1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en Silvasoft.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed Retail X-Series kassa automatisch worden doorgezet naar Silvasoft. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur of bestelling naar Silvasoft, of per dag verzameld en als dag-factuur in Silvasoft geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Silvasoft, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed Retail X-Series en in de FAQ voor Silvasoft.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een andere kassa of boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Lightspeed Retail X-Series kassa door te zetten naar Silvasoft:
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Silvasoft geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur of bestelling in Silvasoft geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Silvasoft. In de regels van de Silvasoft dag-factuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen of bestellingen naar Silvasoft.

Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-factuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-factuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Let op: Hoewel het mogelijk is om op betaalmethode te selecteren of een bon wel of niet individueel wordt doorgezet worden de betalingen voor de bonnen nooit in de dag-factuur geplaatst. In de dag-factuur staat alleen de omzet.

Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf dag-factuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Silvasoft.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed Retail X-Series bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed Retail X-Series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Let op: Bij het doorzetten van individuele bonnen worden alleen bonnen met status Voltooid doorgezet. Heeft een bon status open dan controleert de koppeling 14 dagen of de status van de bon wijzigt naar Voltooid. Zo ja dan zet de koppeling de bon alsnog door. Bonnen die na die 14 dagen op Voltooid worden gezet dienen handmatig in Silvasoft te worden gezet. De koppeling kan dat niet meer doen. Het aantal dagen 14 kan niet worden aangepast omdat de koppeling in dat geval de API van Lightspeed te zwaar zou belasten.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Doorzetten dag-factuur
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Silvasoft. In de regels van de Silvasoft dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Lightspeed Retail X-Series bon naar Silvasoft gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Silvasoft aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gecontroleerd of de producten uit de Lightspeed Retail X-Series bon al in Silvasoft aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Silvasoft factuur of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: Silvasoft sleutel

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Lees meer Nodig Silvasoft ....
Lees minder Nodig Silvasoft ....

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Silvasoft

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Connectie Silvasoft
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Silvasoft.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail X-Series

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een dag-factuur aangemaakt in Silvasoft.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Silvasoft dag-factuur aan voor een default debiteur in Silvasoft Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Silvasoft. Matching van debiteuren tussen Lightspeed Retail X-Series en Silvasoft vindt plaats op emailadres.

Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Silvasoft geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Silvasoft met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.

Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Silvasoft.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Lightspeed Retail X-Series bonnen+-
Naam veld Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling
Bon-id [id]
Bonnummer [invoice_number]
Datum [sale_date]
Kassa-id [register_id], er wordt een kassa-identifier meegegeven en daarom kan per koppeling de aangesloten kasas's worden bepaald
Klantid [customer_id], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon
Totaal incl BTW [total_price]
Totaal BTW [total_tax]
Totaal excl BTW [Totaal incl BTW] - [Totaal BTW]
Status bon [status] Bonnen met status CLOSED zullen worden doorgezet. Dit is niet aanpasbaar.
Wijzigingsdatum [updated_at] Let op: Bij het ophalen van de bonnen voor dagomzet zoekt de koppeling op wijzigingsdatum, niet op [sale_date] of [created_at]. De reden is dat de status van de bon op een later moment kan worden aangepast naar completed en de bon moet op dat moment meegenomen worden in de dagomzet
Uitwerking Lightspeed Retail X-Series bonregels+-
Let op: Bij is het mogelijk om een korting te geven op de gehele bon. Deze korting dient toegevoegd te worden als een apart kortingsproduct. Het is op dit moment onduidelijk of wij zelf de terugrekening moeten doen. Ik verwacht van wel, want uit de regel kunnen we niet halen bij welk product het hoort.
Naam veld Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling
De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel.
Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels.
Regel-id [id]
Naam [name]
Categorie Op basis van de product-id wordt de product-type opgehaald. Indien het product tot meerdere categorieen behoort zal de lexicografische eerste categorie worden genomen. Indien het product-id tot geen enkele categorie behoort zal het product in de default categorie worden geplaatst.
SKU [sku]
Aantal [quantity]
Korting [discount]
Bedrag excl BTW en korting [price]. De korting wordt direct verwerkt in de regelprijs.
BTW bedrag [total_tax]
Bedrag incl BTW [price] + [total_tax]
BTW percentage BTW bedrag / Bedrag excl BTW Let op: Neem hier niet [tax_rate]. Vanwege de wereldwijde BTW-logica kan het BTW percentage in [tax_rate] afwijken van het BTW bedrag. Dit omdat bijvoorbeeld de US te maken heeft met afstand- en bedrag-afhankelijke BTW tarieven.
BTWcode Silvasoft Uit de BTW instellingen
Omzetrekening Silvasoft Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen.
Uitwerking Lightspeed Retail X-Series klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed Retail X-Series klant
Bij Lightspeed Retail X-Series bonnen haalt de koppeling het fysieke adres op, niet het postadres.
Adres De klant wordt opgehaald uit op basis van de customer_id in de bon.
  • Voornaam - [first_name]
  • Achternaam - [last_name]
  • Bedrijfsnaam - [company_name]
  • BTW nummer - [customer_field1], of veld 2, 3 of 4, de prefix "BTWNR: " zal worden genegeerd.
  • Adresregel1 - [physical_address1]
  • Adresregel2 - [physical_address2]
  • Postcode - [physical_postcode]
  • Plaats - [physical_city]
  • Iso-landcode - [physical_country_id]
  • Land - [physical_country_id]
  • Telnr - [phone], indien leeg dan [mobile]

