1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en WeFact.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed Retail X-Series kassa automatisch worden doorgezet naar WeFact. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar WeFact, of per dag verzameld en als dagfactuur in WeFact geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in WeFact, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed Retail X-Series en in de FAQ voor WeFact.

Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Lightspeed Retail X-Series kassa door te zetten naar WeFact:
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dagfactuur in WeFact geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in WeFact geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dagfactuur
Bij het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar WeFact. In de regels van de WeFact dagfactuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar WeFact.

Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dagfactuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagfactuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Let op: Hoewel het mogelijk is om op betaalmethode te selecteren of een bon wel of niet individueel wordt doorgezet worden de betalingen voor de bonnen nooit in de dagfactuur geplaatst. In de dagfactuur staat alleen de omzet.

Default is het doorzetten van dagomzet naar een dagfactuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar WeFact staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf dagfactuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar WeFact.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed Retail X-Series bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed Retail X-Series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in WeFact bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Let op: Bij het doorzetten van individuele bonnen worden alleen bonnen met status Voltooid doorgezet. Heeft een bon status open dan controleert de koppeling 14 dagen of de status van de bon wijzigt naar Voltooid. Zo ja dan zet de koppeling de bon alsnog door. Bonnen die na die 14 dagen op Voltooid worden gezet dienen handmatig in WeFact te worden gezet. De koppeling kan dat niet meer doen. Het aantal dagen 14 kan niet worden aangepast omdat de koppeling in dat geval de API van Lightspeed te zwaar zou belasten.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Doorzetten dagfactuur
Voor het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar WeFact. In de regels van de WeFact dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dagfactuur.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Lightspeed Retail X-Series bon naar WeFact gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in WeFact aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Indien de productsynchronisatie aanstaat worden ontbrekende producten in WeFact aangemaakt.
  3. De WeFact factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: WeFact API sleutel

Om de connectie met WeFact te leggen voor de koppeling dien je het volgende te doen:
Lees meer Nodig WeFact ....
Lees minder Nodig WeFact ....

  1. Log in bij WeFact
  2. Ga naar Instellingen > API
  3. Vink aan dat je de API wilt inschakelen
  4. Voeg de ip-adressen toe. De ip-adressen zijn 85.10.150.5 en 85.10.143.192 (Let op; tot voor kort waren dit 188.241.148.36 en 141.138.138.112. De adressen in de afbeelding hieronder, zijn dus niet onze huidige ip-adressen)
  5. Maak een copy van de gegenereerde API sleutel. Deze sleutel heb je nodig in de volgende sectie Installatie.
Aanmaken API-sleutel WeFact

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met WeFact. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie WeFact administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in WeFact

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Connectie WeFact
De connectie met WeFact loopt via API-sleutel die je aanmaakt binnen je WeFact account. Voor de API sleutel geef je aan welke IP adressen toegang hebben tot de API-sleutel. Dit is een extra beveiliging die in principe maar 1 keer ingevuld hoeft te worden.

Alleen als wij van server verhuizen zullen de ip-adressen bijgewerkt moeten worden. Mocht dit gaan spelen in de toekomst dan ontvang je hier tijdig informatie over.

Factuur-layout
De koppeling kan een factuurlayout meegeven aan de WeFact factuur. Je kunt de gewenste factuur-layout selecteren uit de lijst beschikbare layouts.

Inrichten BTW tarieven
Bij het inrichten van de BTW tarieven wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes in WeFact. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail X-Series

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een dagfactuur aangemaakt in WeFact.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een WeFact dagfactuur aan voor een default debiteur in WeFact Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in WeFact. Matching van debiteuren tussen Lightspeed Retail X-Series en WeFact vindt plaats op emailadres.

Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in WeFact geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in WeFact met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.

Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in WeFact.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Lightspeed Retail X-Series bonnen+-
Naam veld Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling
Bon-id [id]
Bonnummer [invoice_number]
Datum [sale_date]
Kassa-id [register_id], er wordt een kassa-identifier meegegeven en daarom kan per koppeling de aangesloten kasas's worden bepaald
Klantid [customer_id], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon
Totaal incl BTW [total_price]
Totaal BTW [total_tax]
Totaal excl BTW [Totaal incl BTW] - [Totaal BTW]
Status bon [status] Bonnen met status CLOSED zullen worden doorgezet. Dit is niet aanpasbaar.
Wijzigingsdatum [updated_at] Let op: Bij het ophalen van de bonnen voor dagomzet zoekt de koppeling op wijzigingsdatum, niet op [sale_date] of [created_at]. De reden is dat de status van de bon op een later moment kan worden aangepast naar completed en de bon moet op dat moment meegenomen worden in de dagomzet
Uitwerking Lightspeed Retail X-Series bonregels+-
Let op: Bij is het mogelijk om een korting te geven op de gehele bon. Deze korting dient toegevoegd te worden als een apart kortingsproduct. Het is op dit moment onduidelijk of wij zelf de terugrekening moeten doen. Ik verwacht van wel, want uit de regel kunnen we niet halen bij welk product het hoort.
Naam veld Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling
De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel.
Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels.
Regel-id [id]
Naam [name]
Categorie Op basis van de product-id wordt de product-type opgehaald. Indien het product tot meerdere categorieen behoort zal de lexicografische eerste categorie worden genomen. Indien het product-id tot geen enkele categorie behoort zal het product in de default categorie worden geplaatst.
SKU [sku]
Aantal [quantity]
Korting [discount]
Bedrag excl BTW en korting [price]. De korting wordt direct verwerkt in de regelprijs.
BTW bedrag [total_tax]
Bedrag incl BTW [price] + [total_tax]
BTW percentage BTW bedrag / Bedrag excl BTW Let op: Neem hier niet [tax_rate]. Vanwege de wereldwijde BTW-logica kan het BTW percentage in [tax_rate] afwijken van het BTW bedrag. Dit omdat bijvoorbeeld de US te maken heeft met afstand- en bedrag-afhankelijke BTW tarieven.
BTWcode WeFact Uit de BTW instellingen
Omzetrekening WeFact Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen.
Uitwerking Lightspeed Retail X-Series klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed Retail X-Series klant
Bij Lightspeed Retail X-Series bonnen haalt de koppeling het fysieke adres op, niet het postadres.
Adres De klant wordt opgehaald uit op basis van de customer_id in de bon.
  • Voornaam - [first_name]
  • Achternaam - [last_name]
  • Bedrijfsnaam - [company_name]
  • BTW nummer - [customer_field1], of veld 2, 3 of 4, de prefix "BTWNR: " zal worden genegeerd.
  • Adresregel1 - [physical_address1]
  • Adresregel2 - [physical_address2]
  • Postcode - [physical_postcode]
  • Plaats - [physical_city]
  • Iso-landcode - [physical_country_id]
  • Land - [physical_country_id]
  • Telnr - [phone], indien leeg dan [mobile]

6.Day-to-day: Naar Wefact

Aanmaken transacties
Een bon uit de Lightspeed Retail X-Series webwinkel wordt naar WeFact doorgezet als een WeFact factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt, de optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen.

De synchronisatie van gegevens tussen Lightspeed Retail X-Series en WeFact is als volgt:

Automatisch versturen factuur
Ookal heeft de WeFact factuur die door de koppeling is aangemaakt de status verzonden, dat betekent niet dat WeFact de factuur per email heeft verstuurd. De status verzonden kan ook betekenen dat de factuur handmatig is verzonden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij passen je contract-instellingen aan zodat de koppeling - nadat de WeFact factuur is aangemaakt - een extra opdracht naar WeFact stuurt om de factuur per email naar de klant te versturen.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze WeFact debiteur gebruikt als debiteur van de WeFact transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan WeFact. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
We kunnen producten toevoegen aan WeFact. Standaard staat dit uit, neem contact met ons op indien u dit aan wilt zetten. Indien geactiveerd, dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in WeFact bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in WeFact dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De koppeling zet de volgende producten automatisch in WeFact: Verzendkosten, Betaalkosten, Toeslag, Korting en Extra kosten.
WeFact accepteert alleen SKU's bestaand uit cijfers/letters, zonder afwijkende tekens.
Bij het aanmaken van facturen gebruikt de koppeling het BTW percentage zoals dat in de van Lightspeed Retail X-Series. Ook als er een ander BTW percentage staat in het product van WeFact.

Uitwerking veldniveau WeFact

Uitwerking op veld-niveau WeFact factuur. +-
WeFact Factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
xml
VatCalcMethod incl Dit betekent dat de factuur in WeFact incl BTW zal tonen. Dit is niet aan te passen. WeFact heeft aangegeven dat de facturen op deze manier goed worden aangeleverd.
Debtor 906 WeFact debiteurID
Date 2023-03-01 21:25:08 bondatum
Description 000000906/000000345 bonnummer
Term 14
InvoiceLines
Number 1 Aantal
Description 3-in-1 TijdschriftBundel Omschrijving
PriceExcl 20.65 Eenheidsprijs excl BTW.
TaxCode V21 BTW code
ReferenceNumber 000000906 bonnummer
Status 0 Keuze voor status 4 - Verwerkt is mogelijk.
Factuurprofiel Zoals ingesteld op het dashboard.
Kostenplaats Het is mogelijk om de omzet op een default kostenplaats te laten boeken.
Uitwerking op veld-niveau WeFact klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
CompanyName [company] Bedrijfsnaam
Initials [firstname] voornaam
Surname [lastname] Als [lastname] niet wordt meegegeven dan vullen wij NN in.
Taxnumber [btwnr] BTWnummer
Adres [adres] Als er een huisnummer wordt meegegeven dan: [adres][housenr]
Zipcode [zipcode] Postcode
City [city] Stad
Country [isocountry] Land
emailadres [email]
Phonenumber [telnr]
Uitwerking op veld-niveau WeFact product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
productcode [articlekey]
productnaam [name]
productkeyphrase [description]
price excl [unitpriceexcl] Eenheidsprijs excl BTW.
taxcode BTW code Zoals ingesteld op het dashboard.
CostCentre [defaultcostcenter] Als deze aanwezig is, dan geven we deze weer.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed Retail X-Series kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar WeFact. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.