de GetConnectoren uploaden naar je tijdelijke Afas schijf via de streepjes bovenaan het scherm en het upload-rondje.
Stap 3: Toevoegen UpdateConnectoren
Ga naar de optie UpdateConnectoren en klik op Nieuw om een nieuwe UpdateConnector toe te voegen. We adviseren je deze connectoren toe te voegen:
- FbItemArticle - voor het toevoegen van producten
- FiEntries - voor het toevoegen van Financiele mutaties
- FbSales - voor het toevoegen van bestellingen
- KnSalesRelationOrg - voor het toevoegen van klant-organisaties
- KnSalesRelationPer - voor het toevoegen van klant-relaties
Stap 4: Toevoegen gebruikerstokens
Via tab Gebruikerstoken kun je een code genereren waarmee je de connectie met de Afas omgeving kunt toestaan. Je klikt op Nieuw om een nieuwe gebruikerstoken aan te maken.
Selecteer de gebruiker en geef een omschrijving. Voor 1 gebruiker kun je meerdere tokens aanmaken.
Er komt nu een scherm met een speciale code. Sla deze code zorgvuldig op. Deze code heb je tijdens de configuratie van de koppeling nodig op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Let op, je hebt de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.
Als je via de browser werkt kun je weer via de bovenkant van het scherm de code kopieren. Dat scheelt een hoop overtik werk en voorkomt fouten.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
1. Het leggen van de connectie met de Povis kassa. Povis regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met AFAS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
De authenticatie wordt door Povis gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie AFAS
Het maken van de connectie met AFAS gaat via de rode Connect knop in tabblad Configuratie. In de pop-up vul je je Klantcode in (dit is het AFAS online 5 cijferige membernummer), en het token wat je in de vorige sectie hebt aangemaakt. Let op, je hebt als token de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.
Voor het gebruik van AFAS selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW code voor de betaalmethoden zal in de meeste gevallen 0% of none (Geen) zijn. De rekening die bij de betaalmethode ingesteld wordt zal overschreven worden door de rekeningen die per betaalmethode zijn ingesteld. Deze hoeft dus niet ingevuld te worden.
De BTW tarieven uit de Povis kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit Wisteria
7.Day-to-day: Naar Afas
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS bestelling of financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen incl producten zullen producten die nog niet in AFAS staan worden toegevoegd. Zie hier een uitleg voor het bepalen van de productcodes FAQ. Het product krijgt BTW groep 1 toegewezen als het product 9% of 6% in de verkoopregel heeft staan. Anders krijgt het nieuwe product BTW groep 2 toegewezen. Het product wordt automatisch in AFAS artikelgroep 900 geplaatst. Zorg dat dit ook zo staat in gesteld in de AFAS administratie, anders kunnen de boekingen verkeerd gaan.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
De regels voor het matchen van producten tussen Povis en AFAS kun je in deze FAQ nalezen.
Uitwerking veldniveau AFAS
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Paragraaf | ||
| Year | 2023 | Jaar bon-datum |
| periode(Peri) | 03 | Maand bon-datum |
| UniqueId(UnId) | 3 | Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk. |
| Journal(JoCo) | 01 | Dagboek |
| (AutoNumber)AuNu | 1 | |
| AFAS kent de factuurnummers toe (default) - op aanvraag aan te passen naar het bonnummer. | ||
| Omzetregel | ||
| VaAs | 2 | 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur |
| AccountNumber(AcNr) | 89302 | |
| EnDa | 2023-03-01 | bondatum |
| BpDa | 2023-03-01 | |
| Description(Ds) | REC1234 | Omschrijving - Povis bonnummer. |
| BpNr | ORD08725 | Betalingskenmerk - Povis bonnummer. |
| AmountDebet(AmDe) | 24.95 | Totaalprijs incl BTW - debet. |
| Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bonnummer | ||
| Totaal regel | ||
| AccountNumber(AcNr) | 89302 | |
| EnDa | 2023-03-01 | Bondatum |
| BpDa | 2023-03-01 | Bondatum |
| Description(Ds) | REC1234 | Omschrijving - Povis bonnummer. |
| BpNr | REC1234 | Betalingskenmerk - Povis bonnummer. |
| AmountDebet(AmDe) | 24.95 | Totaalprijs incl BTW - debet. |
| Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bonnummer | ||
| BTW-regels | ||
| VaAs | 1 | 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur |
| AccountNumber(AcNr) | 8000 | |
| EnDa | 2023-03-01 | Bondatum |
| BpDa | 2023-03-01 | Bondatum |
| Description(Ds) | Tuinlicht | Omschrijving: BTW - Naam in de bonregel - Bedrag excl BTW. |
| BpNr | ORD08725 | Boekstuknummer: Povis bonnummer. |
| AmountCredit(AmCr) | 20.62 | BTW bedrag - credit. |
| VatId(VaId) | 101 | BTW rekening |
| Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bonnummer. | ||
| In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Paragraaf |
|
|
| Totaalregel |
|
|
| Detailregel - omzet |
|
|
| Detailregel - BTW |
|
|
| Betaalregel |
|
|
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| AutomaticID(AuId) | false | |
| ItemCode(ItCd) | [ArticleKey] | |
| ChDs | false | |
| Group(Grp) | 900 | |
| BiSt | false | |
| BiUn | ***** | |
| VaRc | [Vattype] | Btw type |
| CostPrice(CoPrice) | [costprice] | |
| SalePrice(SaPrice) | [prijsIncl] | Eenheidsprijs INCL. |
| BatchCode(BaCo) | [eannumber] | Product Number |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Paragraaf | ||
| OrderNumber (OrNu) | [number] | Povis - bonnummer. |
| OrderDate(OrDa) | [date] | Povis - bondatum.. |
| DebtorID(DbId) | [debtornr] | AFAS debiteur-id - mogelijk van een default debiteur |
| Unit | [division] | Administratie - Per koppeling ligt de administratie vast. |
| CurrencyId(CuId) | EUR | Valuta - Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken. |
| InclVat(InVa) | true | Totaalprijs incl BTW(true), tenzij er afasexcltax is ingesteld. |
| War | ***** | Default voor het magazijn |
| Reference(Re) | [notes] | Opmerking - indien aanwezig. |
| FRef | [number] | Bonnummer Povis bestelnummer |
| line | ||
| Description(Ds) | [name] | Omschrijving |
| Grootboekrekening | zoals ingesteld op het dashboard. | |
| Quantity(QuUn) | 1 | Aantal |
| ItemCode(ItCd) | [productid] | Productcode |
| Unitprice(Upri) | excl / incl BTW | Eenheidsprijs, zoals ingesteld op het dashboard. |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
