1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Retail en Jortt.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed POS Retail kassa automatisch worden doorgezet naar Jortt. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Jortt, of per dag verzameld en als dag-factuur in Jortt geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Jortt, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed POS Retail en in de FAQ voor Jortt.

Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Lightspeed POS Retail kassa door te zetten naar Jortt:
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Jortt geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Jortt geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Jortt. In de regels van de Jortt dag-factuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Jortt.

Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-factuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-factuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Let op: Hoewel het mogelijk is om op betaalmethode te selecteren of een bon wel of niet individueel wordt doorgezet worden de betalingen voor de bonnen nooit in de dag-factuur geplaatst. In de dag-factuur staat alleen de omzet.

Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Jortt staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf dag-factuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Jortt.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed POS Retail bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed POS Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Jortt bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Let op: Bij het doorzetten van individuele bonnen worden alleen bonnen met status Voltooid doorgezet. Heeft een bon status open dan controleert de koppeling 14 dagen of de status van de bon wijzigt naar Voltooid. Zo ja dan zet de koppeling de bon alsnog door. Bonnen die na die 14 dagen op Voltooid worden gezet dienen handmatig in Jortt te worden gezet. De koppeling kan dat niet meer doen. Het aantal dagen 14 kan niet worden aangepast omdat de koppeling in dat geval de API van Lightspeed te zwaar zou belasten.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagafsluiting als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagafsluiting en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Doorzetten dag-factuur
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Jortt. In de regels van de Jortt dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Lightspeed POS Retail bon naar Jortt gebeurt in twee stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Jortt aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Jortt factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Jortt. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Jortt administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Jortt

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Connectie Jortt
De authenticatie met Jortt loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Jortt voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Jortt account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Jortt gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Factuurlayout
Aan een factuur kun je ene handelsnaam meegeven. Op basis van deze handelsnaam hangt Jortt het juiste sjabloon aan de factuur.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Jortt. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een dag-factuur aangemaakt in Jortt.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

Debiteuren Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Jortt dag-factuur aan voor een default debiteur in Jortt Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Jortt. Matching van debiteuren tussen Lightspeed POS Retail en Jortt vindt plaats op emailadres.

Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Jortt geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Jortt met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.

Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Jortt.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Lightspeed POS Retail bonnen+-
Naam veld Waarden uit Lightspeed POS Retail bestelling
Bon-id [saleID]
Bonnummer [ticketNumber]
Datum [timeStamp]
Kassa-id [registerID]
Shop-id [shopID]
Klantid [customerID], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon
Totaal incl BTW [calcTotal]
Totaal excl BTW [calcSubtotal] minus [calcDiscount]
Status bestelling [financial_status]
Status Deze wordt als volgt bepaald:
  • Als [completed] de waarde true heeft dan krijgt de bon status completed en betaalstatus paid
  • Als [voided] de waarde true heeft dan krijgt de bon status voided
  • Als [archived] de waarde true heeft dan krijgt de bon status archived
Bonnen met status [voided] of [archived] worden niet doorgezet.
Wijzigingsdatum [timeStamp]
Uitwerking Lightspeed POS Retail bonregels+-
Naam veld Waarden uit Lightspeed POS Retail bestelling
De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel.
Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels.
Regel-id [saleLineID]
Naam / Categorie / SKU en EAN De naam van de bestelregel wordt als volgt bepaald:
  • Als er een product is dan wordt de naam van het product dan wordt de naam gelijk aan [description], de categorie gelijk aan [categoryID], de SKU gelijk aan [customSku] en de EAN gelijk aan [ean] van het bijbehorende product.
  • Anders, als veld [isWorkorder] gevuld is en ongelijk aan false, dan wordt de naam Werkuren en de sku workinghours.
  • In alle andere gevallen is de naam Niet gespecificeerd en de SKU unspecified
Aantal [amount]
BTW percentage Er zijn twee BTW velden. In de praktijk wordt alleen het eerste gebruikt en die is gelijk aan [tax1Rate] uit de bonregel. Let op: Als het BTW percentage 0 is, maar het totaal van de regel zonder korting minus de korting ongelijk aan 0, dan wordt het BTW bedrag gedeeld op dit totaal. Het BTW bedrag is de som van de velden [calcTax1] en [calcTax2].
Regelbedragen incl en excl BTW Hiervoor worden de velden [calcTotal] gebruikt. Voor de bedragen excl BTW wordt dit gedeeld door het 1 plus het BTW percentage uit de vorige regel. /td>
BTWcode Jortt Uit de BTW instellingen
Omzetrekening Jortt Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen.
Uitwerking Lightspeed POS Retail klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed POS Retail klant
Bij Lightspeed POS Retail bonnen is alleen sprake van een factuuradres, niet van een leveradres.
Adres Het adres wordt als bepaald uit de ContactAddresses en het eerste adres dat gevonden wordt wordt gebruikt
  • Voornaam - [firstName]
  • Achternaam - [lastName]
  • Bedrijfsnaam - [company]
  • BTW nummer - [vatNumber]
  • Adresregel1 - [Contact][Addresses][ContactAddresses][address1]
  • Adresregel2 - [Contact][Addresses][ContactAddresses][address2]
  • Postcode - [Contact][Addresses][ContactAddresses][zip]
  • Plaats - [Contact][Addresses][ContactAddresses][city]
  • Iso-landcode - [Contact][Addresses][ContactAddresses][countryCode]
  • Land - [Contact][Addresses][ContactAddresses][country] als het gevuld is en anders het land van de kassa
Adres Het telefoonnummer wordt als bepaald uit de [Contact][Phones] en hieruit wordt [ContactPhone][number] gebruikt.