6.Day-to-day: Naar Silvasoft

Aanmaken transacties
De bonnen uit Lightspeed Retail X-Series worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.

Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.

De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed Retail X-Series en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.


Uitwerking veldniveau Silvasoft

Uitwerking op veld-niveau Silvasoft invoice +-
Silvasoft invoice
Naam Voorbeeld Opmerking
CustomerNumber 4765 Default debiteur id.
AddAsDraft false Dit kan niet aangepast worden
InvoiceReference 3894029204
InvoiceDate 09-03-2023
InvoiceNotes
Invoice_InvoiceLine
ProductNumber 0293498320939 SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag.
Quantity 1 Aantal
TaxPc 21 BTW percentage
UnitPriceExclTax 24.75 Eenheidsprijs excl BTW
SubTotalInclTax 29.95 Regelprijs incl BTW
Description Openhaard Bio-ethanol gel Omschrijving
TaxCode 21.0% - BTW hoog Nederland BTW code
LedgerAccountNumber 8159 Omzetrekening
Invoice_Address
Address_Street Stationstraat straat
Address_City Amsterdam stad
Address_PostalCode 1000AA postcode
Address_Unit 12 huisnummer
Address_Type InvoiceAddress Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben.
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft bestelling +-
Naam Voorbeeld Opmerking
CustomerNumber 4765 Default debiteur id.
OrderReference 3894029204 bestelnummer, op verzoek factuurnummer.
OrderDate 09-03-2023 Besteldatum
OrderNotes
order_orderline
ProductNumber 0293498320939 SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag.
Quantity 1 Aantal
TaxPc 21 BTW percentage
UnitPriceExclTax 24.75 Eenheidsprijs excl BTW
SubTotalInclTax 29.95 Regelprijs incl BTW
Description Openhaard Bio-ethanol gel Omschrijving
TaxCode 21.0% - BTW hoog Nederland BTW code
LedgerAccountNumber 8159 Omzetrekening
Invoice_Address
Address_Street Stationstraat straat
Address_City Amsterdam stad
Address_PostalCode 1000AA postcode
Address_Unit 12 huisnummer
Address_Type InvoiceAddress Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben.
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft product +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Artikel nummer [articleNumber] Als er een productId wordt meegegeven. Articlenumber -> productId
Categorie naam [CategoryName]
CategoryCreateIfMissing true
EAN [eannumber]
Nieuwe naam [Name] max lengte 50
Nieuwe verkoopprijs [priceExcl]
VoorraadUpdateMode Absolute
NieuweVoorraadAantal [stock]
NieuweBTWPercentage [BTWpercentage]

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed Retail X-Series kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.