1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en Billit.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed Retail X-Series kassa automatisch worden doorgezet naar Billit. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Billit, of per dag verzameld en als factuur in Billit geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed Retail X-Series en in de FAQ voor Billit.
Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één factuur in Billit geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Billit geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één factuur doorgezet naar Billit. In de regels van de Billit factuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Billit.
Default is het aanmaken van de dagfactuur. Als je de bonnen per stuk wilt doorzetten dan kun je dat bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Billit staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Billit.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed Retail X-Series bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed Retail X-Series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Billit
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.
Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de kassa op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de kassa op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail X-Series
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een factuur aangemaakt in Billit.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Billit factuur aan voor een default debiteur in Billit Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Billit. Matching van debiteuren tussen Lightspeed Retail X-Series en Billit vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Billit geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Billit met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.
Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Billit.
Uitwerking veldniveau bonnen
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
| Bon-id | [id] |
| Bonnummer | [invoice_number] |
| Datum | [sale_date] |
| Kassa-id | [register_id], er wordt een kassa-identifier meegegeven en daarom kan per koppeling de aangesloten kasas's worden bepaald |
| Klantid | [customer_id], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon |
| Totaal incl BTW | [total_price] |
| Totaal BTW | [total_tax] |
| Totaal excl BTW | [Totaal incl BTW] - [Totaal BTW] |
| Status bon | [status] Bonnen met status CLOSED zullen worden doorgezet. Dit is niet aanpasbaar. |
| Wijzigingsdatum | [updated_at] Let op: Bij het ophalen van de bonnen voor dagomzet zoekt de koppeling op wijzigingsdatum, niet op [sale_date] of [created_at]. De reden is dat de status van de bon op een later moment kan worden aangepast naar completed en de bon moet op dat moment meegenomen worden in de dagomzet |
| Let op: Bij is het mogelijk om een korting te geven op de gehele bon. Deze korting dient toegevoegd te worden als een apart kortingsproduct. Het is op dit moment onduidelijk of wij zelf de terugrekening moeten doen. Ik verwacht van wel, want uit de regel kunnen we niet halen bij welk product het hoort. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
| De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel. | |
| Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels. | |
| Regel-id | [id] |
| Naam | [name] |
| Categorie | Op basis van de product-id wordt de product-type opgehaald. Indien het product tot meerdere categorieen behoort zal de lexicografische eerste categorie worden genomen. Indien het product-id tot geen enkele categorie behoort zal het product in de default categorie worden geplaatst. |
| SKU | [sku] |
| Aantal | [quantity] |
| Korting | [discount] |
| Bedrag excl BTW en korting | [price]. De korting wordt direct verwerkt in de regelprijs. |
| BTW bedrag | [total_tax] |
| Bedrag incl BTW | [price] + [total_tax] |
| BTW percentage | BTW bedrag / Bedrag excl BTW Let op: Neem hier niet [tax_rate]. Vanwege de wereldwijde BTW-logica kan het BTW percentage in [tax_rate] afwijken van het BTW bedrag. Dit omdat bijvoorbeeld de US te maken heeft met afstand- en bedrag-afhankelijke BTW tarieven. |
| BTWcode Billit | Uit de BTW instellingen |
| Omzetrekening Billit | Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen. |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series klant |
| Bij Lightspeed Retail X-Series bonnen haalt de koppeling het fysieke adres op, niet het postadres. | |
| Adres |
De klant wordt opgehaald uit op basis van de customer_id in de bon.
|
5.Day-to-day: Naar Billit
Hieronder staat het aanmaken van facturen op veldniveau uitgewerkt.
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Reference | [articlekey] | |
| Omschrijving | [Description] | |
| TotaalExcl | [unitpriceExcl] | |
| BTW | [BTW] | |
| TotaalIncl | [unitpriceIncl] | |
| Aangemaakt | 2022-01-01 | |
| Laatst gewijzigd | 2023-01-01 |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| invoicexml | ||
| OrderDate | 2022-12-02T20:23:29+01:00 | Besteldatum |
| ExpiryDate | 2022-12-16T20:23:29 | Besteldatum + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar. |
| OrderType | Invoice | Soort, bij negatieve bestelling Creditinvoice. |
| OrderTitle | 1050 | Bestelnummer op verzoek bestel- of factuurnummer |
| OrderDirection | Income | |
| TotalExcl | 97.98 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
| TotalIncl | 103.85 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
| TotalVat | 5.87 | BTW |
| PaymentReference | 1050 | bestelnummer |
| Created | 2023-01-20 | huidige datum |
| OrderLines | ||
| Quantity | 2 | Aantal |
| Description | Maandelijkse instellingen check | Omschrijving |
| VATPercentage | 6.00 | BTW percentage |
| UnitPriceExcl | 20.7075 | Eenheidsprijzen excl BTW |
| UnitPriceIncl | 21.9500 | Eenheidsprijzen incl BTW |
| TotalExcl | 41.4151 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
| TotalIncl | 43.9000 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
| TotalVAT | 2.4849 | BTW |
| Currency | EUR | Wordt niet doorgezet |
| InclLeading | true | Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen. |
| Klant | ||
| Voornaam | Sophie | |
| Achternaam | Fischer | |
| Adres | Stationstraat | |
| Huisnummer | 12 | |
| Postcode | 1000AA | |
| Stad | Amsterdam | |
| LandCode | NL | |
| info@sponiza.nl | ||
| Telefoonnummer | 31623138822 | |
| Naam | Sophie Fischer | Bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam. |
| Paid | 1 | |
6.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