5.Day-to-day: Naar Jortt

Aanmaken transacties
De bonnen uit Lightspeed POS Retail worden in Jortt geïmporteerd als facturen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Jortt:

Status factuur
De Jortt factuur heeft twee soorten status-indicatoren.
  • Betaalstatus: Dit loopt via het veld payment_method. Dit veld kan de waarden hebben already_paid (als de verkoop betaald is), pay_later (anders) of direct_debet. Via de contract-instellingen is dit per koppeling aan te passen. Je kunt altijd de status already_paid doorzetten of juist altijd de status pay_later. Het is zelfs mogelijk om voor Jortt plus gebruikers die een Mollie integratie hebben de betaalstatus op direct_debit te zetten.
  • Verzendstatus: Dit loopt via het veld send_method. Dit veld heeft de waarde self (default) of email. Bij de waarde self krijgt de Jortt factuur de status definitief. Let op, de factuur kan daarna niet meer aangepast worden in Jortt. Bij de waarde email krijgt de Jortt factuur de status definitief en wordt de factuur automatisch via de email naar de klant gestuurd. Wil je de facturen met status concept aanmaken neem dan contact met ons op.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Jortt debiteur gebruikt als debiteur van de Jortt transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Jortt. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Uitwerking veldniveau Jortt

Uitwerking op veld-niveau Jortt factuur. +-
Jortt factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
customer_id f7fb9873-89gv-3vhd-7hg7-89f0e877c78k Customer-id uit Jortt.
invoice_date 2023-02-27 bondatum
net_amounts 1
send_method self(Handmatig) Kan op verzoek op email worden gezet.
reference 2020 bonnummer
payment_method already_paid default op already_paid
tradename_id 5h064j87-2k56-7689-g9n7-8gh4skn90284 Factuursjabloon
line_items
description Premium Customerservice Omschrijving
units 1 aantal
amount_per_unit 89 Eenheidsprijs
value 89
currency EUR Valuta
vat 0 BTW
ledger_account_id 9fd87hy0-8h5n-5g5v-3k72-0939h98k67k2 Categorie - zoals ingesteld op het dashboard.
Uitwerking op veld-niveau Jortt klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
is_private false Standaard false, als customer_name ontbreekt dan true.
customer_name [voornaam][achternaam] Als [voornaam][achternaam] niet is meegegeven, dan wordt er NN ingevuld.
Straat [adres]
postcode [zipcode]
stad [city]
Landcode [Isocountry]
first_name [voornaam]
last_name [achternaam]
[telefoonnummer] [telnr]
email [email]
Btwnummer [btwnr] Wordt meegegeven als het veldt niet leeg is.
Uitwerking op veld-niveau Jortt dagfactuur afsluiting. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Debiteur customer-id default
datum aflsuiting datum
bedragen incl BTW true
verzending handmatig
Betaalmethode pay_later of paid op verzoek
Referentie Nummer afsluiting
lines
  • Omschrijving
  • Aantal
  • Eenheidprijs
  • BTW percentage
  • Categorie - zoals ingesteld op het dashboard

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed POS Retail kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Jortt. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.