1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en AFAS.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed Retail X-Series kassa automatisch worden doorgezet naar AFAS. De bonnen worden per stuk doorgezet als bestelling of financiele boeking naar AFAS, of per dag verzameld en als verzamelfactuur in AFAS geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed Retail X-Series en in de FAQ voor AFAS.
Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één verzamelfactuur in AFAS geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte bestelling of financiele boeking in AFAS geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één verzamelfactuur doorgezet naar AFAS. In de regels van de AFAS verzamelfactuur staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bestellingen of financiele boekingen naar AFAS. In de sectie Day-to-day: Naar AFAS staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties Dagomzet en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagomzet komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar AFAS staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar AFAS.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed Retail X-Series bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed Retail X-Series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in AFAS bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een Lightspeed Retail X-Series bon naar AFAS gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de default debiteur in AFAS aanwezig is. Zo nee dan geeft de koppeling een foutmelding
- Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Lightspeed Retail X-Series bon al in AFAS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De AFAS bestelling of financiele boeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: AFAS Sleutel en connectoren
Om de connectie werkend te krijgen dient er in de Afas Administratie een AppConnector te worden aangemaakt. De AppConnector dient gevuld te worden met GetConnectoren en UpdateConnectoren.
Stap 0: Aanmaken gebruikersgroep en speciale gebruiker
Afas adviseert je om voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en gebruikersgroep aan te maken.
- Het aanmaken van een aparte gebruikersgroep loopt via Algemeen > Beheer > Autorisatie tool
- Maak de nieuwe gebruikersgroep aan via Groep > Nieuw en vul de gegevens in
- Voor meer informatie zie https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm
- Systeemgebruiker aanmaken en in groep plaatsen
- Ga naar Gebruiker > Nieuwe systeemgebruiker
- Vul de gebruikersnaam en omschrijving in.
- Klik op: Volgende.
- Profit Windows moet uitgevinkt zijn.
- Voltooi de wizard. Je hoeft geen e-mailadres en UPN in te vullen.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de gebruikersgroep die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
- Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
- Klik op Nieuw.
- Vink de connector-gebruiker aan.
- Klik op: Ok.
- Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
- Zie ook https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm
Stap 1: Aanmaken AppConnector
Om de AppConnector aan te maken login je in op de Profit-omgeving en ga je naar Algemeen > Beheer > AppConnector
Je vult een duidelijke omschrijving in voor de AppConnector en geeft een gebruikersgroep. Afas-gebruikers in die gebruikersgroep kunnen de connector gebruiken.
Daarna klik je op Voltooien.
De AppConnector opent. Het vinkje bij Geblokkeerd staat ingevuld. Verwijder dit vinkje.
Stap 2: Toevoegen GetConnectoren
De GetConnectoren stellen wij beschikbaar als zip-bestand. Je kunt dit bestand hier downloaden: https://www.webwinkelfacturen.nl/afas_getconnectors.zip
Het zip-bestand pak je uit op je eigen computer.
Daarna ga je naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector en klik je op importeren
Je kunt de GetConnectoren een-voor-een importeren. Daarna kun je ze toevoegen aan de AppConnector. Als je in een browser werkt kun je de GetConnectoren uploaden naar je tijdelijke Afas schijf via de streepjes bovenaan het scherm en het upload-rondje.
Stap 3: Toevoegen UpdateConnectoren
Ga naar de optie UpdateConnectoren en klik op Nieuw om een nieuwe UpdateConnector toe te voegen. We adviseren je deze connectoren toe te voegen:
- FbItemArticle - voor het toevoegen van producten
- FiEntries - voor het toevoegen van Financiele mutaties
- FbSales - voor het toevoegen van bestellingen
- KnSalesRelationOrg - voor het toevoegen van klant-organisaties
- KnSalesRelationPer - voor het toevoegen van klant-relaties
Stap 4: Toevoegen gebruikerstokens
Via tab Gebruikerstoken kun je een code genereren waarmee je de connectie met de Afas omgeving kunt toestaan. Je klikt op Nieuw om een nieuwe gebruikerstoken aan te maken.
Selecteer de gebruiker en geef een omschrijving. Voor 1 gebruiker kun je meerdere tokens aanmaken.
Er komt nu een scherm met een speciale code. Sla deze code zorgvuldig op. Deze code heb je tijdens de configuratie van de koppeling nodig op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Let op, je hebt de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.
