1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen iZettle en Twinfield. De koppeling zorgt dat er van bonnen in iZettle automatisch een verkooptransactie of factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

2.Features

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de iZettle kassa door te zetten naar Twinfield:
- Dagomzet: Bonnen van 1 werkdag in de kassa worden als 1 memoboeking in Twinfield geplaatst. De iZettle inhoudingen van 1 werkdag worden als 1 inkoopboeking in Twinfield geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere bon wordt een aparte verkooptransactie of factuur en voor iedere iZettle inhouding wordt een aparte inkoopboeking in Twinfield geplaatst.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kun je bij ons aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen en provisies van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief
Ook worden in de vroege ochtend alle provisies van de voorgaande dag verzameld. Er wordt 1 inkoopboeking gemaakt van alle provisies en deze wordt naar Twinfield doorgezet. Tijdens de installatie kun je BTW codes, grootboek- en tussenrekeningen instellen voor het boeken van de omzet en de provisies.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als Verkooptransactie of factuur naar Twinfield.

3.Installatie

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de iZettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de iZettle kassa en de BTW in Twinfield

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Twinfield:
De authenticatie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Vaste instellingen: Voor het doorzetten van de iZettle provisies dient een default leverancier ingesteld te worden. Voor het doorzetten van individuele, anonieme kassabonnen dient een default debiteur ingesteld te worden.

Extra instellingen Twinfield:
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300, maar wellicht gebruiken jullie een andere.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes. De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen.



In de lijst debiteuren staan de Twinfield debiteuren met in de naam de specifieke substring WWF_. Zie de FAQ voor meer informatie.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem. De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen.

Productcategorieen: iZettle heeft geen productcategorieen in de kassa staan. Er kan daarom niet op productcategorieen geboekt worden.

4.Day-to-day: Vanuit iZettle

Deze koppeling zet de bonnen door vanuit de iZettle kassa door naar het boekhoudsysteem. Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een boeking aangemaakt in het boekhoudsysteem. Ook worden iedere nacht de provisies opgehaald. In de loop van de ochtend wordt ook hiervoor een boeking aangemaakt in het boekhoudsysteem.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Hetzelfde gebeurt met de provisie.

Iedere bon die individueel moeten worden doorgezet wordt op een default debiteur in Twinfield geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard. Iedere provisie, zowel bij individueel doorzetten als bij dagomzet wordt op een default leverancier geboekt.

5.Day-to-day: Naar Twinfield

De bonnen uit de kassa worden in Twinfield geïmporteerd als conceptboekingen, memoboekingen (dagomzet) of facturen.

De totaalbedragen incl BTW worden doorgegeven. De BTW bedragen worden ook doorgegeven zoals ze in de bestelling vermeld staan. Mocht er een verschil zijn tussen het opgetelde bedrag en het totaalbedrag (centen-verschil) dan wordt dit centenverschil verrekend met het BTW bedrag van het eerste product.

Indien ingesteld worden bestellingen afhankelijk van de betaalmethode geboekt onder zgn. dummyklanten. Je kunt dus een dummyklant Mollie aanmaken en alle bestellingen omzetten naar transacties voor deze debiteur. Dit geldt NIET voor zgn ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een uitvoeringsland en geldig BTW nummer worden doorgegeven, en de bestelling kan daarom niet op de dummy-debiteur geboekt worden.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je iZettle kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.