1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en Billit.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed Retail X-Series kassa automatisch worden doorgezet naar Billit. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Billit, of per dag verzameld en als dagfactuur in Billit geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed Retail X-Series en in de FAQ voor Billit.

Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Lightspeed Retail X-Series kassa door te zetten naar Billit:
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dagfactuur in Billit geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Billit geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dagfactuur
Bij het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Billit. In de regels van de Billit dagfactuur staat de omzet per BTW code.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Billit.

Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dagfactuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagfactuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Let op: Hoewel het mogelijk is om op betaalmethode te selecteren of een bon wel of niet individueel wordt doorgezet worden de betalingen voor de bonnen nooit in de dagfactuur geplaatst. In de dagfactuur staat alleen de omzet.

Default is het doorzetten van dagomzet naar een dagfactuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Billit staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf dagfactuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Billit.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed Retail X-Series bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed Retail X-Series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Let op: Bij het doorzetten van individuele bonnen worden alleen bonnen met status Voltooid doorgezet. Heeft een bon status open dan controleert de koppeling 14 dagen of de status van de bon wijzigt naar Voltooid. Zo ja dan zet de koppeling de bon alsnog door. Bonnen die na die 14 dagen op Voltooid worden gezet dienen handmatig in Billit te worden gezet. De koppeling kan dat niet meer doen. Het aantal dagen 14 kan niet worden aangepast omdat de koppeling in dat geval de API van Lightspeed te zwaar zou belasten.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Doorzetten dagfactuur
Voor het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Billit. In de regels van de Billit dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief. De betaalde bedragen staan niet in dagfactuur.

Doorzetten bonnen
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is. Er kan gekozen worden om ook de producten toe te voegen uit de bon. Die optie kun je bij ons aanvragen.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Billit

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.

Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de kassa op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de kassa op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.

Inrichten betaalmethoden
Indien er gekozen wordt voor de optie hybride - dus het aanmaken van een individuele factuur of een dagfactuur - dan kunnen hier de betaalmethoden worden ingericht. Per betaalmethode kan eenvoudig worden aangegeven of de factuur individueel aangemaakt dient te worden of dat de bon met deze betaalmethode deel uit maakt van de dagomzet.

4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail X-Series

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een dagfactuur aangemaakt in Billit.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Billit dagfactuur aan voor een default debiteur in Billit Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Billit. Matching van debiteuren tussen Lightspeed Retail X-Series en Billit vindt plaats op emailadres.

Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Billit geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Billit met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.

Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Billit.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Lightspeed Retail X-Series bonnen+-
Naam veld Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling
Bon-id [id]
Bonnummer [invoice_number]
Datum [sale_date]
Kassa-id [register_id], er wordt een kassa-identifier meegegeven en daarom kan per koppeling de aangesloten kasas's worden bepaald
Klantid [customer_id], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon
Totaal incl BTW [total_price]
Totaal BTW [total_tax]
Totaal excl BTW [Totaal incl BTW] - [Totaal BTW]
Status bon [status] Bonnen met status CLOSED zullen worden doorgezet. Dit is niet aanpasbaar.
Wijzigingsdatum [updated_at] Let op: Bij het ophalen van de bonnen voor dagomzet zoekt de koppeling op wijzigingsdatum, niet op [sale_date] of [created_at]. De reden is dat de status van de bon op een later moment kan worden aangepast naar completed en de bon moet op dat moment meegenomen worden in de dagomzet
Uitwerking Lightspeed Retail X-Series bonregels+-
Let op: Bij is het mogelijk om een korting te geven op de gehele bon. Deze korting dient toegevoegd te worden als een apart kortingsproduct. Het is op dit moment onduidelijk of wij zelf de terugrekening moeten doen. Ik verwacht van wel, want uit de regel kunnen we niet halen bij welk product het hoort.
Naam veld Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling
De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel.
Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels.
Regel-id [id]
Naam [name]
Categorie Op basis van de product-id wordt de product-type opgehaald. Indien het product tot meerdere categorieen behoort zal de lexicografische eerste categorie worden genomen. Indien het product-id tot geen enkele categorie behoort zal het product in de default categorie worden geplaatst.
SKU [sku]
Aantal [quantity]
Korting [discount]
Bedrag excl BTW en korting [price]. De korting wordt direct verwerkt in de regelprijs.
BTW bedrag [total_tax]
Bedrag incl BTW [price] + [total_tax]
BTW percentage BTW bedrag / Bedrag excl BTW Let op: Neem hier niet [tax_rate]. Vanwege de wereldwijde BTW-logica kan het BTW percentage in [tax_rate] afwijken van het BTW bedrag. Dit omdat bijvoorbeeld de US te maken heeft met afstand- en bedrag-afhankelijke BTW tarieven.
BTWcode Billit Uit de BTW instellingen
Omzetrekening Billit Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen.
Uitwerking Lightspeed Retail X-Series klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed Retail X-Series klant
Bij Lightspeed Retail X-Series bonnen haalt de koppeling het fysieke adres op, niet het postadres.
Adres De klant wordt opgehaald uit op basis van de customer_id in de bon.
  • Voornaam - [first_name]
  • Achternaam - [last_name]
  • Bedrijfsnaam - [company_name]
  • BTW nummer - [customer_field1], of veld 2, 3 of 4, de prefix "BTWNR: " zal worden genegeerd.
  • Adresregel1 - [physical_address1]
  • Adresregel2 - [physical_address2]
  • Postcode - [physical_postcode]
  • Plaats - [physical_city]
  • Iso-landcode - [physical_country_id]
  • Land - [physical_country_id]
  • Telnr - [phone], indien leeg dan [mobile]