Als je via de browser werkt kun je weer via de bovenkant van het scherm de code kopieren. Dat scheelt een hoop overtik werk en voorkomt fouten.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met AFAS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in AFAS
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie AFAS
De authenticatie met AFAS loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij AFAS voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je AFAS account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met AFAS gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere AFAS gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Voor het gebruik van AFAS selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de betaalconditie is voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van individuele bonnen kan hier een link gelegd worden tussen de betaalmethoden in de kassa bon en een vaste debiteur uit je AFAS administratie. Bij het doorzetten van dagomzet is dit helaas niet mogelijk omdat gedurende een dag meerdere debiteuren zijn en er maar 1 factuur in AFAS wordt aangemaakt.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail X-Series
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een verzamelfactuur aangemaakt in AFAS.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
heeft verschillende kassa's. Indien u de omzet per kassa of per locatie wilt boeken dient u contact met ons op te nemen. Door per locatie of kassa een aparte koppeling te nemen is het mogelijk omzetten apart te boeken.
Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een AFAS verzamelfactuur aan voor een default debiteur in AFAS Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in AFAS. Matching van debiteuren tussen Lightspeed Retail X-Series en AFAS vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in AFAS geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in AFAS met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.
Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in AFAS.
Uitwerking veldniveau bonnen
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
| Bon-id | [id] |
| Bonnummer | [invoice_number] |
| Datum | [sale_date] |
| Kassa-id | [register_id], er wordt een kassa-identifier meegegeven en daarom kan per koppeling de aangesloten kasas's worden bepaald |
| Klantid | [customer_id], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon |
| Totaal incl BTW | [total_price] |
| Totaal BTW | [total_tax] |
| Totaal excl BTW | [Totaal incl BTW] - [Totaal BTW] |
| Status bon | [status] Bonnen met status CLOSED zullen worden doorgezet. Dit is niet aanpasbaar. |
| Wijzigingsdatum | [updated_at] Let op: Bij het ophalen van de bonnen voor dagomzet zoekt de koppeling op wijzigingsdatum, niet op [sale_date] of [created_at]. De reden is dat de status van de bon op een later moment kan worden aangepast naar completed en de bon moet op dat moment meegenomen worden in de dagomzet |
| Let op: Bij is het mogelijk om een korting te geven op de gehele bon. Deze korting dient toegevoegd te worden als een apart kortingsproduct. Het is op dit moment onduidelijk of wij zelf de terugrekening moeten doen. Ik verwacht van wel, want uit de regel kunnen we niet halen bij welk product het hoort. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bestelling |
| De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel. | |
| Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels. | |
| Regel-id | [id] |
| Naam | [name] |
| Categorie | Op basis van de product-id wordt de product-type opgehaald. Indien het product tot meerdere categorieen behoort zal de lexicografische eerste categorie worden genomen. Indien het product-id tot geen enkele categorie behoort zal het product in de default categorie worden geplaatst. |
| SKU | [sku] |
| Aantal | [quantity] |
| Korting | [discount] |
| Bedrag excl BTW en korting | [price]. De korting wordt direct verwerkt in de regelprijs. |
| BTW bedrag | [total_tax] |
| Bedrag incl BTW | [price] + [total_tax] |
| BTW percentage | BTW bedrag / Bedrag excl BTW Let op: Neem hier niet [tax_rate]. Vanwege de wereldwijde BTW-logica kan het BTW percentage in [tax_rate] afwijken van het BTW bedrag. Dit omdat bijvoorbeeld de US te maken heeft met afstand- en bedrag-afhankelijke BTW tarieven. |
| BTWcode AFAS | Uit de BTW instellingen |
| Omzetrekening AFAS | Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen. |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series klant |
| Bij Lightspeed Retail X-Series bonnen haalt de koppeling het fysieke adres op, niet het postadres. | |
| Adres |
De klant wordt opgehaald uit op basis van de customer_id in de bon.
|
| Een bon kan meerdere betalingen hebben. Deze staan in [register_sale_payments] en worden een-voor-een verwerkt als er dagomzet wordt doorgezet. Indien er hybride wordt doorgezet, worden bonnen met meer dan 1 betaalmethode niet opgehaald, en niet doorgezet. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed Retail X-Series bon [register_sale_payments] |
| Betaaldatum | [payment_date] |
| Betaalmethode | [name] |
| Betaalmethode-id | [payment_type_id] |
| Bedrag | [amount] |
6.Day-to-day: Naar Afas
Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit Lightspeed Retail X-Series worden in AFAS geimporteerd als financiele boekingen of bestellingen. Per bon worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van boekingen / bestellingen worden mogelijk nieuwe debiteuren en/of producten toegevoegd aan AFAS.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS bestelling of financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen incl producten zullen producten die nog niet in AFAS staan worden toegevoegd. Zie hier een uitleg voor het bepalen van de productcodes FAQ. Het product krijgt BTW groep 1 toegewezen als het product 9% of 6% in de verkoopregel heeft staan. Anders krijgt het nieuwe product BTW groep 2 toegewezen. Het product wordt automatisch in AFAS artikelgroep 900 geplaatst. Zorg dat dit ook zo staat in gesteld in de AFAS administratie, anders kunnen de boekingen verkeerd gaan.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed Retail X-Series en AFAS kun je in deze FAQ nalezen.
