1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Povis en Afas.

De koppeling zorgt dat dagafsluitingen / facturen uit de Povis kassa automatisch worden doorgezet naar facturen in Afas.Omdat de dagafsluitingen / facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Afas, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Povis en in de FAQ voor Afas.

2.Hoe de koppeling werkt

Een dagafsluiting / factuur uit de Povis kassa wordt doorgezet naar een Afas factuur.

Nieuwe dagafsluitingen / facturen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Povis kassa, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een dagafsluiting / factuur voeren we een aantal controles op de Povis dagafsluiting / factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Povis dagafsluiting / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de dagafsluiting / factuur een overeenkomstige BTW code in Afas bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de dagafsluiting / factuur niet eerder is doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de dagafsluiting / factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Afas is ontvangen wordt de dagafsluiting / factuur als afgehandeld aangemerkt. De Povis dagafsluiting / factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Afas een foutmelding terug bij het verwerken van de dagafsluiting / factuur dan verschijnt de dagafsluiting / factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de dagafsluiting / factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de dagafsluitingen / facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Afas verderop in de handleiding.

3.Nodig: Afas Sleutel en connectoren

Om de connectie werkend te krijgen dient er in de Afas Administratie een AppConnector te worden aangemaakt. De AppConnector dient gevuld te worden met GetConnectoren en UpdateConnectoren.

Stap 0: Aanmaken gebruikersgroep en speciale gebruiker

Afas adviseert je om voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en gebruikersgroep aan te maken.

  1. Het aanmaken van een aparte gebruikersgroep loopt via Algemeen > Beheer > Autorisatie tool
  2. Maak de nieuwe gebruikersgroep aan via Groep > Nieuw en vul de gegevens in
  3. Systeemgebruiker aanmaken en in groep plaatsen
    • Ga naar Gebruiker > Nieuwe systeemgebruiker
    • Vul de gebruikersnaam en omschrijving in.
    • Klik op: Volgende.
    • Profit Windows moet uitgevinkt zijn.
    • Voltooi de wizard. Je hoeft geen e-mailadres en UPN in te vullen.
    • Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
    • Selecteer de gebruikersgroep die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
    • Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
    • Klik op Nieuw.
    • Vink de connector-gebruiker aan.
    • Klik op: Ok.
    • Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
    • Zie ook https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm

Stap 1: Aanmaken AppConnector

Om de AppConnector aan te maken login je in op de Profit-omgeving en ga je naar Algemeen > Beheer > AppConnector

Je vult een duidelijke omschrijving in voor de AppConnector en geeft een gebruikersgroep. Afas-gebruikers in die gebruikersgroep kunnen de connector gebruiken.

Daarna klik je op Voltooien.

De AppConnector opent. Het vinkje bij Geblokkeerd staat ingevuld. Verwijder dit vinkje.

Stap 2: Toevoegen GetConnectoren

De GetConnectoren stellen wij beschikbaar als zip-bestand. Je kunt dit bestand hier downloaden: https://www.webwinkelfacturen.nl/afas_getconnectors.zip

Het zip-bestand pak je uit op je eigen computer.

Daarna ga je naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector en klik je op importeren

Je kunt de GetConnectoren een-voor-een importeren. Daarna kun je ze toevoegen aan de AppConnector. Als je in een browser werkt kun je de GetConnectoren uploaden naar je tijdelijke Afas schijf via de streepjes bovenaan het scherm en het upload-rondje.

Stap 3: Toevoegen UpdateConnectoren

Ga naar de optie UpdateConnectoren en klik op Nieuw om een nieuwe UpdateConnector toe te voegen. We adviseren je deze connectoren toe te voegen:

  1. FbItemArticle - voor het toevoegen van producten
  2. FiEntries - voor het toevoegen van Financiele mutaties
  3. FbSales - voor het toevoegen van bestellingen
  4. KnSalesRelationOrg - voor het toevoegen van klant-organisaties
  5. KnSalesRelationPer - voor het toevoegen van klant-relaties

Stap 4: Toevoegen gebruikerstokens

Via tab Gebruikerstoken kun je een code genereren waarmee je de connectie met de Afas omgeving kunt toestaan. Je klikt op Nieuw om een nieuwe gebruikerstoken aan te maken.

Selecteer de gebruiker en geef een omschrijving. Voor 1 gebruiker kun je meerdere tokens aanmaken.

Er komt nu een scherm met een speciale code. Sla deze code zorgvuldig op. Deze code heb je tijdens de configuratie van de koppeling nodig op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Let op, je hebt de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.

Als je via de browser werkt kun je weer via de bovenkant van het scherm de code kopieren. Dat scheelt een hoop overtik werk en voorkomt fouten.

 

4.Nodig: Connectie Povis

Om de Povis - Afas connectie te leggen zal Povis het account activeren en zorgen dat de noodzakelijke gegevens zoals BTW tarieven en betaalmethoden klaarstaan binnen jullie account. Bij het aanvragen van de koppeling wordt Povis automatisch via de email geinformeerd en zullen zij aan de slag gaan.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Povis kassa. Povis regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Afas. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Afas administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.

