1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en Twinfield.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed Retail X-Series kassa automatisch worden doorgezet naar Twinfield. De bonnen worden per stuk doorgezet als conceptboeking of factuur naar Twinfield, of per dag verzameld en als memoboeking in Twinfield geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Twinfield, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed Retail X-Series en in de FAQ voor Twinfield.
Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één memoboeking in Twinfield geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte conceptboekingen of facturen in Twinfield geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als conceptboekingen of facturen naar Twinfield. In de sectie Day-to-day: Naar Twinfield staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties Dagomzet en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagomzet komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Twinfield staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Twinfield.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed Retail X-Series bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed Retail X-Series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Het doorzetten van een Lightspeed Retail X-Series bon naar Twinfield gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Twinfield aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Twinfield transactie (conceptboeking, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.
Bij het doorzetten van een betaling zoekt de koppeling eerst de concept-boeking in Twinfield op die bij de betaling hoort. De koppeling gebruikt voor het zoeken van de concept-boeking de volgende criteria:
- Er wordt een match gedaan op het bedrag
- Als er een klant-emailadres is wordt een match gedaan op dit emailadres
- Er wordt een match gedaan op het bestelnummer en de omschrijving in de betaling
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling en de concept-boeking tegen elkaar afletteren.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Twinfield
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Twinfield.
De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen.
4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail X-Series
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een memoboeking aangemaakt in Twinfield.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
heeft verschillende kassa's. Indien u de omzet per kassa of per locatie wilt boeken dient u contact met ons op te nemen. Door per locatie of kassa een aparte koppeling te nemen is het mogelijk omzetten apart te boeken.
Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Twinfield memoboeking aan zonder debiteur-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Twinfield. Matching van debiteuren tussen Lightspeed Retail X-Series en Twinfield vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Twinfield geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Twinfield met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.
Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Twinfield.
Uitwerking veldniveau bonnen
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
Bon-id | [id] |
Bonnummer | [invoice_number] |
Datum | [sale_date] |
Kassa-id | [register_id], er wordt een kassa-identifier meegegeven en daarom kan per koppeling de aangesloten kasas's worden bepaald |
Klantid | [customer_id], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon |
Totaal incl BTW | [total_price] |
Totaal BTW | [total_tax] |
Totaal excl BTW | [Totaal incl BTW] - [Totaal BTW] |
Status bon | [status] Bonnen met status CLOSED zullen worden doorgezet. Dit is niet aanpasbaar. |
Wijzigingsdatum | [updated_at] Let op: Bij het ophalen van de bonnen voor dagomzet zoekt de koppeling op wijzigingsdatum, niet op [sale_date] of [created_at]. De reden is dat de status van de bon op een later moment kan worden aangepast naar completed en de bon moet op dat moment meegenomen worden in de dagomzet |
Let op: Bij is het mogelijk om een korting te geven op de gehele bon. Deze korting dient toegevoegd te worden als een apart kortingsproduct. Het is op dit moment onduidelijk of wij zelf de terugrekening moeten doen. Ik verwacht van wel, want uit de regel kunnen we niet halen bij welk product het hoort. | |
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel. | |
Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels. | |
Regel-id | [id] |
Naam | [name] |
Categorie | Op basis van de product-id wordt de product-type opgehaald. Indien het product tot meerdere categorieen behoort zal de lexicografische eerste categorie worden genomen. Indien het product-id tot geen enkele categorie behoort zal het product in de default categorie worden geplaatst. |
SKU | [sku] |
Aantal | [quantity] |
Korting | [discount] |
Bedrag excl BTW en korting | [price]. De korting wordt direct verwerkt in de regelprijs. |
BTW bedrag | [total_tax] |
Bedrag incl BTW | [price] + [total_tax] |
BTW percentage | BTW bedrag / Bedrag excl BTW Let op: Neem hier niet [tax_rate]. Vanwege de wereldwijde BTW-logica kan het BTW percentage in [tax_rate] afwijken van het BTW bedrag. Dit omdat bijvoorbeeld de US te maken heeft met afstand- en bedrag-afhankelijke BTW tarieven. |
BTWcode Twinfield | Uit de BTW instellingen |
Omzetrekening Twinfield | Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen. |
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series klant |
Bij Lightspeed Retail X-Series bonnen haalt de koppeling het fysieke adres op, niet het postadres. | |
Adres |
De klant wordt opgehaald uit op basis van de customer_id in de bon.
