1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Retail en Visma eAccounting.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed POS Retail kassa dagelijks worden doorgezet naar een voucher in Visma eAccounting. Indien gewenst kunnen bonnen ook individueel worden doorgezet naar Visma eAccounting bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten dan kun je contact met ons opnemen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed POS Retail en in de FAQ voor Visma eAccounting.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Lightspeed POS Retail kassa door te zetten naar Visma eAccounting:
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één voucher in Visma eAccounting geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Visma eAccounting geplaatst.
Doorzetten van dagomzet is default, doorzetten van individuele bonnen kunnen jullie aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één voucher doorgezet naar Visma eAccounting. In de regels van de Visma eAccounting voucher staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie


Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bestellingen, facturen of verkoopboekingen naar Visma eAccounting. In de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle:
Individuele bonnen en dagomzetten die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de individuele bonnen en dagomzetten die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon of dagomzet nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Visma eAccounting

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Visma:
De authenticatie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

Productcategorieen: Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen.  

Betaalconditie nieuw debiteuren
Voor de Betaalconditie nieuwe debiteuren accepteert Visma niet dat Mollie geselecteerd wordt. Je kunt dit inzien en wijzigen in het dashboard, tabblad Configuratie.

4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail

Doorzetschema Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een voucher aangemaakt in Visma eAccounting.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.

Debiteuren Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Visma eAccounting voucher aan zonder debiteur-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Visma eAccounting. Matching van debiteuren tussen Lightspeed POS Retail en Visma eAccounting vindt plaats op emailadres.

Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Visma eAccounting geboekt. Deze vaste debiteur kun je aan ons doorgeven - bij voorkeur via het emailadres - dan stellen wij hem in.

Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Visma eAccounting.

5.Day-to-day: Naar Visma

5.1 De transacties

Deze gegevens worden doorgezet naar Visma eAccounting:
Voucher - dagomzet

  • Datum: Datum dagomzet
  • Tekst: Datum dagomzet
  • Detailregels met de regelprijs excl BTW, grootboekrekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
  • BTW regels met het BTW bedrag, BTW ekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
Financiele boekingen

  • CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
  • CustomerId: visma debiteuren id
  • DueDate: besteldatum
  • RemainingAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
  • TotalAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
  • VatAmountInvoiceCurrency: totaal BTW bedrag bestelling
  • RoundingsAmountInvoiceCurrency: 0
  • Invoicenumber: huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten.
  • InvoiceDate: besteldatum
  • Credit: false
  • Betalingskenmerk: bestelnummer - dit is niet aan te passen
  • Voucher:
    • Datum: besteldatum
    • Tekst: Bestelling bestelnummer, op aanvraag Bestelling bestelnummer, factuur factuurnummer
    • Regels:
      • Totaalregel met het bestelbedrag incl BTW en de debiteuren rekening. Het boekingstype is CreditAmount bij positieve en DebetAmount bij negatieve bestellingen.
      • Detailregels met de regelprijs excl BTW, grootboekrekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
      • BTW regels met het BTW bedrag, BTW ekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.

Facturen

  • Customerid: Visma debtorid
  • InvoiceAddress en DeliveryAddress velden worden ingevuld
  • EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
  • CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
  • ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
  • YourReference: bestelnummer
  • Regels
    • ArticleId: visma productid
    • Omschrijving: naam bestelregel
    • UnitPrice: eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
    • Aantal

De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.

Bestellingen

  • Amount: Totaal bedrag bestelling incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag bestelling incl BTW
  • Customerid: Visma debtorid
  • CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
  • Amount: Totaal BTW bedrag bestelling
  • InvoiceAddress en DeliveryAddress velden worden ingevuld
  • OrderDate: besteldatum
  • Status: Draft - dit kan niet aangepast worden
  • EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
  • CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
  • ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
  • YourReference: bestelnummer
  • Regels
    • ArticleId: visma productid
    • Omschrijving: naam bestelregel
    • UnitPrice: eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
    • Aantal

Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve bestelregels voorkomen.

Let op bij omni-channel: Bonnen in de kassa op basis van een bestelling / factuur in de webwinkel hebben geen origineel bestel- / factuurnummer meer. De koppeling kan dit originele bestel- / factuurnummer dus ook niet meegeven aan de Visma eAccounting factuur, bestelling of verkoopboeking. Voor meer informatie zie de FAQ.

5.2 Debiteuren

Doorzetten klantinformatie: Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur voor de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

5.3 De producten

Doorzetten producten: Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. Voor de matching wordt de SKU uit Lightspeed POS Retail en het productnummer uit Visma eAccounting gebruikt.

Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed POS Retail webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/18/lightspeed-pos-retail.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.