1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en Asperion.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed Retail X-Series kassa automatisch worden doorgezet naar Asperion. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur of verkoopboeking naar Asperion, of per dag verzameld en als verzamelfactuur in Asperion geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Asperion, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed Retail X-Series en in de FAQ voor Asperion.
Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagfactuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één verzamelfactuur in Asperion geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur of verkoopboeking in Asperion geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één verzamelfactuur doorgezet naar Asperion. In de regels van de Asperion verzamelfactuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen of verkoopboekingen naar Asperion.
Default is het aanmaken van de dagfactuur. Als je de bonnen per stuk wilt doorzetten dan kun je dat bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Asperion staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Asperion.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed Retail X-Series bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed Retail X-Series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Asperion bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een Lightspeed Retail X-Series bon naar Asperion gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Asperion aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten wordt gecontroleerd of de producten uit de Lightspeed Retail X-Series bon al in Asperion aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd aan Asperion.
- De Asperion factuur of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Asperion connectie
De connectie met Asperion loopt via OAuth. Je kunt deze connectie gemakkelijk leggen via de tab Configuratie op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. In de volgende sectie staat hier een plaatje van.
Indien je door wilt zetten naar Asperion facturen incl producten dan zal de koppeling een product toevoegen als het product nog niet bestaat. De koppeling zal voor zover mogelijk de omzetrekeningen gebruiken die via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl zijn ingesteld, maar het kan gebeuren dat de omzetrekening niet te bepalen valt.
In die situatie zal de koppeling een default Verkoopsoort SHOPORDER gebruiken. Zorg dat deze Verkoopsoort beschikbaar is in je Asperion account. Onderstaand plaatje laat zien hoe je de Verkoopsoort SHOPORDER kunt toevoegen.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Asperion. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Asperion administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Asperion
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie Asperion
De authenticatie met Asperion loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Asperion voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Asperion account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Asperion gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Asperion gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Voor het gebruik van Asperion selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de betaalconditie is voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Asperion. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail X-Series
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een verzamelfactuur aangemaakt in Asperion.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
heeft verschillende kassa's. Indien u de omzet per kassa of per locatie wilt boeken dient u contact met ons op te nemen. Door per locatie of kassa een aparte koppeling te nemen is het mogelijk omzetten apart te boeken.
Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Asperion verzamelfactuur aan voor een default debiteur in Asperion Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Asperion. Matching van debiteuren tussen Lightspeed Retail X-Series en Asperion vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Asperion geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Asperion met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.
Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Asperion.
Uitwerking veldniveau bonnen
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
| Bon-id | [id] |
| Bonnummer | [invoice_number] |
| Datum | [sale_date] |
| Kassa-id | [register_id], er wordt een kassa-identifier meegegeven en daarom kan per koppeling de aangesloten kasas's worden bepaald |
| Klantid | [customer_id], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon |
| Totaal incl BTW | [total_price] |
| Totaal BTW | [total_tax] |
| Totaal excl BTW | [Totaal incl BTW] - [Totaal BTW] |
| Status bon | [status] Bonnen met status CLOSED zullen worden doorgezet. Dit is niet aanpasbaar. |
| Wijzigingsdatum | [updated_at] Let op: Bij het ophalen van de bonnen voor dagomzet zoekt de koppeling op wijzigingsdatum, niet op [sale_date] of [created_at]. De reden is dat de status van de bon op een later moment kan worden aangepast naar completed en de bon moet op dat moment meegenomen worden in de dagomzet |
| Let op: Bij is het mogelijk om een korting te geven op de gehele bon. Deze korting dient toegevoegd te worden als een apart kortingsproduct. Het is op dit moment onduidelijk of wij zelf de terugrekening moeten doen. Ik verwacht van wel, want uit de regel kunnen we niet halen bij welk product het hoort. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
| De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel. | |
| Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels. | |
| Regel-id | [id] |
| Naam | [name] |
| Categorie | Op basis van de product-id wordt de product-type opgehaald. Indien het product tot meerdere categorieen behoort zal de lexicografische eerste categorie worden genomen. Indien het product-id tot geen enkele categorie behoort zal het product in de default categorie worden geplaatst. |
| SKU | [sku] |
| Aantal | [quantity] |
| Korting | [discount] |
| Bedrag excl BTW en korting | [price]. De korting wordt direct verwerkt in de regelprijs. |
| BTW bedrag | [total_tax] |
| Bedrag incl BTW | [price] + [total_tax] |
| BTW percentage | BTW bedrag / Bedrag excl BTW Let op: Neem hier niet [tax_rate]. Vanwege de wereldwijde BTW-logica kan het BTW percentage in [tax_rate] afwijken van het BTW bedrag. Dit omdat bijvoorbeeld de US te maken heeft met afstand- en bedrag-afhankelijke BTW tarieven. |
| BTWcode Asperion | Uit de BTW instellingen |
| Omzetrekening Asperion | Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen. |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series klant |
| Bij Lightspeed Retail X-Series bonnen haalt de koppeling het fysieke adres op, niet het postadres. | |
| Adres |
De klant wordt opgehaald uit op basis van de customer_id in de bon.
|
6.Day-to-day: Naar Asperion
Voor bonnen in Lightspeed Retail X-Series kunnen in Asperion verkoopboekingen of facturen worden aangemaakt. Default zijn facturen. Zet je liever naar verkoopboekingen door dan kun je dit instellen op het dashboard, tab Configuratie. Bij het doorzetten naar facturen in Asperion boekt de koppeling op de producten in Asperion. Bij het doorzetten naar verkoopboekingen gebeurt dat niet.