|
Een bon kan meerdere betalingen hebben. Deze staan in [register_sale_payments] en worden een-voor-een verwerkt als er dagomzet wordt doorgezet. Indien er hybride wordt doorgezet, worden bonnen met meer dan 1 betaalmethode niet opgehaald, en niet doorgezet. | |
Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bon [register_sale_payments] |
Betaaldatum | [payment_date] |
Betaalmethode | [name] |
Betaalmethode-id | [payment_type_id] |
Bedrag | [amount] |
5.Day-to-day: Naar Twinfield
De synchronisatie van gegevens tussen Lightspeed Retail X-Series en Twinfield is als volgt.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Betalingen uit Lightspeed Retail X-Series worden in geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels: Als er geen verkoop gevonden kan worden voor de betaling dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden.
Let op: betalingen kunnen we alleen doorzetten als er wordt doorgezet naar concept verkoopboekingen, niet bij facturen. Daarnaast moet het factuurnummer wat in Twinfield in de openstaande verkoopboeking staat, in de payment-transactie van de verkoop aanwezig zijn.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.

Naam | Voorbeeld | Opmerking | |
@attributes | |||
destiny | temporary | ||
raisewarning | true | ||
header | |||
code | VRK | ||
office | 300333 | ||
invoicenumber | 5869 | Bestelnummer, op verzoek factuurnummer. | |
date | 20230203 | Besteldatum | |
Currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. | |
Totalline | |||
type | total | ||
id | 4 | debiteur-id | |
dim1 | 1600 | Debiteurendimensie | |
dim2 | 4539 | Debiteurendimensie | |
debitcredit | debit | ||
value | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
basevalue | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
description | 4121 | Omschrijving: bestelnummer, dan wel factuurnummer - dit is niet aan te passen. | |
Detaillines | |||
@attributes | |||
type | detail | ||
id | 5 | ||
dim1 | 2000 | Debiteurendimensie | |
debitcredit | credit | ||
basevalue | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
value | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
description | 24 st Prof. tekenpapier. | Productomschrijving, lengte max 35. | |
vatvalue | 7.03 | BTW bedrag | |
vatcode | VH | BTW code | |
Kostenplaats | 1 default kostenplaats per koppeling. | ||
ICP | Indien het een ICP boeking is: | ||
Performancetype | goods | ||
Performancecountry | [isocountry] | Land van levering | |
Performancevatnumber | [vatnr] | BTW nummer | |
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. |

Naam | Voorbeeld | Opmerking |
header | ||
office | KJ903932 | |
invoicetype | FACTUUR | Dit is niet aan te passen. |
invoicedate | 20230308 | Besteldatum |
headertext | Bestelling 3234002342 |
Als het factuurnummer gelijk is aan het bestelnummer: Bestelling bestelnummer |
customer | 9023 | Klantcode |
currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. |
status | concept | |
Betaalmethode | Bank | |
Detailline | ||
@attributes | ||
id | 4 | |
article | 0 | |
description | 70 x 70 schildersdoek | Omschrijving |
quantity | 9 | aantal |
units | 1 | |
unitspriceexcl | 21.50 | eenheidsprijs excl. BTW |
dim1 | 3456 | Grootboekrekening |
vatcode | VH | BTW code |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
name | [name] | |
website | ||
Cocnumber | [kvk] | |
Btwnumber | [Btwnr] | |
Adres | ||
contact | [voornaam][achternaam] | |
Land | [isocountry] | |
Stad | [city] | |
Postcode | [zipcode] | |
Telefoonnummer | [telnr] | |
[email] | niet langer dan 200 karakters. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Header | ||
Datum | Datum van de omzet. | Deze datum wordt ook gebruikt als nummer. |
Nummer | datum | |
Dagboek | MEMO | |
Valuta | EUR | standaard, op aanvraag variabel. |
lines | ||
Omschrijving | Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet. | |
Bedrag | Bedrag excl BTW | |
BTW Bedrag | ||
BTW code | Er zal altijd een BTW code worden toegevoegd, ook voor de betalingen. | Het is niet mogelijk deze weg te laten. |
Rekening | Omzet- of tussenrekening | |
Kostenplaats | Er is één kostenplaats per koppeling mogelijk. |
6.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....