1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen iZettle en SnelStart.

De koppeling zorgt dat bonnen in de iZettle kassa dagelijks worden doorgezet naar een kasboeking in SnelStart. Indien gewenst kunnen bonnen ook individueel worden doorgezet naar een SnelStart bestelling / verkoopboeking. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling haalt daarnaast de iZettle inhoudingen op. Deze worden per dag of individueel doorgezet als inkoopboekingen naar SnelStart.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten dan kun je contact met ons opnemen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: voor iZettle en voor SnelStart.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de iZettle kassa door te zetten naar SnelStart:
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één kasboeking in SnelStart geplaatst. De iZettle inhoudingen van één werkdag worden als één inkoopboeking in SnelStart geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon en voor iedere iZettle provisie wordt een aparte bestelling / verkoopboeking / inkoopboeking in SnelStart geplaatst. Voor het doorzetten als bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten als verkoopboekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kun je bij ons aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één boeking doorgezet naar SnelStart. In de regels van de SnelStart kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief
Ook worden in de vroege ochtend alle provisies van de voorgaande dag verzameld. Er wordt één inkoopboeking gemaakt van alle provisies en deze wordt naar SnelStart doorgezet.


Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als verkoopboekingen of bestellingen naar SnelStart. De inhoudingen worden doorgezet als inkoopboekingen. In de sectie Day-to-day: Naar SnelStart staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle:
Individuele bonnen en dagomzetten die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de individuele bonnen en dagomzetten die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon of dagomzet nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar de Webwinkelfacturen tegel van de koppeling met iZettle.

Klik nu op Genereer de sleutel. Copieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

4.Installatie

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de iZettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de iZettle kassa en de BTW in SnelStart

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie SnelStart:
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

Vaste instellingen: Voor het doorzetten van de iZettle provisies dient een default leverancier ingesteld te worden. Voor het doorzetten van individuele, anonieme kassabonnen dient een default debiteur ingesteld te worden.

Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

Productcategorieen: iZettle heeft geen productcategorieen in de kassa staan. Er kan daarom niet op productcategorieen geboekt worden.

5.Day-to-day: Vanuit iZettle

Doorzetschema Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een kasboeking aangemaakt in SnelStart. Ook worden iedere nacht de provisies opgehaald. In de loop van de ochtend wordt ook hiervoor een inkoopboeking aangemaakt en doorgestuurd naar SnelStart.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald uit de kassa en doorgezet. Hetzelfde gebeurt met de provisie.

Debiteuren De iZettle bonnen hebben geen debiteur-gegevens. Indien je bonnen individueel doorzet kun je een default-debiteur instellen bij tab Configuratie van het dashboard. De bonnen worden onder deze default debiteur geboekt.

Voor dagomzet wordt een kasboeking gemaakt en hiervoor is geen debiteur-informatie nodig.

6.Day-to-day: Naar SnelStart

De synchronisatie van gegevens tussen iZettle en SnelStart is als volgt.

6.1 De transacties

Kasboekingen - dagomzet

  • Dagboek: Dit is een kasdagboek
  • Uitgegeven: 0
  • Ontvangen: 0
  • Regels:
    • Omschrijving: Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet
    • Bedrag
    • Omzet- of tussenrekening
  • BTW regels:
    • BTW bedrag
    • BTW code

Financiele boekingen (Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht)

  • Default debiteur zoals ingesteld op het dashboard
  • Omschrijving: bonnummer
  • Factuurnummer: bonnummer
  • Factuurbedrag: Het totaalbedrag van de bon incl BTW
  • Factuurdatum: bondatum
  • Betalingstermijn: 14, dit kan niet aangepast worden
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Bedrag excl BTW
    • Grootboekrekening zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
  • BTW regels:
    • BTW bedrag
    • BTW soort

Bestellingen (Benodigd pakket: InBalans of InZicht)

  • SnelStart debiteur-id
  • Omschrijving: bestelnummer / factuurnummer / betaalmethode indien aanwezig
  • Betalingskenmerk: bestelnummer, op aanvraag het factuurnummer
  • Datum: besteldatum
  • verkooporderBtwIngaveModel: Inclusief, kan aangepast worden naar exclusief
  • Verkoopsjabloon: Zoals opgegeven bij tab Configuratie van het dashboard
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt
    • Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt

De bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd.

Inkoopboeking

  • Default crediteur zoals ingesteld op het dashboard
  • Omschrijving: inkoopbonnummer
  • Boekstuknummer: inkoopbonnummer
  • Factuurnummer: inkoopbonnummer
  • Factuurbedrag: Het totaalbedrag van de inkoopbon incl BTW
  • Factuurdatum: inkoopbondatum
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Bedrag excl BTW
    • BTW code
    • Grootboekrekening zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard
  • BTW regels:
    • BTW bedrag
    • BTW soort

6.2 De producten

BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten - optie bestellingen - in SnelStart hanteert de koppeling het BTW percentage in de bestelregel.

Dummie-producten De koppeling voegt bij de optie bestellingen altijd een aantal dummie-producten toe voor verzendkosten, betaalkosten, kortingen, toeslagen en extra kosten. De koppeling voegt deze producten toe met percentages 0, 9 en 21%. Er komt dus een product Verzendkosten21, Korting9 en Toeslag0 in SnelStart te staan.

Artikelnummers De standaard instelling in SnelStart voor artikelnummers is lengte 10 en alleen cijfers. Dit dient opgehoogd te worden naar lengte 25 en cijfers en letters. De reden is dat in ieder geval de dummie-producten deze ruimte nodig hebben. Zie ook de FAQ. Dit speelt alleen bij de optie bestellingen.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in SnelStart. Producten in SnelStart worden nooit gewijzigd.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je iZettle kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.