Authenticatie Povis kassa
De authenticatie wordt door Povis gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Authenticatie Afas
De authenticatie met Afas loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Afas voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Afas account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Afas gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Afas gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Instellingen Afas
Voor het gebruik van Afas selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de betaalconditie is voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk.



Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Afas. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW tarieven uit de Povis kassa opgehaald en in het overzicht getoond.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden op debiteuren
Bij het doorzetten van individuele bonnen kan hier een link gelegd worden tussen de betaalmethoden in de kassa bon en een vaste debiteur uit je Afas administratie. Bij het doorzetten van dagomzet is dit helaas niet mogelijk omdat gedurende een dag meerdere debiteuren zijn en er maar 1 factuur in Afas wordt aangemaakt.

De Povis kassa zal alle door de kassa ondersteunde betaalmethoden beschikbaar maken op het dashboard, echter alleen de door de ondernemer gebruikte betaalmethoden hoeven geconfigureerd te worden. Dit is gedaan omdat tijdens de configuratie niet altijd bekend is welke betaalmethoden gebruikt gaan worden.

 

6.Day-to-day: Vanuit Wisteria

Doorzetschema: Eenmaal per dag wordt de dagafsluiting opgehaald uit de kassa. Dit gebeurt meestal in de vroege ochtend.

BTW berekening: De dagafsluiting bevat zelf de BTW. De BTW in de dagafsluiting wordt gebruikt in de boeking in Afas.

7.Day-to-day: Naar Afas

Deze gegevens worden doorgezet naar Afas:
Financiele boekingen

  • Paragraaf:
    • Jaar Povis dagafsluiting / factuur
    • Maand Povis dagafsluiting / factuur
    • Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk
    • Dagboek
    • Afas kent de factuurnummers toe (default) - op aanvraag aan te passen naar het
  • Totaalregel:
    • Nummer debiteur
    • Afas debiteur-id
    • Datum:
    • Omschrijving: Povis bestelnummer
    • Betalingskenmerk: Povis
    • Bedrag: Totaalprijs incl BTW - debet
  • Detailregel - Omzet:
    • Omzetrekening
    • Datum:
    • Regelprijs excl BTW - credit
    • Naam in de dagafsluiting / factuur regel
    • BTW code
    • Als Afas niet het factuurnummer bepaalt -
  • Detailregel - BTW:
    • BTW rekening
    • Omschrijving: BTW - Naam in de dagafsluiting / factuur regel - Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag - credit
    • Als Afas niet het factuurnummer bepaalt -
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.

Bestelling

    Paragraaf
    • Omschrijving: Povis
    • Datum: Povis
    • Klantcode in Afas van de debiteur
    • Administratie - Per koppeling ligt de administratie vast
    • Valuta: Wordt niet doorgezet
    • Totaalprijs incl BTW
    • Betalingskenmerk: Povis bestelnummer
    • Opmerking - indien aanwezig
  • Bestelregel:
    • Omschrijving
    • Grootboekrekening
    • Aantal
    • Productcode
    • Eenheidsprijs excl / incl BTW - zoals ingesteld op het dashboard

Boeking afsluiting

  • Paragraaf:
    • Jaar Povis afsluiting
    • Maand Povis afsluiting
    • Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk
    • Dagboek
    • Afas kent de factuurnummers toe
  • Totaalregel:
    • Nummer debiteur
    • Afas debiteur-id
    • Datum:
    • Omschrijving: Povis Dagomzet met datum
    • Betalingskenmerk: Povis Dagomzet met datum
    • Bedrag: Verschil tussen het totaal aan omzet en betalingen in de afsluiting. In principe is deze waarde 0 omdat deze totalen in evenwicht zijn.
  • Detailregel - Omzet:
    • Omzetrekening
    • Datum afsluiting
    • Regelprijs excl BTW - credit
    • Soort omzet, afhankelijk van het BTW percentage of de ingestelde categorieen
    • BTW code
  • Detailregel - BTW:
    • BTW rekening
    • Datum afsluiting
    • Omschrijving: BTW - Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag - credit
  • Betaalregel:
    • Tussenrekening betaalmethode
    • Datum afsluiting
    • Omschrijving: Betaalmethode
    • BTW bedrag - debit

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Afas debiteur gebruikt als debiteur van de Afas factuur. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Afas. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Afas facturen incl producten zullen producten die nog niet in Afas staan worden toegevoegd. De koppeling zal zoveel mogelijk gebruik maken van de omzetrekeningen die zijn ingesteld. Als de omzetrekening niet bepaald kan worden dan worden de producten van een default verkoopsoort SHOPORDER voorzien. Zorg dus dat deze verkoopsoort in je Afas account aanwezig is. Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke dagafsluitingen / facturen uit je Povis kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Afas.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke dagafsluitingen / facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een dagafsluiting / factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke dagafsluitingen / facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de dagafsluiting / factuur alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/58/povis.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/13/afas.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou dagafsluitingen / facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 dagafsluitingen / facturen in rekening.