1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen iZettle en Twinfield.

De koppeling zorgt dat bonnen in de iZettle kassa dagelijks worden doorgezet naar een memoboeking in Twinfield. Indien gewenst kunnen bonnen ook individueel worden doorgezet naar een Twinfield conceptboekingen of facturen. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling haalt daarnaast de iZettle inhoudingen op. Deze worden per dag of individueel doorgezet als inkoopboekingen naar Twinfield.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten dan kun je contact met ons opnemen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: voor iZettle en voor Twinfield.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de iZettle kassa door te zetten naar Twinfield:
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één memoboeking in Twinfield geplaatst. De iZettle inhoudingen van één werkdag worden als één inkoopboeking in Twinfield geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon en voor iedere iZettle provisie wordt een aparte conceptboeking of factuur / inkoopboeking in Twinfield geplaatst.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kun je bij ons aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één boeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief Ook worden in de vroege ochtend alle provisies van de voorgaande dag verzameld. Er wordt één inkoopboeking gemaakt van alle provisies en deze wordt naar Twinfield doorgezet.


Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als verkoopboekingen of bestellingen naar Twinfield. De inhoudingen worden doorgezet als inkoopboekingen. In de sectie Day-to-day: Naar Twinfield staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle:
Individuele bonnen en dagomzetten die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de individuele bonnen en dagomzetten die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon of dagomzet nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Installatie

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de iZettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de iZettle kassa en de BTW in Twinfield

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Twinfield:
De authenticatie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Vaste instellingen: Voor het doorzetten van de iZettle provisies dient een default leverancier ingesteld te worden. Voor het doorzetten van individuele, anonieme kassabonnen dient een default debiteur ingesteld te worden.

Extra instellingen Twinfield:
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300, maar wellicht gebruiken jullie een andere.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes. De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen.


In de lijst debiteuren staan de Twinfield debiteuren met in de naam de specifieke substring WWF_. Zie de FAQ voor meer informatie.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem. De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen.

Productcategorieen: iZettle heeft geen productcategorieen in de kassa staan. Er kan daarom niet op productcategorieen geboekt worden.  

4.Day-to-day: Vanuit iZettle

Doorzetschema Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een memoboeking aangemaakt in Twinfield. Ook worden iedere nacht de provisies opgehaald. In de loop van de ochtend wordt ook hiervoor een inkoopboeking aangemaakt en doorgestuurd naar Twinfield.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald uit de kassa en doorgezet. Hetzelfde gebeurt met de provisie.

Debiteuren De iZettle bonnen hebben geen debiteur-gegevens. Indien je bonnen individueel doorzet kun je een default-debiteur instellen bij tab Configuratie van het dashboard. De bonnen worden onder deze default debiteur geboekt.

Voor dagomzet wordt een kasboeking gemaakt en hiervoor is geen debiteur-informatie nodig.

5.Day-to-day: Naar Twinfield

De synchronisatie van gegevens tussen iZettle en Twinfield is als volgt.

5.1 Transacties

Twinfield memoboekingen - dagomzet
  • Header met daarin de datum van de dagomzet. Deze datum wordt ook gebruikt als nummer. Het dagboek is MEMO.
  • Regels:
    • Omschrijving: Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet
    • Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag
    • BTW code - er zal altijd een BTW code worden toegevoegd, ook voor de betalingen. Het is niet mogelijk deze weg te laten.
    • Omzet- of tussenrekening
    • Kostenplaats - er is één kostenplaats per koppeling mogelijk

Twinfield concept boekingen

  • Header met daarin het bonnummer en de bondatum. Het dagboek is VRK.
  • Totaalregel: bonnummer
    • Debiteurendimensie
    • Default-crediteur zoals ingesteld op het dashboard
    • Totaalprijs incl BTW
    • Omschrijving: bonnummer
  • Detailregels:
    • Grootboekrekening
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
    • Regelprijs excl BTW
    • Productomschrijving, lengte max 35
    • BTW code
    • BTW bedrag

In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.

Twinfield facturen

    Header:
    • Factuurtype: FACTUUR - dit is niet aan te passen
    • Datum: De bondatum
    • De klantcode
    • Valuta EUR standaard, op aanvraag variabel
    • Status: concept
    • Betaalmethode: bank
  • Regels:
    • Omschrijving
    • BTW code
    • Grootboekrekening
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW

Inkoopboeking

  • Header met daarin het bonnummer en de bondatum. Het dagboek is INK.
  • Totaalregel: bonnummer
    • Crediteurendimensie - default 1600
    • Default-crediteur zoals ingesteld op het dashboard
    • Totaalprijs incl BTW
    • Omschrijving: bonnummer
  • Detailregels:
    • Grootboekrekening
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
    • Regelprijs excl BTW
    • Productomschrijving, lengte max 35
    • BTW code
    • BTW bedrag

5.2 Debiteuren en crediteuren

Voor de iZettle die individueel worden doorgezet naar Twinfield dient een vaste debiteur en crediteur ingesteld te worden via het dashboard, tab Configuratie. De koppeling zal zelf debiteuren en crediteuren ophalen uit Twinfield, die vervolgens via een drop-down box geselecteerd kunnen worden. In de lijsten worden de namen van debiteuren en crediteuren getoond die beginnen met WWF_.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je iZettle kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.