1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Polygon en Twinfield.
De koppeling zorgt dat kassa-afsluitingen uit de Polygon kassa automatisch worden doorgezet naar memoboekingen in Twinfield.Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Twinfield, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Polygon en in de FAQ voor Twinfield.
Installeren koppeling
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Polygon.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Polygon.
Uitschakelen koppeling
Wil je de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met Polygon zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.
Wil je de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met Polygon zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.
2.Hoe de koppeling werkt
In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een kassa-aflsuiting voeren we een aantal controles op de Polygon kassa-aflsuiting uit:
Aan het begin van de verwerking van een kassa-aflsuiting voeren we een aantal controles op de Polygon kassa-aflsuiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Polygon kassa-aflsuiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-aflsuiting een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de kassa-aflsuiting niet eerder is doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de kassa-aflsuiting is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de kassa-aflsuiting als afgehandeld aangemerkt. De Polygon kassa-aflsuiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-aflsuiting dan verschijnt de kassa-aflsuiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-aflsuiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Twinfield verderop in de handleiding.
Nadat de kassa-aflsuiting is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de kassa-aflsuiting als afgehandeld aangemerkt. De Polygon kassa-aflsuiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-aflsuiting dan verschijnt de kassa-aflsuiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-aflsuiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Twinfield verderop in de handleiding.
3.Nodig: Polygon
Verbinding vanuit de Polygon-software:
- Voor deze koppeling is het nodig om een extra module in PolyTouch af te nemen. Polygon zal deze dan aanzetten op de PolyTouch-kassasystemen: het gaat om module met nummer 35: Wisteria.
- Zodra deze module aan staat, dient u eenmalig de koppeling in te stellen. Het kassasysteem dient hiervoor verbinding te hebben met internet. Indien u meerdere kassa-pc's in een netwerk heeft, hoeft u deze instellingen enkel op het hoofdstation te doen.
- Ga binnen PolyTouch naar Onderhoud > Instellingen > Omzet. Klik op de knop 'Wisteria-koppeling'
- In het dialoogvenster 'Instellingen voor boekhoudkoppeling via Wisteria', vult u het Client Id en Client Secret in die u ontvangt van webwinkelfacturen.nl
- Klik vervolgens op de knop 'Autoriseer koppeling': als de juiste gegevens zijn ingevuld, verschijnt in het veld 'Status' de tekst "Gekoppeld als client id [x] aan Wisteria", waarbij [x] gelijk is aan de waarde die u bij client-id heeft ingevuld.
- Klik op de knop 'Verbinding testen' om de communicatie te testen. Als het goed is, verschijnt een venster met als titel 'Verbinding OK'.
- Klik op de groene knop
om het venster te sluiten. - Vink het vinkje 'Bij afsluiten' links van de 'Wisteria koppeling knop aan':
- Indien u nog andere kassa-pc's in een netwerk heeft, dient u de kassa-software hierop opnieuw te op te starten, nadat u het bovenstaande heeft ingesteld.
4.Voorbereiding Twinfield
Om te koppelen met Twinfield is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Lees meer Voorbereiding Twinfield....
Lees minder Voorbereiding Twinfield....
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk. Het gevolg kan zijn dat de koppeling in de verkeerde administratie boekt. Daarnaast heeft de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountancy licentie vallen. Dit is onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving.
Voor meer informatie: FAQ: Kan ik als boekhouder via mijn accountancy licentie een administratie koppelen?
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Polygon kassa. Polygon regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met de Polygon kassa. Polygon regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie Polygon kassa
De authenticatie wordt door Polygon gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie wordt door Polygon gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Administratie en debiteurenrekening
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Polygon kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Polygon kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit Polygon
Frequentie van communicatie
- Als het vinkje 'Bij afsluiten, automatisch exporteren naar Wisteria-koppeling' aanstaat, dan exporteert PolyTouch bij het afsluiten van de dagomzet, de volgende gegevens naar het boekpakket:
- 1 dagafsluiting (via closureapi/addclosures), bevattende:
- de dagtotalen verkocht per grootboeknummer (productcategories). Eventuele ontbrekende productcategories zullen automatisch worden aangemaakt in Wisteria (via categoryapi/addcategories)
- de dagtotalen ontvangen per betaalmethode (payments). Eventuele ontbrekende paymentmethods zullen automatisch worden aangemaakt in Wisteria (vi paymentmethodapi/addpaymentmethods).
