1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed Retail kassa naar Moneybird. De koppeling zorgt dat voor bonnen in Lightspeed Retail kassa automatisch facturen worden aangemaakt in Moneybird. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Dit betekent dat ieder uur de bonnen worden opgehaald en doorgezet.

Voor het installeren van de koppeling vraag je een proefperiode aan via https://www.winkelboekhouding.nl/poskoppelingen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: FAQ Lightspeed POS Retail en FAQ MoneyBird.

2. Features

Je kunt de verkopen uit de Lightspeed Retail kassa kassa op 2 manieren doorzetten naar Moneybird:
1. Individueel, dat wil zeggen dat iedere bon uit de kassa apart wordt doorgezet.
2. Op basis van dagomzet, dat wil zeg dat alle afgeronde bonnen van 1 dag worden verzameld en als 1 factuur worden doorgezet naar Moneybird met de betalingen er aan gekoppeld.

Optie 1: Individueel doorzetten van bonnen

Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt of als je gebruik maakt van een voorraad-synchronisatie tussen de Lightspeed Retail kassa kassa en Moneybird. De bonnen worden doorgezet als facturen.

Optie 2: Doorzetten van de dagomzet

Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen die de voorgaande dag zijn afgerond verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar een factuur in Moneybird. In de regels van de factuur staan:
- De omzet getotaliseerd per product-categorie, of
- De omzet getotaliseerd per BTW tarief.
In het eerste geval boek je de omzet op de grootboekrekening van de product-categorie. In het tweede geval boek je de omzet op de grootboekrekening behorend bij het BTW tarief (omzet).

De betalingen die zijn binnengekomen voor de bonnen worden als Moneybird betalingen gekoppeld aan de omzet-factuur. Dus stel dat er voor die dag met cash en met pin betaald is. De koppeling telt dan alle bedragen die contant betaald zijn bij elkaar op en voegt dit totaal toe als 1 betaling aan de Moneybird factuur. Daarna telt de koppeling die met pin betaald zijn bij elkaar op en ook dit totaal wordt als 1 betaling toegevoegd aan de Moneybird factuur.

Tijdens de installatie kun je aangeven of je de omzet per betaalmethode of per productcategorie wilt tonen. Ook kun je tijdens de installatie grootboekrekeningen instellen. Je kunt
- kruisposten instellen voor de betaalmethodes, dus de betalingen die de koppeling toevoegt aan de Moneybird factuur
- en grootboekrekeningen voor de omzet (dus de bedragen op de factuur zelf), per productcategorie of BTWcode.
Indien je (anonieme) dagomzet en b2b omzet wilt combineren neem dan even contact met ons op.

3. Activatie koppeling

Via deze website kun je een proefperiode aanvragen voor de koppeling tussen je Lightspeed Kassa (Retail) en Moneybird. Ga naar de koppelpagina en vul het formulier in. Dit formulier vraagt naar een naam en adres. Deze gegevens gebruiken we voor het opstellen van de factuur. Na het aanvragen van de proefperiode sturen we je een licentiesleutel en een installatie-url voor het activeren van de koppeling.

Tijdens het installatie-proces van de koppeling tussen Lightspeed POS Retail en Moneybird doe je twee dingen:
1. Je legt een connectie met het Lightspeed POS Retail systeem. De koppeling heeft toestemming nodig om gegevens uit jullie POS systeem te lezen.
2. De koppeling heeft ook toestemming nodig om facturen naar je Moneybird account weg te schrijven en om gegevens zoals debiteur-informatie uit Moneybird te lezen.

Tot slot leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in Lightspeed POS Retail en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Moneybird. In dit laatste scherm kun je ook aangeven of je de omzet per dag of per verkoop wilt boeken.

Klik op Ga verder. Je wordt nu automatisch doorgeleid naar het inlogscherm van Lightspeed POS Retail. Hier moet je inloggen. Als je dat gedaan hebt zie je een scherm waar je de koppeling autorisatie kan geven.

Als je toestemming hebt gegeven voor je Lightspeed POS Retail systeem ga je naar je MoneyBird account. Je dient expliciet toestemming te geven dat de koppeling de verkopen mag overzetten naar MoneyBird. Ben je nog niet ingelogd, dan log je eerst in. Daarna zie je een autorisatiescherm.

Na het geven van de toestemming krijg je automatisch een scherm te zien waarop je BTW tarieven van je Lightspeed POS Retailsysteem kunt koppelen aan BTW tarieven in MoneyBird. Ook kun je grootboekrekeningen toekennen afhankelijk van het BTW tarief en de (sub-)winkel. Je kunt dus per subwinkel aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen selecteren.

Ook kun je op dit scherm per betaalmethode aangeven of je de omzet per dag wilt doorzetten of de omzet per verkoop. Je kunt per betaalmethode een vaste debiteur selecteren. Verkopen voor deze betaalmethode worden dan onder deze debiteur geboekt. Indien je omzet per dag wilt boeken is een vaste debiteur verplicht.

4. Van Lightspeed POS Retail

Deze koppeling zet de voltooide verkopen vanuit Lightspeed POS Retail door naar het boekhoudsysteem. Je kunt per betaalmethode kiezen of je individuele bonnen of dagomzet wilt doorzetten.

Voor individuele bonnen geldt dat per betaalmethode, ieder uur de voltooide verkopen worden opgehaald en doorgezet. Voor deze verkopen wordt indien gewenst de debiteur ook doorgezet. Is de debiteur niet bekend dan wordt de verkoop onder een vaste debiteur geboekt.

In het geval van dagomzet worden iedere dag na middernacht de verkopen opgehaald voor de betaalmethoden die op dagomzet geboekt moeten worden. Deze verkopen worden vervolgens als een mega bestelling doorgezet, met de volgende regels:
Bonnummer - productnaam - bedrag - btw
De eventuele berekening en opmaak van het totaal hangt af van het boekhoudpakket.

Let bij dagomzet boeken op de volgende twee zaken: (i) Als een bon met meerdere betaalmethode is voldaan wordt hij volledig en alleen meegerekend bij de eerste betaalmethode, (ii) Bonnen die niet zijn afgesloten gedurende de dag worden niet meegenomen. Als ze later alsnog worden afgesloten moeten deze handmatig worden geboekt.

5. naar MoneyBird

De verkopen uit de winkel worden in MoneyBird geimporteerd als facturen. In de omschrijving staat het bonnummer en de betaalmethode. Debiteuren worden de eerste keer nieuw aangemaakt en bij volgende verkopen opnieuw gebruikt. Indien er een korting van toepassing is op de gehele bestelling dan wordt in de MoneyBird factuur een percentage korting gegeven.

6. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie wordt een fee in rekening gebracht. Neem hiervoor contact met ons op. Voor sommige koppelingen in België kunnen we u ook een partner aanbevelen. Voor installaties hebben we toegang tot je POS systeem en je online boekhoudpakket nodig.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen, of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.