1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed Retail kassa naar Offective. De koppeling zorgt dat voor bonnen in Lightspeed Retail kassa automatisch bestellingen of facturen worden aangemaakt in Offective. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Dit betekent dat ieder uur de bonnen worden opgehaald en doorgezet.

Voor het installeren van de koppeling vraag je een proefperiode aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppelingen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: FAQ Lightspeed POS Retail en FAQ Offective.

2. Features

Je kunt de verkopen uit de Lightspeed Retail kassa kassa op 2 manieren doorzetten naar Offective:
1. Individueel, dat wil zeggen dat iedere bon uit de kassa apart wordt doorgezet.
2. Op basis van dagomzet, dat wil zeg dat alle afgeronde bonnen van 1 dag worden verzameld en als 1 boeking worden doorgezet naar Offective.

Optie 1: Individueel doorzetten van bonnen

Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt of als je gebruik maakt van een voorraad-synchronisatie tussen de Lightspeed Retail kassa kassa en Offective. De bonnen worden doorgezet als bestellingen of facturen.

Optie 2: Doorzetten van de dagomzet

Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen die de voorgaande dag zijn afgerond verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar een factuur in Offective. In de regels van de factuur staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet, waarbij je kunt kiezen uit:
2a. De omzet getotaliseerd per product-categorie
2b. De omzet getotaliseerd per BTW tarief.
In het eerste geval boek je de omzet op de grootboekrekening van de product-categorie. In het tweede geval boek je de omzet op de grootboekrekening behorend bij het BTW tarief (omzet).

Tijdens de installatie kun je aangeven of je de omzet per betaalmethode of per productcategorie wilt tonen. Ook kun je tijdens de installatie grootboekrekeningen instellen. Je kunt
- kruisposten instellen voor de inkomsten per betaalmethode (dus de bedragen aan de debit-zijde)
- en grootboekrekeningen voor de omzet (dus de bedragen aan de credit-zijde), per productcategorie of BTWcode.
Indien je (anonieme) dagomzet en b2b omzet wilt combineren neem dan even contact met ons op.

3. Nodig toegang Offective

Om de koppeling met je Offective account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Offective account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Offective heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze video vind je hier: https://www.offective.nl/online-administratie-software/api/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

4. Installatie koppeling

Tijdens het installatie-proces van de koppeling tussen Lightspeed Retail kassa en Offective doe je het volgende dingen:
1. Je legt een connectie met Lightspeed Retail kassa. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen, klanten en producten uit dit systeem te lezen.
2. Je legt een connectie met Offective. De koppeling heeft ook toestemming nodig om financiele gegevens uit Offective te lezen en naar Offective te schrijven.
3. Tot slot leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in Lightspeed Retail kassa en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Offective.

Klik op deze link om de installatie van de koppeling te starten: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=lightspeedposretail&invoicesystem=offective.

Op dit scherm vul je de gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem in, nl:
- De gebruikersnaam en de API sleutel. De API sleutel heb je in de vorige stap aangemaakt.

Klik op de knop Ga verder. Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Lightspeed Retail kassa en de financiele instellingen in Offective, te weten: De BTW tarieven en grootboekrekeningen.. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit Lightspeed POS Retail

Deze koppeling zet de voltooide verkopen vanuit Lightspeed POS Retail door naar het boekhoudsysteem. Je kunt kiezen of je individuele bonnen of dagomzet wilt doorzetten.

Voor individuele bonnen geldt dat ieder uur de voltooide verkopen worden opgehaald en doorgezet. Voor deze verkopen wordt indien gewenst de debiteur ook doorgezet. Is de debiteur niet bekend dan wordt de verkoop onder een vaste debiteur geboekt. Iedere nacht wordt gecontroleerd of eerder aangemaakte bonnen die nog niet afgerond waren alsnog zijn afgerond. Daarbij gaat de koppeling een aantal dagen terug.

In het geval van dagomzet worden iedere dag na middernacht de afgeronde verkopen opgehaald en een dagtotaal boeking aangemaakt, zoals beschreven in het hoofdstuk ‘features’. Indien een bon pas later wordt afgerond, wordt hij in de dagomzet meegenomen van de dag dat hij is afgerond. De koppeling gaat daarbij een aantal dagen terug. De eventuele berekening en opmaak (kas/memo) van het totaal hangt af van het boekhoudpakket.

Indien je een Lightspeed POS Retail instantie heeft met meerdere winkels en kassa’s kunnen alle bestellingen over 1 koppeling mee overgezet worden. Mocht je per kassa verschillende instellingen willen doen zijn er mogelijk meerdere koppelingen nodig.

Cadeaubonnen (giftcards) spelen een dubbele rol in een kassa:
- Verkoop: als een cadeaubon verkocht wordt, wordt deze tegen 0% BTW in de kassa aangeslagen als een ‘verkoop’. De koppeling zet deze verkoop door naar het boekhoudpakket. Het is aan de winkelier en boekhouder te zorgen dat deze ‘verkoop’ correct wordt geadministreerd in de boekhouding. Als de koppeling individuele bonnen doorzet is dat mogelijk door de gerelateerde grootboekrekening (waarop de 0%btw verkoop wordt geboekt) handig te kiezen. Indien de cadeaubon in de kassa netjes in een aparte categorie is opgezet, is ook in de modus waarbij de koppeling de dagomzet doorzet, netjes een aparte grootboekrekening in te stellen voor deze cadeaubon-categorie. Het komt daarbij voor dat boekhouders expliciet een balansrekening willen instellen om de cadeaubon ‘verkoop’ te onderscheiden van de regulier - echte - omzet. Bij sommige boekhoudpakketten is het instellen van de grootboekrekening soms iets ingewikkeld. Het kan daarbij helpen om in de naam van de grootboekrekening in het boekhoudpakket de string posledger op te nemen. Mocht je er niet uitkomen, neem dan contact met ons op.
- Betalingsmethode:: als klanten een cadeaubon inruilen, wordt deze als een betaalmethode aangeslagen in de kassa. Bij doorzetten van de individuele verkoop wordt de totale waarde van de verkoop, ongeacht de betaalmethode doorgezet op het btw% van de aangekochte goederen. Bij de koppeling waarbij de dagomzet geboekt wordt, wordt deze betaalmethode ‘cadeaubon’ expliciet vermeld en op de gerelateerde kruispost zichtbaar in het boekhoudpakket.

6. Day-to-day: Naar Offective

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Offective als bestellingen. Deze bestellingen worden vervolgens in het Offective boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

Naast de bestellingen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Offective. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie wordt een fee in rekening gebracht. Neem hiervoor contact met ons op. Voor sommige koppelingen in België kunnen we u ook een partner aanbevelen. Voor installaties hebben we toegang tot je POS systeem en je online boekhoudpakket nodig.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen, of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.