polygon-wisteria - informer: Handleiding

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Polygon en Informer.

De koppeling zorgt dat kassa-afsluitingen uit de Polygon kassa automatisch worden doorgezet naar dag-facturen in Informer.Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Informer, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Polygon en in de FAQ voor Informer.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Polygon.

Uitschakelen koppeling
Wil je de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met Polygon zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.

2.Hoe de koppeling werkt

In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode. De omzet zal wel doorgezet worden naar Informer, de betaalde bedragen niet.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie

Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een kassa-aflsuiting voeren we een aantal controles op de Polygon kassa-aflsuiting uit:

Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Polygon kassa-aflsuiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-aflsuiting een overeenkomstige BTW code in Informer bestaat.
Er wordt gecontroleerd of de kassa-aflsuiting niet eerder is doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de kassa-aflsuiting is doorgestuurd en een succesmelding van Informer is ontvangen wordt de kassa-aflsuiting als afgehandeld aangemerkt. De Polygon kassa-aflsuiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Informer een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-aflsuiting dan verschijnt de kassa-aflsuiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-aflsuiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Informer verderop in de handleiding.

3.Nodig: Polygon

Verbinding vanuit de Polygon-software:

Voor deze koppeling is het nodig om een extra module in PolyTouch af te nemen. Polygon zal deze dan aanzetten op de PolyTouch-kassasystemen: het gaat om module met nummer 35: Wisteria.
Zodra deze module aan staat, dient u eenmalig de koppeling in te stellen. Het kassasysteem dient hiervoor verbinding te hebben met internet. Indien u meerdere kassa-pc's in een netwerk heeft, hoeft u deze instellingen enkel op het hoofdstation te doen.
Ga binnen PolyTouch naar Onderhoud > Instellingen > Omzet. Klik op de knop 'Wisteria-koppeling'
In het dialoogvenster 'Instellingen voor boekhoudkoppeling via Wisteria', vult u het Client Id en Client Secret in die u ontvangt van webwinkelfacturen.nl
Klik vervolgens op de knop 'Autoriseer koppeling': als de juiste gegevens zijn ingevuld, verschijnt in het veld 'Status' de tekst "Gekoppeld als client id [x] aan Wisteria", waarbij [x] gelijk is aan de waarde die u bij client-id heeft ingevuld.
Klik op de knop 'Verbinding testen' om de communicatie te testen. Als het goed is, verschijnt een venster met als titel 'Verbinding OK'.
Klik op de groene knop om het venster te sluiten.
Vink het vinkje 'Bij afsluiten' links van de 'Wisteria koppeling knop aan':
Indien u nog andere kassa-pc's in een netwerk heeft, dient u de kassa-software hierop opnieuw te op te starten, nadat u het bovenstaande heeft ingesteld.

4.Nodig: Informer API sleutel/code

Voor het koppelen met Informer zijn twee gegevens nodig:
1. De beveiligingscode. Dit is de beveiligingscode waarmee je inlogt bij Informer.
2. Een API sleutel. Deze maak je aan in je Informer backend.

Lees meer Nodig Informer ....

Lees minder Nodig Informer ....

Voor het aanmaken van de API sleutel log je in bij Informer. Vervolgens ga je naar Instellingen > Algemeen > API-sleutels. Je ziet nu een lijst met bestaande API sleutels. Deze lijst is leeg als er niet eerder een API sleutel is aangemaakt. Om een API sleutel aan te maken klik je op de blauwe knop Nieuw. Na het aanmaken van de API sleutel zie je hem in de lijst staan.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Polygon kassa. Polygon regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Informer. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Informer administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Polygon kassa
De authenticatie wordt door Polygon gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Connectie Informer
Je legt de connectie met Informer via de beveiligingscode en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Informer. Je kunt de beveiligingscode en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Factuurlayout, betaalconditie en valuta
Voor de Informer connectie dien je een factuurlayout, een betaalconditie voor nieuwe debiteuren op te geven en je dient aan te geven hoe de valuta in Polygon in Informer terecht moeten komen. Dit kan heel gemakkelijk via de blauwe Wijzig knoppen en de selectie-boxjes die dan tevoorschijn komen.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Informer. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW tarieven uit de Polygon kassa opgehaald en in het overzicht getoond.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.

