1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Retail en Offective.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten dan kun je contact met ons opnemen.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Lightspeed Retail kassa door te zetten naar Offective:
- Dagomzet: Bonnen van 1 werkdag in de kassa worden als 1 boekhoud transactie in Offective geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere bon wordt een aparte factuur of bestelling in Offective geplaatst.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kun je bij ons aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Offective. In de regels van de Offective boekhoud transactie staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen of bestellingen naar Offective.

3.Nodig: Offective API sleutel

Om de koppeling met je Offective account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Offective account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Offective heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze video vind je hier: https://www.offective.nl/online-administratie-software/api/.De API-knop is terug te vinden in de *module Beheer* onder*Instellingen* en dan *tabblad API*. De gebruiker dient wel eerst uit te loggen en dan weer in te loggen voordat de nieuwe functies zichtbaar zijn. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Offective. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Offective administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Offective

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

Productcategorieen: Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen.  

5.Day-to-day: Vanuit de Lightspeed POS

Deze koppeling zet de betaalde bonnen vanuit de Lightspeed POS Retail kassa door naar het boekhoudsysteem. Ieder uur worden de betaalde bonnen opgehaald en als voor de betreffende betaalmethode de verkoop direct moet worden doorgezet dan gebeurt dat. Iedere dag worden na middernacht de bonnen opgehaald voor de betaalmethoden die op dagomzet geboekt moeten worden. Deze verkopen worden vervolgens ook doorgezet.

Voor verkopen die individueel moeten worden doorgezet wordt indien gewenst de debiteur ook doorgezet. Is de debiteur niet bekend in de kassa dan wordt de verkoop onder een vaste debiteur in Offective geboekt.

Voor het gebruik van cadeaubonnen kun je hier meer informatie vinden: FAQ cadeaubonnen

6.Day-to-day: Naar Offective

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Offective als bestellingen. Deze bestellingen worden vervolgens in het Offective boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

Naast de bestellingen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Offective. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed POS Retail kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Offective. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/18/lightspeed-pos-retail.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/34/offective.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.