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Paragraaf | ||
| Year | 2023 | Jaar Factuurdatum (Lightspeed Retail X-Series bestelling) |
| periode(Peri) | 03 | Maand Factuurdatum (Lightspeed Retail X-Series bestelling) |
| UniqueId(UnId) | 3 | Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk. |
| Journal(JoCo) | 01 | Dagboek |
| (AutoNumber)AuNu | 1 | |
| AFAS kent de factuurnummers toe (default) - op aanvraag aan te passen naar het factuurnummer of bestelnummer. | ||
| Omzetregel | ||
| VaAs | 2 | 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur |
| AccountNumber(AcNr) | 89302 | |
| EnDa | 2023-03-01 | besteldatum |
| BpDa | 2023-03-01 | |
| Description(Ds) | ORD08725, INV09854 | Omschrijving - Lightspeed Retail X-Series bestel- of factuurnummer. |
| BpNr | ORD08725 | Betalingskenmerk - Lightspeed Retail X-Series factuur- of bestelnummer. |
| AmountDebet(AmDe) | 24.95 | Totaalprijs incl BTW - debet. |
| Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer | ||
| Totaal regel | ||
| AccountNumber(AcNr) | 89302 | |
| EnDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
| BpDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
| Description(Ds) | ORD08725 | Omschrijving - Lightspeed Retail X-Series bestelnummer. |
| BpNr | ORD08725 | Betalingskenmerk - Lightspeed Retail X-Series factuur- of bestelnummer. |
| AmountDebet(AmDe) | 24.95 | Totaalprijs incl BTW - debet. |
| Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer | ||
| BTW-regels | ||
| VaAs | 1 | 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur |
| AccountNumber(AcNr) | 8000 | |
| EnDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
| BpDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
| Description(Ds) | Tuinlicht | Omschrijving: BTW - Naam in de bestelling regel - Bedrag excl BTW. |
| BpNr | ORD08725 | Boekstuknummer: Lightspeed Retail X-Series factuurnummer of bestelnummer. |
| AmountCredit(AmCr) | 20.62 | BTW bedrag - credit. |
| VatId(VaId) | 101 | BTW rekening |
| Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer. | ||
| In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Paragraaf | ||
| OrderNumber (OrNu) | [number] | Lightspeed Retail X-Series - factuur- of bestelnummer. |
| OrderDate(OrDa) | [date] | Lightspeed Retail X-Series - besteldatum.. |
| DebtorID(DbId) | [debtornr] | AFAS debiteur-id |
| Unit | [division] | Administratie - Per koppeling ligt de administratie vast. |
| CurrencyId(CuId) | EUR | Valuta - Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken. |
| InclVat(InVa) | true | Totaalprijs incl BTW(true), tenzij er afasexcltax is ingesteld. |
| War | ***** | Default voor het magazijn |
| Reference(Re) | [notes] | Opmerking - indien aanwezig. |
| FRef | [number] | Lightspeed Retail X-Series bonnummer |
| line | ||
| Description(Ds) | [name] | Omschrijving |
| Grootboekrekening | zoals ingesteld op het dashboard. | |
| Quantity(QuUn) | 1 | Aantal |
| ItemCode(ItCd) | [productid] | Productcode |
| Unitprice(Upri) | excl / incl BTW | Eenheidsprijs, zoals ingesteld op het dashboard. |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| AutomaticID(AuId) | false | |
| ItemCode(ItCd) | [ArticleKey] | |
| ChDs | false | |
| Group(Grp) | 900 | |
| BiSt | false | |
| BiUn | ***** | |
| VaRc | [Vattype] | Btw type |
| CostPrice(CoPrice) | [costprice] | |
| SalePrice(SaPrice) | [prijsIncl] | Eenheidsprijs INCL. |
| BatchCode(BaCo) | [eannumber] | Product Number |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