6.Day-to-day: Vanuit Polygon

Frequentie van communicatie

Als het vinkje 'Bij afsluiten, automatisch exporteren naar Wisteria-koppeling' aanstaat, dan exporteert PolyTouch bij het afsluiten van de dagomzet, de volgende gegevens naar het boekpakket:
- 1 dagafsluiting (via closureapi/addclosures), bevattende:
- de dagtotalen verkocht per grootboeknummer (productcategories). Eventuele ontbrekende productcategories zullen automatisch worden aangemaakt in Wisteria (via categoryapi/addcategories)
- de dagtotalen ontvangen per betaalmethode (payments). Eventuele ontbrekende paymentmethods zullen automatisch worden aangemaakt in Wisteria (vi paymentmethodapi/addpaymentmethods).
- de handmatig ingevoerde contante kasboekingen (als betalingen)
- de handmatig ingevoerde correcties op girale betaalmethodes (als betalingen)
- een kas-tegenboeking (als betaling), zodat de som sluitend is
Dag dagafsluiting wordt voor elke dag waarop omzet in het kassasysteem is geregistreerd gedraaid, d.m.v. een handeling door de gebruiker (dit hoeft niet op de dag zelf te gebeuren).

7.Day-to-day: Naar Informer

Aanmaken transacties
De kassa-afsluitingen uit Polygon worden in Informer geïmporteerd als facturen.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Informer debiteur gebruikt als debiteur van de Informer transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Informer. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Uitwerking veldniveau Informer

Uitwerking op veld-niveau Informer factuur. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
relation_id	5366049	customer-id
contact_name	Sophie Fischer	voor- en achternaam klant
reference	6224
invoice_date	2022-12-06
payment_condition_id	564437	Betaalconditie - zoals ingesteld op het dashboard.
currency_id	63152	valuta
vat_option	incl	Bedragen zijn standaard incl BTW.
template_id	442206	Zoals ingesteld op het dashboard.
comment		Opmerking kassa-aflsuiting
footer		standaard leeg
lines
quantity	1	Aantal
description	18 maanden verlenging	omschrijving
amount	200	Eenheidprijs
discount	0	Korting is verwerkt in de eenheidsprijs.
vat_id	698451	BTW code, Zoals ingesteld op het dashboard.
ledger_id	5621485	Grootboekrekening, Zoals ingesteld op het dashboard.
product_id	10023
costs_id	0	Kostenplaats- leeg. Er is een optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling.

Uitwerking op veld-niveau Informer klant. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
relatienummer
relatietype	1	Als er een bedrijfsnaam wordt meegegeven dan staat de relatietype op 0.
Bedrijfsnaam	[company]
Voornaam	[voornaam]	Als voornaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Achternaam	[achternaam]	Als achternaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Straat	[Adres1] [Adres2]	Als Adres niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Huisnummer	[housenr]	Als huisnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Postcode	[zipcode]
Stad	[city]
Land	[isocountry]
Telefoonnummer	[telnr]
KVKnummer	[kvk]	Als KVK niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
BTWnummer	[BTWnr]	Als btwnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Email factuur	[email]
Email	[email]

Uitwerking op veld-niveau Informer verzamelfactuur voor afsluiting. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
Debiteur	customer-id	default debiteur
Datum	Datum afsluiting
vat_option	incl	bedragen zijn incl BTW
Betaalconditie	betaalconditie	zoals ingesteld op het dashboard
Valuta	valuta
Factuurprofiel		zoals ingesteld op het dashboard
Footer	leeg
Referentie	Nummer afsluiting
lines
Omschrijving
Aantal
Eenheidsprijs
Korting	0
BTW code	H	zoals ingesteld op het dashboard
Grootboekrekening	8000	zoals ingesteld op het dashboard
Kostenplaats	leeg	optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke kassa-afsluitingen uit je Polygon kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Informer.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke kassa-afsluitingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een kassa-aflsuiting (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke kassa-afsluitingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de kassa-aflsuiting alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/58/polygon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/44/informer.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou kassa-afsluitingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 kassa-afsluitingen in rekening.

Handleiding: polygon-wisteria - Informer