5.Day-to-day: Naar Billit

Hieronder staat het aanmaken van nieuwe Billit facturen op veldniveau uitgewerkt.

Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt de klant-informatie in de factuur geplaatst. Er wordt dus geen aparte klant aangemaakt. Billit zorgt zelf voor het matchen van de debiteurgegevens met de al bestaande debiteuren in Billit.

Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.

Aanmaken producten
Producten worden alleen aangemaakt als dat ingesteld is in jullie contract. De koppeling controleert eerst of de producten uit de bon al in Billit bestaan. Zo niet, dan voegt de koppeling de ontbrekende producten toe. De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed Retail X-Series en Billit kun je in deze FAQ nalezen.

Wat betreft de BTW houdt de koppeling het BTW percentage in de bon aan.

Uitwerking veldniveau Billit


Uitwerking op veld-niveau Billit factuur. +-
Billit factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
OrderDate 2022-12-02T20:23:29+01:00 bondatum
ExpiryDate 2022-12-16T20:23:29 bondatum + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar.
OrderType Invoice Soort, bij negatieve bon Creditinvoice.
OrderTitle 1050 Bonnummer
OrderDirection Income
TotalExcl 97.98 Aantal * eenheidsprijzen excl BTW
TotalIncl 103.85 Aantal * eenheidsprijzen incl BTW
TotalVat 5.87 BTW
PaymentReference 1050 Bonnummer
Created 2023-01-20 huidige datum
Factuur-regels
Quantity 2 Aantal
Description Maandelijkse instellingen check Omschrijving
VATPercentage 6.00 BTW percentage
UnitPriceExcl 20.7075 Eenheidsprijzen excl BTW
UnitPriceIncl 21.9500 Eenheidsprijzen incl BTW
TotalExcl 41.4151 Aantal * eenheidsprijzen excl BTW
TotalIncl 43.9000 Aantal * eenheidsprijzen incl BTW
TotalVAT 2.4849 BTW
Currency EUR Wordt niet doorgezet
InclLeading true Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen.
Product-id Product identifier vanuit Billit Alleen als ingesteld is dat producten moeten worden doorgezet.
Klant
Voornaam Sophie
Achternaam Fischer
Adres Stationstraat
Huisnummer 12
Postcode 1000AA
Stad Amsterdam
LandCode NL
Email info@sponiza.nl
Telefoonnummer 31623138822
Naam Sophie Fischer Bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam.
Verzendadres factuur - let op, het verzendadres is een extra adres bij de klant in Billit
Adres-type DeliveryAddress
Naam Marietje Geuze
Adres Heesterstraat
Huisnummer 1
Postcode 3512KL
Stad Utrecht
LandCode NL
Paid 1
Uitwerking op veld-niveau Billit product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Reference [Reference] De referentie van het product in Billit. Deze referentie is beschikbaar nadat we het product opgehaald of eventueel toegevoegd hebben.
Omschrijving [Description]
Prijs excl BTW [unitpriceExcl]
BTW product [BTW]
Bedrag incl BTW [unitpriceIncl]
Aangemaakt Huidige datum
Laatst gewijzigd Huidige datum

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed Retail X-Series kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Billit. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.