1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en King/MUIS.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed Retail X-Series kassa automatisch worden doorgezet naar King/MUIS. De bonnen worden per stuk doorgezet als journaalboeking of bestelling naar King/MUIS, of per dag verzameld en als journaalboeking in King/MUIS geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in King/MUIS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed Retail X-Series en in de FAQ voor King/MUIS.
Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één journaalboeking in King/MUIS geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte journaalboeking of bestelling in King/MUIS geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één journaalboeking doorgezet naar King/MUIS. In de regels van de King/MUIS journaalboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als journaalboekingen of bestellingen naar King/MUIS. In de sectie Day-to-day: Naar King/MUIS staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar King/MUIS.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed Retail X-Series bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed Retail X-Series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in King/MUIS bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een Lightspeed Retail X-Series bon naar King/MUIS gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in King/MUIS aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar King/MUIS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Lightspeed Retail X-Series bon al in King/MUIS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De King/MUIS journaalboeking of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: MUIS omgevingscode
Voor de koppeling met MUIS dien je een omgevingscode op te vragen. MUIS heeft een handleiding waarin staat hoe dit moet. Hier volgt een verkorte weergave.
Optie 1: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Online (SAAS / Web-based)
Voor de koppeling heeft de klant per administratie een abonnement op de module iMUIS Online Cloudswitch nodig. De accountant kan deze voor de ondernemer aanvinken via Gebruikersbeheer. Of, als de ondernemer niet via een accountant werkt, kan de klant zelf een abonnement afsluiten. Vervolgens genereert de ondernemer een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.
Optie 2: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Business Software (Windows)
In deze situatie dient de ondernemer over een iMUIS Online licentie te beschikken en iMUIS Online dient beschikbaar te zijn op de eigen server. De ondernemer genereert een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.
Gebruik je de optie MUIS bestellingen dan dien je de volgende zaken extra te configureren in MUIS:
- Voeg een artikelgroep 29 toe en vul de omzetrekening in voor deze artikelgroep. Nieuwe producten worden automatisch aan deze artikelgroep toegevoegd.
- Voeg ordersoort webshoporder toe, want de bestellingen die naar MUIS worden doorgezet gebruiken deze ordersoort.
- Voeg de verzendmethode Verzendkosten toe aan de MUIS verzendmethoden. Zorg er voor dat je een default leveringsconditie en een voorkeur opdrachtwijze voor de verzendmethode instelt en dat je de verzendmethode koppelt aan de ordersoort webshoporder.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met King/MUIS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie King/MUIS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in King/MUIS
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie King/MUIS
Je klikt op de rode Connect knop voor MUIS Software. De connectie met MUIS leg je door de omgevingscode in te vullen. Deze omgevingscode heb je in de voorgaande sectie bepaald.
Voor het doorzetten naar King/MUIS financiele boekingen kun je een debiteuren-rekening en dagboek instellen. Voor het doorzetten naar King/MUIS bestellingen is een dagboek niet nodig.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in King/MUIS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit King/MUIS.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail X-Series
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een journaalboeking aangemaakt in King/MUIS.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
heeft verschillende kassa's. Indien u de omzet per kassa of per locatie wilt boeken dient u contact met ons op te nemen. Door per locatie of kassa een aparte koppeling te nemen is het mogelijk omzetten apart te boeken.
Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een King/MUIS journaalboeking aan zonder debiteur-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in King/MUIS. Matching van debiteuren tussen Lightspeed Retail X-Series en King/MUIS vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in King/MUIS geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in King/MUIS met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.
Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in King/MUIS.
Uitwerking veldniveau bonnen
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
| Bon-id | [id] |
| Bonnummer | [invoice_number] |
| Datum | [sale_date] |
| Kassa-id | [register_id], er wordt een kassa-identifier meegegeven en daarom kan per koppeling de aangesloten kasas's worden bepaald |
| Klantid | [customer_id], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon |
| Totaal incl BTW | [total_price] |
| Totaal BTW | [total_tax] |
| Totaal excl BTW | [Totaal incl BTW] - [Totaal BTW] |
| Status bon | [status] Bonnen met status CLOSED zullen worden doorgezet. Dit is niet aanpasbaar. |
| Wijzigingsdatum | [updated_at] Let op: Bij het ophalen van de bonnen voor dagomzet zoekt de koppeling op wijzigingsdatum, niet op [sale_date] of [created_at]. De reden is dat de status van de bon op een later moment kan worden aangepast naar completed en de bon moet op dat moment meegenomen worden in de dagomzet |
| Let op: Bij is het mogelijk om een korting te geven op de gehele bon. Deze korting dient toegevoegd te worden als een apart kortingsproduct. Het is op dit moment onduidelijk of wij zelf de terugrekening moeten doen. Ik verwacht van wel, want uit de regel kunnen we niet halen bij welk product het hoort. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
| De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel. | |
| Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels. | |
| Regel-id | [id] |
| Naam | [name] |
| Categorie | Op basis van de product-id wordt de product-type opgehaald. Indien het product tot meerdere categorieen behoort zal de lexicografische eerste categorie worden genomen. Indien het product-id tot geen enkele categorie behoort zal het product in de default categorie worden geplaatst. |
| SKU | [sku] |
| Aantal | [quantity] |
| Korting | [discount] |
| Bedrag excl BTW en korting | [price]. De korting wordt direct verwerkt in de regelprijs. |
| BTW bedrag | [total_tax] |
| Bedrag incl BTW | [price] + [total_tax] |
| BTW percentage | BTW bedrag / Bedrag excl BTW Let op: Neem hier niet [tax_rate]. Vanwege de wereldwijde BTW-logica kan het BTW percentage in [tax_rate] afwijken van het BTW bedrag. Dit omdat bijvoorbeeld de US te maken heeft met afstand- en bedrag-afhankelijke BTW tarieven. |
| BTWcode King/MUIS | Uit de BTW instellingen |
| Omzetrekening King/MUIS | Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen. |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series klant |
| Bij Lightspeed Retail X-Series bonnen haalt de koppeling het fysieke adres op, niet het postadres. | |
| Adres |
De klant wordt opgehaald uit op basis van de customer_id in de bon.