- de handmatig ingevoerde contante kasboekingen (als betalingen)
- de handmatig ingevoerde correcties op girale betaalmethodes (als betalingen)
- een kas-tegenboeking (als betaling), zodat de som sluitend is
- Dag dagafsluiting wordt voor elke dag waarop omzet in het kassasysteem is geregistreerd gedraaid, d.m.v. een handeling door de gebruiker (dit hoeft niet op de dag zelf te gebeuren).
7.Day-to-day: Naar Twinfield
Aanmaken conceptboekingen
Voor kassa-afsluitingen in Polygon kunnen in Twinfield conceptboekingen of facturen worden aangemaakt. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.
Voor kassa-afsluitingen in Polygon kunnen in Twinfield conceptboekingen of facturen worden aangemaakt. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Uitwerking veldniveau Twinfield
Uitwerking op veld-niveau Twinfield conceptboeking. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking | |
| @attributes | |||
| destiny | temporary | ||
| raisewarning | true | ||
| header | |||
| code | VRK | ||
| office | 300333 | ||
| invoicenumber | 5869 | ||
| date | 20230203 | ||
| Currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. | |
| Totalline | |||
| type | total | ||
| id | 4 | debiteur-id | |
| dim1 | 1600 | Debiteurendimensie | |
| dim2 | 4539 | Debiteurendimensie | |
| debitcredit | debit | ||
| value | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
| basevalue | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
| description | 4121 | Omschrijving: bestelnummer, dan wel factuurnummer - dit is niet aan te passen. | |
| Detaillines | |||
| @attributes | |||
| type | detail | ||
| id | 5 | ||
| dim1 | 2000 | Debiteurendimensie | |
| debitcredit | credit | ||
| basevalue | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
| value | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
| description | 24 st Prof. tekenpapier. | Productomschrijving, lengte max 35. | |
| vatvalue | 7.03 | BTW bedrag | |
| vatcode | VH | BTW code | |
| Kostenplaats | 1 default kostenplaats per koppeling. | ||
| ICP | Indien het een ICP boeking is: | ||
| Performancetype | goods | ||
| Performancecountry | [isocountry] | Land van levering | |
| Performancevatnumber | [vatnr] | BTW nummer | |
| In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. | |||
Uitwerking op veld-niveau Twinfield factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| header | ||
| office | KJ903932 | |
| invoicetype | FACTUUR | Dit is niet aan te passen. |
| invoicedate | 20230308 | |
| headertext | Kassa-afsluitng 3234002342 |
Als het factuurnummer gelijk is aan het bestelnummer: Bestelling bestelnummer Anders Factuur factuurnummer. |
| customer | 9023 | Klantcode |
| currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. |
| status | concept | |
| Betaalmethode | Bank | |
| Detailline | ||
| @attributes | ||
| id | 4 | |
| article | 0 | |
| description | 70 x 70 schildersdoek | Omschrijving |
| quantity | 9 | aantal |
| units | 1 | |
| unitspriceexcl | 21.50 | eenheidsprijs excl. BTW |
| dim1 | 3456 | Grootboekrekening |
| vatcode | VH | BTW code |
Uitwerking op veld-niveau Twinfield klant. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| name | [name] | |
| website | ||
| Cocnumber | [kvk] | |
| Btwnumber | [Btwnr] | |
| Adres | ||
| contact | [voornaam][achternaam] | |
| Land | [isocountry] | |
| Stad | [city] | |
| Postcode | [zipcode] | |
| Telefoonnummer | [telnr] | |
| [email] | niet langer dan 200 karakters. | |
Uitwerking op veld-niveau Twinfield memo-boeking (dagomzet) +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Header | ||
| Datum | Datum van de omzet. | Deze datum wordt ook gebruikt als nummer. |
| Nummer | datum | |
| Dagboek | MEMO | |
| Valuta | EUR | standaard, op aanvraag variabel. |
| lines | ||
| Omschrijving | Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet. | |
| Bedrag | Bedrag excl BTW | |
| BTW Bedrag | ||
| BTW code | Er zal altijd een BTW code worden toegevoegd, ook voor de betalingen. | Het is niet mogelijk deze weg te laten. |
| Rekening | Omzet- of tussenrekening | |
| Kostenplaats | Er is één kostenplaats per koppeling mogelijk. |
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke kassa-afsluitingen uit je Polygon kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke kassa-afsluitingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een kassa-aflsuiting (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke kassa-afsluitingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de kassa-aflsuiting alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/58/polygon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou kassa-afsluitingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 kassa-afsluitingen in rekening.