De facturen worden in Asperion altijd aangemaakt met status concept. Het is helaas niet mogelijk de facturen in Asperion op betaald te zetten.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Asperion debiteur gebruikt als debiteur van de Asperion factuur of verkoopboeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Asperion. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Dit is alleen van toepassing bij het doorzetten naar Asperion facturen. Bij het aanmaken van een nieuw product zal de koppeling waar mogelijk, gebruik maken van de omzetrekening die is ingesteld in het dashboard. Als de omzetrekening niet bepaald kan worden dan worden de producten van een default verkoopsoort SHOPORDER voorzien. Zorg dus dat deze verkoopsoort in je Asperion account aanwezig is. Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
Bij het doorzetten naar Asperion facturen zullen de producten in de verkoopregels worden opgezocht in Asperion. Bij het boeken op Asperion facturen zal de SKU van het Asperion product worden meegegeven in de regels van de Asperion factuur. Er wordt geen aparte omzetrekening meegegeven in de Asperion factuurregels, want die omzetrekening staat al bij het product in Asperion. Dit betekent dat als een product nog niet aanwezig is in Asperion de koppeling dit product zal aanmaken met een omzetrekening uit de instellingen.
De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed Retail X-Series en Asperion kun je in deze FAQ nalezen.
Uitwerking veldniveau aanmaken Asperion factuur / verkooptransactie
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een Asperion factuur of verkooptransactie. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
| Datum | orderdate |
| Klantnummer | [debtorcode] uit Asperion |
| Betreft / Referentie | Dit veld wordt samengesteld uit het bestelnummer en/of (credit) factuurnummer
|
| Bedrijf - factuur | Bedrijfsnaam in het factuuradres |
| Ter attentie van - factuur | Voornaam Achternaam in het factuuradres |
| Adres - factuur | Factuuradres huisnummer in het factuuradres |
| Postcode - factuur | Postcode in het factuuradres, max lengte 10 |
| Plaats - factuur | Plaats in het factuuradres |
| Landcode - factuur | Landcode in het factuuradres |
| Bedrijf - verzending | Bedrijfsnaam in het verzendadres |
| Ter attentie van - verzending | Verzending voornaam verzending achternaam in het verzendadres |
| Adres - verzending | Verzendadres huisnummer in het verzendadres |
| Postcode - verzending | Postcode in het verzendadres, max lengte 10 |
| Plaats - verzending | Plaats in het verzendadres |
| Landcode - verzending | Landcode in verzendadres |
| Betaalconditie | Betalingsvoorwaarde |
| Betaalmethode |
|
| Voor de verschillende onderdelen van de bestelling worden aparte regels gemaakt. Voor een bestelling met vijf afzonderlijke producten en verzendkosten komen (5 + 1 =) zes regels in de Asperion factuur. Heeft de bestelling vijf afzonderlijke producten en twee toeslagen dan heeft de Asperion factuur (5 + 2 =) zeven regels. | |
| Naam veld | Waarde |
| Type boeking | Wordt als volgt berekend:
|
| SKU | Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A. |
| Omschrijving | name of description uit de regel |
| Aantal | quantity |
| Eenheidsprijs | De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
|
| BTW-code | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard |
| Omzetrekening | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is. |
| Het gaat hier om kortingen op de gehele bestelling die naar rato zijn toegekend aan de BTW percentages op de regels. | |
| Naam veld | Waarde |
| Type boeking | G, dit is een kortingsregel |
| SKU | Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A. |
| Omschrijving | name of description uit de regel |
| Aantal | Quantity |
| Eenheidsprijs | De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
|
| BTW-code | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard |
| Omzetrekening | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is. |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling | |
| Naam | firstname lastname, max lengte 50 | |
| Telefoonnummer | telnr, max lengte 15 | |
| Plaats | city | |
| Adres | address housenumber | |
| Postcode | zipcode, max lengte 10 | |
| Landcode | isocountry | |
| BTW nummer | BTW nummer | |
| Emailadres | ||
| Betaalconditie | paymentcondition |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
| SKU | articlekey volgens de logica SKU, EAN, artikelcode |
| Description | description, max lengte 100 |
| Bijhouden voorraad artikel | true, kan niet aangepast worden |
| Vaste verkoopprijs | 0, kan niet aangepast worden |
| Grootboekrekening | omzetrekening |
| Datum toevoegen | Huidige datum Y-m-d |
| Datum gewijziigd | Huidige datum Y-m-d |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Datum | Datum afsluiting | |
| Debiteurnummer | [customer-id] | Default debiteur |
| Description | Naam afsluiting | Omschrijving |
| Referentie | Naam afsluiting | |
| Betaalconditie | betaalconditie | Zoals ingesteld op het dashboard. |
| Factuur en leveradres | default | |
| Regels |
|
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