|
| Een bon kan meerdere betalingen hebben. Deze staan in [register_sale_payments] en worden een-voor-een verwerkt als er dagomzet wordt doorgezet. Indien er hybride wordt doorgezet, worden bonnen met meer dan 1 betaalmethode niet opgehaald, en niet doorgezet. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bon [register_sale_payments] |
| Betaaldatum | [payment_date] |
| Betaalmethode | [name] |
| Betaalmethode-id | [payment_type_id] |
| Bedrag | [amount] |
6.Day-to-day: Naar MUIS
Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit Lightspeed Retail X-Series worden in King/MUIS geimporteerd als financiele boekingen of bestellingen. Per bon worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van boekingen / bestellingen worden mogelijk nieuwe debiteuren en/of producten toegevoegd aan King/MUIS.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze King/MUIS debiteur gebruikt als debiteur van de King/MUIS transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan King/MUIS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
BTW producten: Bij het aanmaken van nieuwe producten - optie bestellingen - in King/MUIS hanteert de koppeling het BTW percentage in de bestelregel. Dit betekent dat producten in ICP en Internationale bestellingen met 0% BTW aangemaakt zullen worden in King/MUIS. De koppeling heeft immers geen ander BTW percentage voor het product beschikbaar.
Artikelgroep: Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.
Dummie-producten De koppeling werkt niet met dummie-producten omdat verzendkosten en andere kosten als in de kopregel van de bestelling als bedrag worden meegenomen.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in King/MUIS. Producten in King/MUIS worden nooit gewijzigd.
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Totaalregel | ||
| Dagboek | 41 | |
| Rekening | 13317 | King/MUIS debiteurcode |
| Tegenrekening | 2975 | Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard |
| BTW | 0 | |
| Factuur | 14194 | bonnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het bonnummer. Op verzoek het factuurnummer. |
| Datum | 01-03-2023 | Besteldatum |
| Jaar | 2023 | |
| PN | 3 | period |
| Omschrijving | 14194 | bonnummer, inclusief letters en andere tekens. |
| Boekstuk | 14194 | bestelnummer, inclusief letters en andere tekens |
| Bedrag Boeking | 50,08 | Totaalbedrag incl BTW |
| Detailregels | ||
| Dagboek | 41 | |
| Rekening | 13317 | Omzetrekening |
| Tegenrekening | 2975 | Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard. |
| BTW | 0 | BTW code - zoals ingesteld op het dashboard. |
| Aantal | 1 | |
| Datum | 01-03-2023 | Besteldatum |
| PN | 3 | period |
| Jaar | 2023 | |
| Boekstuk | 14194 | Bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het bestelnummer |
| Bedrag Boeking | -14.99 | Regelbedrag incl BTW, op verzoek excl - vermenigvuldigd met (-1) |
| Bedrag BTW | -2.60 | Vermenigvuldigd met (-1). |
| Omschrijving | Verkoop 23456 | Naam product |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Debiteurid | [id] | |
| Datum | [orderdate] | Besteldatum |
| Leverdatum | [besteldatum], gelijk aan de besteldatum. | |
| Soort | webshoporder | Dient aangemaakt te zijn in de King/MUIS administratie. |
| Extern orderid | [orderid] | |
| Kenmerk | [bestelnummer] | |
| Opmerking | Uit bestelling, max lengte 250. | |
| Externe opmerking | Uit bestelling. | |
| Orderkosten | Betaalkosten + toeslagen - kortingen, excl BTW | |
| Verzendkosten | [verzendkosten] | Excl. BTW |
| Regels |
|
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Huisnummer | [DeliveryHousenr] | Als [DeliveryHousenr] een array is, dan is het veld huisnummer leeg. |
| Land | [DeliveryIsoCountry] | |
| Naam | [DeliveryCustomername] | Als er een Bedrijfsnaam is meegegeven dan, [DeliveryCompany][DeliveryCustomername] |
| Stad | [DeliveryCity] | |
| Postcode | [DeliveryZipcode] | |
| Adres | [DeliveryAdres] |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| productnaam | [productnaam] |
Als [description] aanwezig is, dan is het productnaam [description]. Maximaal lengte 40. |
| Articlekey | [articlekey] | Maximaal lengte 20. |
| BTW | [taxpercentage] |
Is deze < 1 dan [taxpercentage] * 100.
|
| Omschrijving | [description] | |
| Articlegroep | 29 |
Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie. |
| Nummer | [articlekey] | |
| Verkoopprijs | [prijsExcl] | |
| VerkoopprijsIncl | [prijsIncl] | |
| Sourceproduct | [eannummer] |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
