1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Retail en Moneybird.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed POS Retail kassa worden doorgezet naar een factuur in Moneybird. De bonnen worden per stuk doorgezet. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten dan kun je contact met ons opnemen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed POS Retail en in de FAQ voor Moneybird.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bon uit de Lightspeed POS Retail wordt naar Moneybird doorgezet als factuur. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Nieuwe bonnen uit je kassa worden minimaal eenmaal per uur opgehaald.

Controle vooraf
Aan het begin bij het verwerken van een bon voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed POS Retail bon uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed POS Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Moneybird bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bon doorgezet naar Moneybird. Dit gebeurt in twee stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Moneybird aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Moneybird factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Moneybird verderop in de handleiding.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Moneybird. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Moneybird administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Moneybird

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Moneybird:
De authenticatie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Inrichten betaalmethoden
Het is mogelijk om per betaalmethode een aparte Moneybird debiteur in te stellen. Dit kan heel eenvoudig via de dropdown-boxjes.

 

4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail

Doorzetschema Ieder uur worden de bonnen opgehaald uit de kassa en doorgezet naar Moneybird.

Debiteuren Als een Lightspeed POS Retail bon debiteurgegevens heeft dan controleert de koppeling eerst of de debiteur al in Moneybird aanwezig is. Zo ja, dan wordt de bestaande Moneybird debiteur voor de boeking gebruikt. Anders maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan in Moneybird.

Heeft de bon geen debiteur - de anonieme kassaverkopen - dan wordt de bon op een default debiteur geboekt. Stuur ons het emailadres van de Moneybird debiteur waarop de anonieme kassaverkopen geboekt kunnen worden. Dan stellen wij dat in.

5.Day-to-day: Naar Moneybird

Facturen

  • Datum
  • Reference: bonnummer
  • Debiteur: debiteur id of default debiteur
  • Prijzen incl BTW: true
  • Factuurprofiel: zoals ingesteld op het dashboard
  • Factuurnummer: leeg
  • Regels:
    • Aantal
    • Omschrijving
    • Regelprijs excl BTW
    • BTW code
    • Categorie
    • Project-id - Op aanvraag, er is 1 default project-id (kostenplaats) in te vullen per koppeling.

Workflows: De koppeling doet niets met de Moneybird workflows. Het is dus niet mogelijk om met de factuur een workflow mee te geven.

Let op bij omni-channel: Bonnen in de kassa op basis van een bestelling / factuur in de webwinkel hebben geen origineel bestel- / factuurnummer meer. De koppeling kan dit originele bestel- / factuurnummer dus ook niet meegeven aan de Moneybird factuur. Voor meer informatie zie de FAQ.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed POS Retail kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Moneybird. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/18/lightspeed-pos-retail.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.