1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen iZettle en Silvasoft. De koppeling zorgt dat er van bonnen in iZettle automatisch een factuur of bestelling wordt aangemaakt in Silvasoft. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

2.Features

Je kunt de verkopen uit de iZettle kassa alleen individueel doorzetten naar Silvasoft. Dit betekent dat iedere bon en provisie uit de kassa apart wordt doorgezet. De bonnen worden doorgezet als Silvasoft factuur. De provisie wordt doorgezet als inkoopfactuur.

Provisies worden onder een default leverancier in Silvasoft geboekt. Als een iZettle bon geen debiteurgegevens heeft dan wordt deze bon onder een default debiteur in Silvasoft geboekt. Deze default debiteur kan in Silvasoft aangemaakt worden en vervolgens via de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl ingesteld worden.

3.Nodig: Silvasoft sleutel

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

4.Installatie

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de iZettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de iZettle kassa en de BTW in Silvasoft

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Silvasoft:
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Vaste instellingen: Voor het doorzetten van de iZettle provisies dient een default leverancier ingesteld te worden. Voor het doorzetten van individuele, anonieme kassabonnen dient een default debiteur ingesteld te worden.

Na het leggen van de connectie met Silvasoft kunnen de default debiteur en leverancier ingesteld worden. De bonnen worden op deze default debiteur geboekt, de provisie onder de default leverancier.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Het is mogelijk om per betaalmethode een aparte Silvasoft debiteur in te stellen. Dit kan heel eenvoudig via de dropdown-boxjes. Voor ICP bestellingen wordt wel altijd een nieuwe debite ur aangemaakt. Dit omdat bij een ICP bestelling een geldig BTW nummer van de debiteur geregistreerd dient te worden.

5.Day-to-day: Vanuit iZettle

Deze koppeling zet de bonnen door vanuit de iZettle kassa door naar het boekhoudsysteem. Ook worden telkens de provisies opgehaald. Van de bonnen wordt een factuur of bestelling aangemaakt in Silvasoft. Van de provisie wordt een inkoopboeking aangemaakt.

Iedere bon wordt op een default debiteur in Silvasoft geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Iedere provisie wordt op een default leverancier geboekt. Ook deze default leverancier is in te richten via het dashboard.

6.Day-to-day: Naar Silvasoft

De verkopen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Silvasoft als bestellingen of facturen. Deze bestellingen of facturen worden vervolgens in het Silvasoft boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling / factuur is de link naar de verkoop in de webwinkel.

Naast de bestellingen / facturen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Silvasoft. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je iZettle kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.